大數(shù)據(jù)時代中學(xué)校檔案管理研究

梁翠云

（南寧市第八中學(xué)，廣西 南寧 530007）

在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下，檔案管理工作能夠展現(xiàn)出一個學(xué)校的整體水平，對于辦學(xué)工作的順利進行具有重要意義，因此，要使學(xué)校長期獲得穩(wěn)定的發(fā)展，做好檔案管理工作十分必要。在信息化的背景下，檔案管理工作要與社會的發(fā)展相適應(yīng)，對大數(shù)據(jù)進行合理運用，保證相關(guān)工作的順利進行以推動學(xué)校的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代中學(xué)校檔案管理特點

在傳統(tǒng)的管理模式下，很多學(xué)校更加重視對各項信息的保存，多采用紙質(zhì)檔案的方式記錄信息，阻礙了數(shù)據(jù)信息的流動，影響其充分發(fā)揮作用。通過對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，能夠同時實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的存儲、共享和運用，大大提升了檔案信息的利用率，對檔案管理工作的進行具有積極的推動作用。社會發(fā)展帶動了各個領(lǐng)域的進步，學(xué)校的檔案管理中也需要記錄和收集更多內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理方式難以做好對大量數(shù)據(jù)信息的分析和整合工作，信息化的管理模式有效解決了這一問題，提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。從對檔案進行安全管理的角度來看，傳統(tǒng)的管理方式只需做好對紙質(zhì)檔案的保護工作即可，但是信息化的檔案系統(tǒng)需要關(guān)注多方面的問題：第一，要防止外界因素入侵導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和被破壞的問題；第二，要防止設(shè)備老化、故障造成的信息缺失，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，更要做好對檔案安全的保護工作，避免不必要的損失發(fā)生。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理，提升了信息的利用率和檔案的管理效率，但是與傳統(tǒng)模式相比，其對于從業(yè)人員提出了更高的要求，以往的工作人員只需要具有較強的職業(yè)素養(yǎng)，同時能夠掌握并靈活運用專業(yè)知識即可，信息化的管理背景下，從業(yè)人員需要在此基礎(chǔ)上熟練掌握計算機技術(shù)，進而保證檔案管理工作充分發(fā)揮作用。對此，相關(guān)部門要做好對人才的引進和培養(yǎng)，以促進工作的順利落實[1]。

2 大數(shù)據(jù)時代中學(xué)校檔案管理有效策略

2.1 建立新的管理概念

身處大數(shù)據(jù)時代，學(xué)校的檔案管理工作不能僅僅局限于校內(nèi)，還要向社會大眾的方向擴充，所以，對于檔案信息的管理工作要在保證人員各項信息安全的基礎(chǔ)上擴大涉及面，進而使資料信息的內(nèi)容更加真實、準(zhǔn)確。此外，在開展檔案管理工作的過程中，不能僅僅局限在學(xué)校與學(xué)生兩者之間，該種管理模式會產(chǎn)生一定的局限性，阻礙其實際應(yīng)用和內(nèi)容的完善。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是貫穿整體的服務(wù)體系，要把師生和社會提出的要求作為根本，依靠大數(shù)據(jù)的便利，對傳統(tǒng)的檔案管理流程進行優(yōu)化，進而使其科學(xué)性和有效性得到充分展現(xiàn)。

2.2 加強管理人才培養(yǎng)

