淺談電子檔案整理保護(hù)存在的問題及解決途徑

顧志梅

（云南省委政法委，云南 昆明 650228）

信息化時(shí)代背景下，各類信息爆炸式增長態(tài)勢，對(duì)信息資料的存儲(chǔ)形式以及使用均提出了更高的要求，其中很多紙質(zhì)檔案在信息技術(shù)的支持下完成了電子檔案的管理形式。為了能夠滿足社會(huì)對(duì)資料檔案的多元化需求，檔案管理部門為之建設(shè)了比較完善的電子檔案整理系統(tǒng)以及安全保護(hù)系統(tǒng)，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平能力提出了較高的要求。但是從電子檔案整理保護(hù)過程來看，因?yàn)樯鐣?huì)各個(gè)方面對(duì)電子檔案的要求更高，加之資源整合以及應(yīng)用效率不足，以至于暴露出更多的問題。因此，研究電子檔案整理保護(hù)存在的問題及解決措施具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，將有利于提升電子檔案整理保護(hù)的整體 水平。

1 電子檔案整理與保護(hù)的意義

高度重視電子檔案整理與保護(hù)，并科學(xué)規(guī)范開展工作，將有利于促進(jìn)檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。對(duì)于現(xiàn)代檔案管理來講，紙質(zhì)檔案與電子檔案是兩種基本的存儲(chǔ)形式以及應(yīng)用形式，其中電子檔案是現(xiàn)代檔案管理主要采用的形式，將有利于滿足使用者多元化的需求。對(duì)于電子檔案來講，其整理與保護(hù)具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，加之電子檔案長期處于可被利用的狀態(tài)，因此必須要采取科學(xué)規(guī)范的措施進(jìn)行整理與保護(hù)，不然就會(huì)影響到使用質(zhì)量。因此，檔案管理部門相關(guān)工作人員需要認(rèn)識(shí)到電子檔案整理以及保護(hù)的重要性，應(yīng)當(dāng)基于實(shí)際情況與使用者的需求對(duì)電子檔案整理以及保護(hù)進(jìn)行分析，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行解決；同時(shí)，面對(duì)使用率不斷增大的趨勢，電子檔案整理與保護(hù)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備也提出了較高的要求，需要基于實(shí)際情況加大投入，確?；A(chǔ)設(shè)施設(shè)備能夠充分滿足電子檔案使用需求[1]。

2 電子檔案整理保護(hù)存在的問題分析

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)全面改變了人們的思維方式、生活方式、工作方式等，其中檔案管理在信息技術(shù)的支持下完成了信息化轉(zhuǎn)化，同時(shí)，電子檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著非常重要的作用。但是在日常管理以及使用過程中，電子檔案整理與保護(hù)并沒有得到預(yù)期的重視，例如，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備資金投入力度不足、電子檔案整理保護(hù)制度不夠完善、儲(chǔ)存空間條件有效、專業(yè)人才能力不足等等，這些問題的存在將會(huì)影響到檔案管理的健康發(fā)展。

為了能夠滿足檔案管理的需求，對(duì)電子檔案整理保護(hù)工作提出了較高的要求，體現(xiàn)著規(guī)范化、科學(xué)化的原則。如今，所要管理的電子檔案數(shù)量比較大，特別是一些成立較早的企業(yè)，很多檔案還是新中國成立之前的資料，且主要以手工方式以及紙質(zhì)方式存儲(chǔ)，在查閱以及使用過程中難度比較大。為了能夠提升使用的便捷性，需要對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行統(tǒng)一，且需要構(gòu)建一套智能的檔案管理信息系統(tǒng)，才能滿足社會(huì)多元化的需求[2]。

但是從實(shí)際情況來看，首先，電子檔案統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)還需要進(jìn)一步完善，由于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一，以至于管理方式變得多樣化，并進(jìn)一步影響到管理水平；其次，電子檔案的設(shè)施設(shè)備無法達(dá)到實(shí)際需求，檔案管理部門不夠重視，且未加強(qiáng)資金投入，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案整理保護(hù)還處于原始狀態(tài)；還有的單位雖然已經(jīng)完善了信息化建設(shè)，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于目錄打印，僅用EXCE表格對(duì)文件進(jìn)行查找等。整體來講，電子檔案整理保護(hù)還有待提升，很多問題迫切需要 解決。

