信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

易春麗 龔鑫琪

（1.湖南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局四0五隊，湖南 吉首 416000；2.湖南省湘西工程勘察院，湖南 吉首 416000）

1 引言

隨著信息時代的飛速發(fā)展，文書檔案的信息化建設(shè)逐漸提上日程；同時，文書檔案的信息化建設(shè)也會直接推動地勘局信息化發(fā)展的進(jìn)程。由此催生的現(xiàn)代化檔案室是檔案管理信息化建設(shè)的樞紐，它掌握著檔案資料的提供與接收，是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點。檔案管理在如今的形勢下面臨著許多需要立即解決的問題，需要摸索出檔案管理工作的創(chuàng)新路徑才能解決困境讓地勘局檔案管理工作煥發(fā)生機(jī)活力，建立科學(xué)合理的檔案管理模式以滿足社會主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，為社會發(fā)展提供深厚的資源保障。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）傳統(tǒng)管理模式不規(guī)范。地勘局檔案管理工作主要是收集、保存以及保管資料，其保存方式是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案排架式管理,這種保存方式占地面積大、查找資料繁瑣且檔案極易損壞，經(jīng)營時間較長的單位的資料多，管理難度大。這種傳統(tǒng)的管理方式流動性不強(qiáng)，不能實現(xiàn)信息共享或看到其潛在的價值，而僅僅是將它作為研究的參考資料。因此大多數(shù)資料在管理過程中沒有交集，所以缺少規(guī)范的管理模式就會限制地勘局檔案管理的發(fā)展，進(jìn)而無法體現(xiàn)檔案管理工作的重要作用。檔案管理的工作流程是上級下達(dá)命令、下級完成。而上級要先明確收集的任務(wù)，檔案工作人員才開始集中收集資料，這種不科學(xué)的工作模式導(dǎo)致的時間不夠、未核實收集的資料而影響資料的真實性的問題時有發(fā)生。

2）檔案管理的人才漏洞。研究人員儲備了豐富的專業(yè)知識，但是非專業(yè)的檔案管理的人員缺少專業(yè)的知識與管理經(jīng)驗、沒有受到專業(yè)的培訓(xùn)，因而檔案管理工作未能得到有效開展。并且在篩選工作人員時由于不夠重視檔案管理而導(dǎo)致大部分人才的流失，進(jìn)而影響檔案管理的整體發(fā)展。檔案管理工作具有專業(yè)性與服務(wù)性特點，缺乏專業(yè)性的工作人員通常將其定義為資料的收集與儲存，而這僅僅是檔案管理最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。如果員工沒有對檔案管理有清晰地認(rèn)識就會出現(xiàn)資源的開發(fā)利用與社會需求沖突的問題；不少員工甚至?xí)a(chǎn)生信息化建設(shè)與檔案管理工作無關(guān)、電腦不如人腦等錯誤觀念。

根據(jù)不完全統(tǒng)計，大部分在檔案管理工作的人員都身兼數(shù)職，繁重的業(yè)務(wù)無法讓員工有充足的精力學(xué)習(xí)專業(yè)知識與技能，其次，年齡段差距大，老員工習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對電子文件的傳輸、存儲等操作運轉(zhuǎn)不了解，而年輕員工只懂得電子數(shù)據(jù)、信息傳輸?shù)韧ㄐ偶夹g(shù)，對管理環(huán)節(jié)了解不多。

3）檔案管理的資金漏洞。由于檔案管理工作不被重視，因此資金的投入也十分有限，地勘局檔案管理是一項科學(xué)性較高的工作需要足夠的資金投入來引入基本設(shè)施開展工作。

4）檔案管理的技術(shù)漏洞。根據(jù)大數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)地勘單位的檔案管理方式仍停留在人力操作方面，有的單位甚至沒有獨立的檔案室。由于資金投入不足而影響現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作的效率停滯不前，如果檔案管理工作未來依然沒有熟練地運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，那么其工作的難度系數(shù)將會直線上升，影響管理工作的順利 實施。

5）檔案管理的開發(fā)漏洞。有效的信息系統(tǒng)反饋機(jī)制在如今的檔案管理工作中尚未建立，而編制工作突出保密使其具有滯后性，阻礙了資源的開發(fā)利用，單位無法全面掌握檔案的情況，可利用資源、利用程度和價值方面更是無從知曉。單一重視保密而忽略資源的開發(fā)利用導(dǎo)致檔案資源得不到最大化的利用。

