企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

李欣艷

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司，青海 格爾木 816000）

檔案管理的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)，二者之間屬于包含和被包含的關(guān)系，檔案管理以檔案信息化為基礎(chǔ)，檔案信息化以檔案管理為最終目的，二者相輔相成，共同為對(duì)方提供便利。所以，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理技能，確保管理的安全性和檔案工作中零失誤，讓檔案信息化和檔案管理共同進(jìn)步，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1）實(shí)現(xiàn)原件的全面保護(hù)。紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)泛黃、破損、字跡模糊、信息丟失不全等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案信息價(jià)值降低、管理失去意義。利用掃描儀將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并形成電子文件進(jìn)行歸類、保存和更新管理，就能避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)，同時(shí)也可以全面保護(hù)原件。

2）提高文件歸檔的高效便捷性。傳統(tǒng)的手工檔案管理方式不僅耗時(shí)耗力，而且繁瑣的文件信息需要檔案管理人員相當(dāng)?shù)募?xì)心，否則歸檔過(guò)程中極易出現(xiàn)失誤，而對(duì)錯(cuò)誤的糾正又會(huì)引起相關(guān)信息的大面積修改，不僅增加了工作量，而且錯(cuò)誤糾正不及時(shí)，也會(huì)給企業(yè)造成不同程度的損失。實(shí)現(xiàn)信息化之后，文件歸檔變得簡(jiǎn)便易操作，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一系列操作即可完成歸檔任務(wù)，智能化系統(tǒng)也能自動(dòng)檢索可能存在錯(cuò)誤的地方并提醒糾正，非常高效便捷。

3）實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化。傳統(tǒng)的檔案多存放在檔案室中，企業(yè)越大檔案資料就越多，查找起來(lái)就越慢，工作量就越大。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，能夠基于計(jì)算機(jī)通過(guò)在檢索框輸入關(guān)鍵詞或序號(hào)進(jìn)行查詢，速度快、效率高，同時(shí)支持多角度搜索，全面保證信息查找的完整性和準(zhǔn)確性，檔案管理的效率也可以得到極大的提升，而需要人工操作的工作量則會(huì)大大降低。

4）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的安全保密度。企業(yè)尤其是大型企業(yè)的檔案信息關(guān)乎企業(yè)的整體生存和長(zhǎng)期發(fā)展，一旦泄露就會(huì)給企業(yè)乃至國(guó)家社會(huì)造成重大損失，甚至是不可挽回的損失。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，其保密性和安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)文件，加密設(shè)置、權(quán)限設(shè)置等，都能將檔案資料信息的查閱范圍限制在特定人群中，配合對(duì)企業(yè)員工管理意識(shí)的強(qiáng)化，能夠降低檔案信息遭竊或外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

2 檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

由于檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代企業(yè)的生存與發(fā)展中具有重要價(jià)值，因此必須對(duì)其建設(shè)目標(biāo)有清晰地設(shè)定，確保形成具體可行的戰(zhàn)略目標(biāo)。對(duì)應(yīng)到現(xiàn)代化企業(yè)上，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，必然會(huì)將提升檔案管理質(zhì)量、促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展作為基本目標(biāo)。而處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系內(nèi)不同單位與發(fā)展水平的企業(yè)會(huì)因?yàn)楦髯缘钠鸩?、發(fā)展、定位、信息化程度等客觀條件的不同，就檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題提出差異化策略，并且結(jié)合發(fā)展需要確定科學(xué)的信息化建設(shè)重點(diǎn)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案管理人員將新發(fā)生的事件信息實(shí)時(shí)記錄下來(lái)，企事業(yè)單位內(nèi)部人員也可以在手機(jī)等移動(dòng)終端上進(jìn)入檔案，及時(shí)接收、并且結(jié)合個(gè)人需要隨時(shí)搜尋其他相關(guān)信息，極為便捷迅速。加上信息數(shù)據(jù)可以在計(jì)算機(jī)內(nèi)部及時(shí)更改，便于信息的更新和修正，且計(jì)算機(jī)信息容量大，方便長(zhǎng)期儲(chǔ)存，能夠延長(zhǎng)信息的歷史使用時(shí)間。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，加大對(duì)新媒體的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)二者的緊密結(jié)合，是企業(yè)面對(duì)的首要問(wèn)題。