在信息技術(shù)的管理背景之下，對于管理人員提出了更高要求，即要實現(xiàn)對檔案的有效管理，需要引進具有多項專業(yè)能力的工作人員。因此，要做好對檔案管理人員能力的強化工作，使其知識能力和綜合素養(yǎng)都得到顯著提升。同時要做好對管理流程的優(yōu)化，使各個崗位的人員都能落實好相應(yīng)工作。學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)也在隨著科學(xué)技術(shù)的更新不斷做出完善，因此，工作人員要做好對自己各方面能力的鍛煉和提升，以適應(yīng)社會的發(fā)展，達到崗位的要求。以往的檔案管理人員要做好自身知識能力和思想認(rèn)識的提升，要不斷對自身的知識體系進行更新；新進的檔案管理人員要在強化自身知識體系的基礎(chǔ)上提升對信息技術(shù)的應(yīng)用能力，進而提升各項操作的完成效果，使檔案管理工作得到更好的落實。校方要對檔案管理人員的責(zé)任作出明確，保證各項責(zé)任的有效落實，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理，同時也便于對相關(guān)人員作出針對性的管理。在當(dāng)前的發(fā)展形勢下，很多學(xué)校沒有專業(yè)的檔案管理人員，對此，校方要找出合適的途徑，做好對相關(guān)人員的培訓(xùn)。要結(jié)合工作人員之間的差別開展針對性的培訓(xùn)，對于以往的工作人員，要注重對其知識能力的培養(yǎng)和提升，對于新進的管理者，要開設(shè)相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)課程，使每個人在工作中都能最大限度的發(fā)揮自身價值。在校內(nèi)要定期組織團建活動，增進各部門之間的交流，促進其在工作中更好的溝通、協(xié)作，保證工作的順利落實。此外，還要積極與其他學(xué)校建立起溝通的橋梁，彼此之間給出中肯的建議，做好經(jīng)驗的分享，使校內(nèi)的檔案的管理水平得到改善。

2.3 充分運用信息技術(shù)

要使學(xué)校的檔案信息管理工作得到有效落實，對信息技術(shù)進行合理利用十分必要。完善設(shè)備的配置是做好該工作的前提，對此，校方要具有足夠的資金儲備，進而為工作的實施提供基礎(chǔ)保證。信息化檔案管理的方式已經(jīng)在很多學(xué)校得到了應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上，學(xué)校需要構(gòu)建起一個完善的信息管理體系。在這一體系中，要對工作人員進行明確的授權(quán)，確保各項工作得到更好落實，也為后續(xù)責(zé)任的核查提供便利。該種管理方式能夠使檔案管理服務(wù)的質(zhì)量得到充分保證，同時也提升了檔案儲存的安全性。要實現(xiàn)對信息技術(shù)的有效運用，需要有專業(yè)人員開展相關(guān)工作，因此，學(xué)校要做好對專業(yè)人員的引進和培養(yǎng)，為檔案管理工作的順利完成提供基礎(chǔ)保障[2]。

2.4 強化信息資源整合

目前，很多學(xué)校的管理人員尚未做好對檔案信息的合理劃分，對于數(shù)據(jù)信息的管理還沒有一個明確參照，導(dǎo)致資料的分散性較強。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)的過程中，需要對資料進行共享，因為沒有做好各項數(shù)據(jù)的整理，導(dǎo)致資源的利用程度和使用效率受到了一定影響。所以，要做好對數(shù)據(jù)的劃分，使檔案管理系統(tǒng)得到完善。相關(guān)負(fù)責(zé)人要結(jié)合學(xué)校的發(fā)展情況，落實好各項工作，同時要結(jié)合現(xiàn)實需要，及時的將資料錄入系統(tǒng)，要保證信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、全面、安全。此外，要做好相關(guān)信息的數(shù)字化建設(shè)，對各項數(shù)據(jù)資料作出細致的研究和整理，做好歸檔工作，保證資料庫內(nèi)容的全面。

2.5 加強檔案安全管理

要保證信息化檔案管理工作的推進，為社會和在校師生提供更好的服務(wù)，加強對檔案的安全管理十分必要，具體包括學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)安全和檔案系統(tǒng)安全管理兩個方面。就學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全而言，可以在系統(tǒng)中配置防火墻等設(shè)施，并做好對病毒的查殺，此外，對病毒的監(jiān)測工作要給予高度重視，實現(xiàn)對其的自動識別和攔截。為防止突發(fā)事件出現(xiàn)，要對數(shù)據(jù)進行備份，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的全方位保護和管理，使其安全性得到充分保證。對于檔案系統(tǒng)的安全管理工作而言，要避免外界環(huán)境對其造成的不良影響，要構(gòu)建嚴(yán)密的安全訪問途徑，減少外界因素所帶來的干擾，同時要確保其具有一定的自愈能力，進一步保證信息的安全。

3 結(jié)論

綜上所述，在信息技術(shù)高速發(fā)展的環(huán)境下，學(xué)校要充分、合理的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建成和完善適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。目前，已經(jīng)有部分學(xué)校在檔案管理的過程中應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是仍舊存在一定的問題，因此在今后的工作中，要對各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，更好的發(fā)揮檔案資源的價值。