3 解決電子檔案整理保護(hù)問題的措施建議

1）針對(duì)電子檔案加強(qiáng)整理力度。為了滿足社會(huì)多元化的需求，電子檔案以不同的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，具體有移動(dòng)硬盤、光盤、計(jì)算機(jī)、U盤等。因此，倘若要提升電子檔案整理保護(hù)的力度，就需要對(duì)制度進(jìn)行完善，需要將檔案資料格式、分類、保管年限、拷貝形式等方面進(jìn)行明確規(guī)定，其中部分檔案資料的要求比較高，需要將其設(shè)置為保密級(jí)別。除開制度上的明確，還需要在手段上進(jìn)行優(yōu)化，建議管理類文件能夠與辦公OA系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)共享，其中有些檔案沒有原始數(shù)據(jù)，可通過掃描的形式將其轉(zhuǎn)化成為電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行整理，可為后續(xù)使用提供便捷。

2）加強(qiáng)電子檔案的保護(hù)力度。任何事物都具有兩面性，雖然電子檔案為人們使用檔案帶來了便捷性，但是也埋下了一定的安全隱患，如果不采用有效的措施，將可能導(dǎo)致電子檔案被篡改、損壞等。對(duì)于電子檔案的保護(hù)工作來講，一方面要從硬件設(shè)施等環(huán)境入手加強(qiáng)保護(hù)，例如，防火、防潮、防盜竊，需要從環(huán)境方面加以完善；另外一方面，則是軟件方面的問題，也是電子檔案保護(hù)必須高度重視的問題，其中病毒防范是關(guān)鍵，需要安裝殺毒軟件等，并不斷完善相關(guān)軟件與系統(tǒng)，可降低不法分子的惡意攻擊的概率。除開對(duì)計(jì)算機(jī)病毒加強(qiáng)防范之外，還要對(duì)設(shè)備管理以及存儲(chǔ)安全引起重視，例如，需要提供完善的存儲(chǔ)環(huán)境條件、相關(guān)操作人員要牢記密碼等[3]。

信息化時(shí)代背景下，各方面信息爆炸式增長，為了能夠提升電子檔案信息的使用效率，那么不僅要做好整理工作，還要加強(qiáng)保護(hù)。保護(hù)并不局限于某一個(gè)檔案管理部門的保護(hù)，還應(yīng)當(dāng)將保護(hù)延伸到在線傳輸、資源共享等各個(gè)方面，例如，在資料傳輸?shù)倪^程中可采取加密的手段，將有利于提升對(duì)電子檔案信息資料的保護(hù)力度。

3）對(duì)管理與利用、保密與開放的關(guān)系進(jìn)行正確處理。在對(duì)電子檔案進(jìn)行使用的過程中，不能沒有原則地向使用者提供檔案信息以及利用方式。從國家相關(guān)要求來看，在電子檔案管理過程中，需要采用不同密級(jí)的保護(hù)，只有具備權(quán)限的操作人員或者使用者才能進(jìn)行使用。在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，需要以加密的方式進(jìn)行傳輸，而且密匙需要定期或者不定期進(jìn)行更換，最大限度保障檔案信息不會(huì)泄露。此外，借助系統(tǒng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)制定措施進(jìn)行解決。系統(tǒng)具備一定的容錯(cuò)能力，能夠最大限度降低錯(cuò)誤操作的概率，從而減少這方面的措施。

此外，為了滿足多元化的需求，建議對(duì)電子檔案信息共享利用模式以及安全管理模式加強(qiáng)研究，不僅有利于提升電子檔案的使用效率，而且能夠最大限度避免使用過程中出現(xiàn)安全問題。

4）強(qiáng)化電子檔案的法律效力。倘若要加強(qiáng)電子檔案整理保護(hù)力度，那么就要明確檔案管理部門的基本職能以及地位。建議根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存歸檔整理、制作流程、保護(hù)利用等方面進(jìn)行明確。要讓電子檔案管理具有法律效力，就必須立足于法律，使其證據(jù)效力能夠充分得到法律的認(rèn)可，將有利于保障電子檔案的真實(shí)性；同時(shí)，也能夠?yàn)槭褂眠^程中的保護(hù)提供法律支持。

4 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)電子檔案整理保護(hù)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，能夠?yàn)橛行Ч芾砼c使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了能夠提升電子檔案整理保護(hù)的有效性，建議從提升整理力度；強(qiáng)化保護(hù)力度；對(duì)管理與利用、保密與開放的關(guān)系進(jìn)行正確處理；強(qiáng)化電子檔案的法律效力等方面入手，將有利于提升電子檔案管理整體水平，從而發(fā)揮電子檔案的價(jià)值。