3 檔案管理的創(chuàng)新路徑

1）創(chuàng)新檔案管理的管理模式。創(chuàng)新檔案管理模式可以推動檔案管理工作的順利開展，在信息化的大環(huán)境下，如果不能進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，不僅工作難度大大上升，還不能滿足新時代社會發(fā)展的需求。在信息化、數(shù)字化不斷發(fā)展的背景下，檔案管理更需要抓住機(jī)遇，在結(jié)合自身情況、遵守法律法規(guī)的情況下建立新型管理模式，地質(zhì)檔案管理是地質(zhì)檔案實現(xiàn)資源的利用的基礎(chǔ)。因此規(guī)范管理工作才能發(fā)揮檔案管理的現(xiàn)實作用。

2）創(chuàng)新培養(yǎng)檔案人員素質(zhì)。對檔案管理人員需要強(qiáng)化自身素質(zhì)，確保工作人員儲備全面的專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化科學(xué)設(shè)備，進(jìn)而改變傳統(tǒng)化工作方式。檔案管理人員素質(zhì)的高低，會對檔案管理工作能否順利完成起決定作用。因此全面提升工作人員的素質(zhì)水平是現(xiàn)代檔案管理工作不可避免的任務(wù)。首先，地勘單位需要重視工作人員的素質(zhì)教育，其次，需要重視當(dāng)代員工應(yīng)用信息化的能力。必要時可以引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，鼓勵員工、調(diào)動員工的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)然，在信息化時代，更需要員工通過自身的努力掌握管理技術(shù)與現(xiàn)代化方法。檔案管理人員需要與時俱進(jìn)，提升業(yè)務(wù)能力，樹立正確的三觀，培養(yǎng)吃苦耐勞的精神和強(qiáng)烈的責(zé)任心。服務(wù)觀念強(qiáng)是檔案管理人員自身必備的特點，在立場、觀點、政治上對檔案管理人員有著較高的要求。

3）創(chuàng)新檔案資源的利用。檔案管理的最終目的在于對更好的開發(fā)和利用資源，充分挖掘檔案可以提高資源的利用率，檔案資源對地勘單位是對地質(zhì)最真實的寫照，能幫助推動地質(zhì)工作的進(jìn)行。及時配備信息化建設(shè)中必要的設(shè)施便于檔案管理工作充分利用現(xiàn)代化科技，改變傳統(tǒng)的管理模式和工作流程，加快信息化進(jìn)程。

4）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)。信息化時代，傳統(tǒng)的服務(wù)模式具有許多的缺陷與不足，為了適應(yīng)時代發(fā)展的需要，檔案管理服務(wù)需要做出 轉(zhuǎn)變。

引進(jìn)積極熱情的服務(wù)方式，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高工作效率，有針對性地提供服務(wù)。主動服務(wù)可以打破由被動服務(wù)引起的資源的滯后性和束縛，鼓勵員工更積極主動地整理利用掌握的資源，促使工作人員了解并進(jìn)入新時代服務(wù)模式，這體現(xiàn)了檔案管理工作的開放性與主 動性。

拓展服務(wù)領(lǐng)域，信息化時代人們的生活與工作都離不開檔案管理信息服務(wù)，積極推動檔案管理信息服務(wù)的社會化，由地勘單位內(nèi)部轉(zhuǎn)向整個社會。可以在地勘單位內(nèi)部建立一個提供給工作人員使用的服務(wù)平臺，工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行資源的查找?；蚪n案服務(wù)網(wǎng)站，拓展互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)，可以成為檔案管理服務(wù)的一種渠道，以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案信息庫的現(xiàn)代化建設(shè)、資料信息數(shù)據(jù)化。

對檔案管理服務(wù)功能進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理不應(yīng)該只對工作人員開放，還應(yīng)該注意到其具有的教育功能，為社會提供更為全面的服務(wù)。

針對不同級別的檔案提供不同的密保服務(wù)，為使用者在線查閱時提供信息安全保障。同時，提高數(shù)據(jù)的保密工作，如數(shù)據(jù)下載時的加密、坐標(biāo)等私人信息的隱藏、IP地址的監(jiān)控等手段。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化的大環(huán)境下，我國檔案管理雖取得了一定的成績，但在社會的飛速發(fā)展中仍存在缺陷與不足，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)與創(chuàng)新帶來了機(jī)遇，同時檔案管理的創(chuàng)新也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，它是檔案管理滿足信息化時代下社會需求的必經(jīng)之路，檔案管理在創(chuàng)新中建立，在創(chuàng)新中成長，檔案管理工作人員需要學(xué)習(xí)專業(yè)知識、提升自身素質(zhì)，檔案管理的工作機(jī)制與管理模式需要創(chuàng)新，以滿足當(dāng)前社會發(fā)展對檔案管理服務(wù)的需求。