3 檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

1）注重檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。公司需要對(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)予以重視，逐步增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的廣度與深度，提升檔案管理的質(zhì)量與數(shù)量水平，漸漸搭建出信息資源庫(kù)，使得檔案的搜集數(shù)量大大提升，構(gòu)建出一個(gè)多樣化、豐富的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)。要提升檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，需要從以下幾個(gè)方面著手：首先，需要強(qiáng)化對(duì)檔案信息的獲取。在公司的檔案信息化建設(shè)中，檔案是關(guān)鍵的內(nèi)容，公司的檔案信息化建設(shè)效果會(huì)受到檔案數(shù)量的制約與影響。所以，需要強(qiáng)化對(duì)檔案的收集，這是將來(lái)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)展開(kāi)統(tǒng)一規(guī)范。只有規(guī)范化、統(tǒng)一化的信息格式，才可以形成高效、規(guī)范的檔案信息共享資源。在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，公司需要切實(shí)推進(jìn)文字檔案的信息化儲(chǔ)存，通過(guò)新時(shí)期技術(shù)，有效保護(hù)企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)，把傳統(tǒng)的書(shū)面文字檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，構(gòu)建出信息資源庫(kù)，保證檔案資源可靠、全面，方便員工進(jìn)行快速查閱，使得檔案管理的效率得到提升。最后，還需要給予有力的軟硬件支持。從硬件建設(shè)上個(gè)進(jìn)行分析，公司的檔案管理機(jī)構(gòu)一定要得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，獲得足夠的資金支持，從而讓硬件需求得到保障。而對(duì)于軟件建設(shè)來(lái)說(shuō)，公司需要構(gòu)建出與自動(dòng)化密切結(jié)合的辦公系統(tǒng)，并嚴(yán)格根據(jù)我國(guó)的信息化建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與法律。在積極展示時(shí)效性、全面性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，促進(jìn)公司檔案管理有效整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息化高效管理。

2）建立檔案信息資源共享機(jī)制?；鶎硬煌瑔挝坏墓ぷ鞑町愋暂^大，政府相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行基層管理階段，需要推進(jìn)信息共享工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建，利用科技手段將各個(gè)區(qū)域的國(guó)有企業(yè)檔案搜集起來(lái)。此時(shí)管理部門(mén)對(duì)基層水利檔案管理工作足夠了解，此時(shí)信息化的建設(shè)還能將不同單位的檔案調(diào)用工作做好，也就是說(shuō)當(dāng)國(guó)有企業(yè)檔案丟失或需要臨時(shí)調(diào)用時(shí)，可以從上級(jí)部門(mén)所建立的檔案信息庫(kù)直接進(jìn)行調(diào)用，通過(guò)對(duì)檔案信息的安全管理，則員工的安全意識(shí)能有效提升，在檔案管理工作階段注重個(gè)人的專業(yè)性。通過(guò)定期組織基層部門(mén)參與研討會(huì)議的途徑，各個(gè)單位有機(jī)會(huì)一起討論，在檔案信息化建設(shè)方面的問(wèn)題，注重對(duì)檔案信息化進(jìn)度進(jìn)行調(diào)控，各個(gè)部門(mén)有機(jī)會(huì)反思自身在實(shí)踐工作階段的不足，并實(shí)際采納改進(jìn)與優(yōu)化方案。此時(shí)基層單位對(duì)各個(gè)階段的國(guó)有企業(yè)項(xiàng)目落實(shí)情況有一個(gè)更為全面的了解。

3）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。原有的檔案管理工作形式簡(jiǎn)單，因此管理者存在素質(zhì)較低的問(wèn)題，大部分檔案管理者只是懂一些基本的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案知識(shí)。但是新時(shí)期檔案管理工作需要高素質(zhì)的管理人才，需要檔案管理者擁有較強(qiáng)的綜合能力。因此，公司需要強(qiáng)化校企合作，通過(guò)引進(jìn)學(xué)校的一些高素質(zhì)、優(yōu)秀人才，為公司的檔案管理工作注入新鮮的血液與活力。同時(shí)，公司還需要對(duì)檔案管理者展開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，讓管理者熟練使用各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，甚至可以讓一些優(yōu)秀的員工出國(guó)深造，讓他們學(xué)習(xí)更為先進(jìn)的檔案管理技能與知識(shí)。除此之外，公司的檔案管理者還需要主動(dòng)加入公司開(kāi)展的再教育活動(dòng)與培訓(xùn)活動(dòng)中，努力學(xué)習(xí)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，逐步增強(qiáng)自身的管理水平，并按照公司的現(xiàn)實(shí)運(yùn)營(yíng)狀況，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，公司展開(kāi)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、復(fù)雜的內(nèi)容，只有企業(yè)密切結(jié)合自身實(shí)際，分步實(shí)施，科學(xué)統(tǒng)籌，以多個(gè)部門(mén)的配合、技術(shù)保證、資金支持等為依托，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，才能夠創(chuàng)新檔案管理方法，緊抓機(jī)遇，以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)公司的信息化全面發(fā)展。