數(shù)字信息化在企業(yè)人事檔案建設(shè)中的應(yīng)用

董隆基 魏生蓮

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司，青海 格爾木 816000）

1 企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作存在的不足

1）忽視了檔案信息化建設(shè)工作的重要性。檔案信息化工作不能給企業(yè)人事檔案管理帶來一定的效益，一些企業(yè)忽視人事檔案管理的信息化建設(shè)，造成檔案管理信息化建設(shè)沒有足夠的資金，設(shè)備也比較老化，員工素質(zhì)也沒達(dá)到要求。而且，在辦理業(yè)務(wù)時，經(jīng)常需要提供紙質(zhì)檔案材料復(fù)印件，容易造成紙張變脆、變色，不利于檔案的長期保管。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高。盡管部分企業(yè)人事檔案管理部門已經(jīng)開始關(guān)注人事檔案管理信息化建設(shè)工作，然而建設(shè)信息化管理工作不能直接帶來一些收益，這主要由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升。分類不科學(xué)，造成有些檔案信息受到時間的約束，所以信息化建設(shè)在企業(yè)人事檔案管理有關(guān)部門中進(jìn)行不暢。很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，對有關(guān)知識不夠了解，造成相關(guān)人員沒有注意到檔案管理信息化建設(shè)的意義，造成工作態(tài)度有問題，檔案管理也受到了影響。

3）收集人事檔案缺乏管理。人事檔案管理在收集時不規(guī)范，使檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行不順利。有關(guān)的事務(wù)不能在一段時間內(nèi)記錄下來，造成一些紙質(zhì)檔案和電子檔案不能保持一致，有些紙質(zhì)案卷不能和電子案卷相互配合，使信息傳遞出現(xiàn)了障礙，降低了工作效率。而且企業(yè)在不斷改革，名稱可能也在更改，因為電子檔案更新不到位造成信息在幾年之內(nèi)不能同步。信息化建設(shè)收集系統(tǒng)要制定制度，在真正應(yīng)用時卻沒有按照其要求進(jìn)行，不符合規(guī)章制度的要求。企業(yè)人事檔案收集不能按時完成，一些人事檔案信息收集不完全，過程不標(biāo)準(zhǔn)，無法確保檔案是準(zhǔn)確、有價值的。

2 新形勢下企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）轉(zhuǎn)變管理意識，構(gòu)建人事檔案管理信息化制度。新形勢下管理者應(yīng)當(dāng)對信息化檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新給予足夠重視，主動學(xué)習(xí)國內(nèi)外信息化管理經(jīng)驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動企業(yè)內(nèi)部管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，以便充分適應(yīng)信息時代對企業(yè)人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設(shè)是各項工作有序進(jìn)行的保障，企業(yè)應(yīng)以國家相關(guān)政策為指導(dǎo)，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經(jīng)存在的信息系統(tǒng)平臺構(gòu)建科學(xué)發(fā)展規(guī)劃，從長期、短期等多個層面推進(jìn)信息化管理制度的有序建設(shè)；在制度的落實過程中，管理層應(yīng)當(dāng)深入研究當(dāng)前醫(yī)改新趨勢，把握信息化人事檔案管理的新特征，提高信息化檔案管理制度的執(zhí)行效果，促進(jìn)人事檔案信息資源的有效挖掘；提高信息安全管理意識，明確制度規(guī)范在風(fēng)險管理中的意義，統(tǒng)一企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，針對信息安全建立風(fēng)險控制機(jī)制，完善風(fēng)險管理規(guī)范，以確保人事檔案在存儲、利用過程中的完整性和安全性。

2）整合信息資源，實現(xiàn)信息共享。企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，并不是一蹴而就的，在構(gòu)建人事檔案信息系統(tǒng)之后，企業(yè)應(yīng)該以發(fā)展的眼光看問題，從全局戰(zhàn)略的角度出發(fā)，使傳統(tǒng)各自為政的局面發(fā)生改變，解決信息孤島問題。通過現(xiàn)代技術(shù)的使用，對單位內(nèi)部各個系統(tǒng)進(jìn)行集成，將各個部門連接為一個整體，實現(xiàn)信息的互通有無，以人事檔案信息化建設(shè)為依托，完成一體化信息平臺的打造，從而為科研人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。上述企業(yè)在人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完成后，將人事檔案內(nèi)容建設(shè)列為了重點工作內(nèi)容，不斷補(bǔ)充檔案信息，人事檔案工作的中心由檔案管理逐漸過渡到檔案內(nèi)容完善，以及為科研人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)上來，將一些能夠?qū)β毠と耸轮贫雀母锍晒曳从陈毠?yōu)異表現(xiàn)的材料錄入到信息系統(tǒng)，加以保存，使人事檔案信息的價值得以提升。此外，工作人員還鑒別、整理和審核了干部的檔案，嚴(yán)格遵守檔案材料的“三不”“三嚴(yán)”規(guī)定。所謂的三不三嚴(yán)是指不接收審核不合格的檔案、不歸檔不符合要求的檔案、不提供符合查閱規(guī)定的檔案；嚴(yán)格保障檔案信息的安全、嚴(yán)禁檔案信息造假、嚴(yán)防檔案信息泄露，企業(yè)將這項規(guī)定作為了檔案信息化建設(shè)的規(guī)范，以此來保證檔案信息化建設(shè)的效果。企業(yè)檔案管理人員需要利用計算機(jī)做好檔案管理工作，通過信息化手段的使用，對檔案信息安全進(jìn)行保障，提高信息的完整性，并加強(qiáng)檔案信息的分析研究和開發(fā)利用，滿足企業(yè)開展各項工作的信息需求。

3）建設(shè)人事檔案電子信息化服務(wù)平臺。在推動人事檔案信息化建設(shè)的階段，需要將干部管理、養(yǎng)老保險改革和人才工作等需求作為依據(jù)，以人事檔案為基礎(chǔ)，在深入研究后，完成人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)，通過對人事檔案管理信息的有效運(yùn)用，加快檔案信息化的效率。以該企業(yè)為例，該科研單位與外界企業(yè)進(jìn)行合作，針對人事檔案的特點，設(shè)計和開發(fā)了人事檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)由以下部分組成：一是檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以收集、鑒別、整理、保存、傳遞、統(tǒng)計和查閱人事檔案，其構(gòu)成模塊包括業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護(hù)和管理工具；二是檔案采集系統(tǒng)。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化采集和處理是該系統(tǒng)的主要工作內(nèi)容。該系統(tǒng)具有整理目錄、審核檔案、采集檔案和維護(hù)等功能，通過現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對多客戶端、多檔案、多材料的采集，屬于一套工作效率高且工作流程簡單的檔案信息采集系統(tǒng)；三是網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。事業(yè)單位所建設(shè)的網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，能夠?qū)挝粌?nèi)部專用局域網(wǎng)作為基礎(chǔ)，通過B/S模式架構(gòu)的使用，實現(xiàn)檔案信息查閱功能。同時，還采用了加密技術(shù)，保證信息的安全。單位內(nèi)部人員可以根據(jù)自身的權(quán)限，查閱所需的信息。在查閱的同時，系統(tǒng)會自動記錄查閱者的身份、查閱時間、查閱內(nèi)容，為檔案管理人員提供管理上的依據(jù)。

4）加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，嚴(yán)肅檔案管理紀(jì)律。首先，在進(jìn)行人事檔案管理工作中，要依照法律法規(guī)來工作，不能越出法律的底線，跟隨立法走勢來安排檔案管理工作。其次，可以引入信息技術(shù)，利用網(wǎng)頁鏈接到檔案管理系統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，在客戶端設(shè)置權(quán)限，將管理員和用戶區(qū)分開來，管理員負(fù)責(zé)管理系統(tǒng)，輸入檔案信息，用戶可以依據(jù)個人賬號密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息查詢。這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力資源，空間資源，提高查找資料的效率，也更易于資料的保存，還能夠較好地實現(xiàn)對于檔案資料的更新。當(dāng)然，還要安全管理電子檔案。根據(jù)自身的實際管理工作發(fā)展需求,建立人事檔案管理的一套科學(xué)體系構(gòu)建,制定一套符合自身需求發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度,明確檔案管理的專業(yè)發(fā)展和管理創(chuàng)新新的方向。對于違禁檔案，刻意編造虛假事實，亂填亂寫檔案的進(jìn)行從嚴(yán)處理，切實落實檔案精確，信息管理規(guī)范。讓檔案管理更加規(guī)范。檔案管理的工作可以把那些分隔了的部門全部整合在一起，這樣有利于把分散的數(shù)據(jù)和檔案信息集中、歸納、整理。這么做可能會讓文件的集中性更高，如果其它部門需要利用文件來進(jìn)行工作，企業(yè)辦公室文件管理部門可以采用文件共享的方式來協(xié)助企業(yè)其它部門的協(xié)調(diào)工作。其次，可以將傳統(tǒng)的檔案管理部門建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)字檔案管理部門，但是在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程當(dāng)中，一定要符合當(dāng)?shù)卣嚓P(guān)的規(guī)定和要求。并且當(dāng)?shù)卣惨鶕?jù)數(shù)字化檔案館的建立來適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變其政府職能，這樣才能與數(shù)字化檔案館進(jìn)行更好的匹配，跟上時代發(fā)展的潮流和腳步。

3 結(jié)束語

各級檔案管理工作人員必須緊緊結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展中的具體突出問題,積極探索各種優(yōu)化改革創(chuàng)新檔案管理的有效措施,為促進(jìn)檔案管理資源的有效綜合利用發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展條件,探索開辟出一條有效提升各級單位優(yōu)化人事檔案管理工作的有效發(fā)展路徑。