淺談檔案信息資源開發(fā)利用方法及途徑

張潔琳

（山西省大同市云岡區(qū)晉能控股集團(tuán)檔案館，山西 大同 037003）

檔案信息資源的開發(fā)利用，是如今各個(gè)企業(yè)以及單位發(fā)展的重點(diǎn)工作。在企業(yè)發(fā)展中，通過對(duì)檔案信息資源合理利用與開發(fā)，可以提升企業(yè)資源利用率，為各項(xiàng)決策工作展開打下良好基礎(chǔ)。在不同單位中合理利用并開發(fā)檔案信息資源，可以促使單位能夠?yàn)槿藗兲峁└哔|(zhì)量的服務(wù)。但是，從目前檔案信息資源開發(fā)利用中不難看出，在其中存在很多不合理之處。所以，本文將針對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用方法及途徑相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的重要作用

檔案館、檔案室是檔案事業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，自身具備一定的社會(huì)職能，檔案管理工作是國(guó)家發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，可以將檔案機(jī)構(gòu)職能發(fā)揮出來，同時(shí)促使自身能夠創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。在檔案中存儲(chǔ)著很多文字資料、圖片資料以及聲像資料等，可以將社會(huì)或者某個(gè)地區(qū)實(shí)際發(fā)展情況充分展現(xiàn)出來。對(duì)于其重要作用，本文主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述：

比如，在如今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)自身更好發(fā)展，不僅要做好檔案管理工作，同時(shí)要確保檔案信息資源的合理開發(fā)與利用。社會(huì)的快速發(fā)展，促使人們已經(jīng)進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中，人們的生活質(zhì)量以及工作效率都得到很大提升?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，促使檔案工作也發(fā)生一定轉(zhuǎn)變，檔案信息資源開發(fā)利用通常情況下會(huì)將其轉(zhuǎn)化為電子形式，并對(duì)進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案質(zhì)量也可以得到提升，為檔案管理工作展開節(jié)約更多成本。

在檔案信息資源開發(fā)利用過程中，互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的出現(xiàn)，為該項(xiàng)工作提供更多便利。基于此，檔案管理部門要對(duì)不同檔案管理形式進(jìn)行合理利用，將檔案信息資源中具備價(jià)值的信息進(jìn)行充分挖掘，促使檔案信息使用者的需求可以得到滿足。與此同時(shí)，檔案部門也要將檔案信息資源錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣當(dāng)人們想要使用檔案資源時(shí)，直接到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行查詢即可，節(jié)約更多時(shí)間與精力，檔案信息資源開發(fā)利用效率得到提升。

2 檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀

2.1 館藏儲(chǔ)量有待豐富

從目前檔案信息資源開發(fā)利用過程中不難看出，在其中存在許多不同問題，比如，檔案館與檔案室實(shí)際檔案信息資源儲(chǔ)藏量相對(duì)較少。在日常發(fā)展以及運(yùn)營(yíng)中，檔案工作人員沒有及時(shí)做好信息資料的收集工作，大量的資料信息沒有及時(shí)被整理到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。這一情況的出現(xiàn)，造成很多具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失問題。而且在未來工作人員以及管理人員，想要對(duì)信息進(jìn)行利用，也無(wú)從查起，影響科學(xué)決策以及社會(huì)更好發(fā)展[1]。因此，檔案館以及檔案室館藏量需要進(jìn)一步完善，做好數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)工作，這樣才能為社會(huì)更好發(fā)展打下 基礎(chǔ)。

2.2 檔案共享有待完善

檔案共享是檔案信息資源開發(fā)利用的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，但在檔案館或者檔案室實(shí)際發(fā)展中，對(duì)于檔案信息并沒有及時(shí)進(jìn)行共享。這一情況的出現(xiàn)，對(duì)檔案信息利用率帶來一定影響。檔案成為某個(gè)部門或者某個(gè)工作人員的私有財(cái)產(chǎn)，影響檔案事業(yè)中各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，不同問題的產(chǎn)生會(huì)影響我國(guó)檔案事的更好發(fā)展與更快進(jìn)步。在此背景下，在檔案信息資源開發(fā)利用中，要盡快實(shí)現(xiàn)檔案共享，提升檔案利用率。

3 檔案信息資源開發(fā)利用方法及途徑

3.1 豐富館藏儲(chǔ)量

檔案室以及檔案館的主要工作就是，為各級(jí)黨委、各級(jí)政府部門，以及廣大人民群眾，提供大量，并且具備價(jià)值的檔案信息，想要實(shí)現(xiàn)這一目的，要不斷增加檔案信息資源館藏儲(chǔ)量，促使檔案館中各類檔案資料種類以及資料內(nèi)容的完善性得到保障[2]。從實(shí)際檔案室以及檔案館的發(fā)展中可以看出，無(wú)論是館藏量還是館藏種類，都與社會(huì)發(fā)展不匹配，品種相對(duì)單一，結(jié)合的規(guī)范性與合理性需要進(jìn)一步加強(qiáng)，同時(shí)自身特色不明顯。在此背景下，為使得檔案館藏量可以得到豐富，在檔案接收中，要從傳統(tǒng)只接收機(jī)構(gòu)檔案，直接擴(kuò)展到二級(jí)機(jī)構(gòu)、團(tuán)群組織的檔案中。在檔案信息資源的接收門類中，從傳統(tǒng)的只接收文書檔案，擴(kuò)展到經(jīng)濟(jì)檔案以及宗教檔案等。在豐富儲(chǔ)藏量過程中，對(duì)于相關(guān)檔案法中的規(guī)定，工作人員要有一定認(rèn)識(shí)，在不違法基礎(chǔ)上，對(duì)檔案進(jìn)行代購(gòu)或者征購(gòu)，同時(shí)要對(duì)社會(huì)上的檔案資料進(jìn)行挖掘。促使在社會(huì)中被忽視具有價(jià)值的檔案，能夠被合理利用，并將此類檔案資料進(jìn)行匯集，促使檔案能夠?qū)⒆陨韮?yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來。

3.2 強(qiáng)化檔案共享

上文說到在檔案信息資源開發(fā)利用中，檔案信息資源共享是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。如果想要促使檔案信息能夠得到更好交流，那么對(duì)于縱向工作以及橫向工作給予更多關(guān)注[3]?？v向工作通常情況下主要是指，各級(jí)檔案室、檔案館之間的相互交流，比如，下一等級(jí)的檔案館將檔案目錄等內(nèi)容上報(bào)給上一等級(jí)的檔案館，為目錄中心建設(shè)打下良好基礎(chǔ)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中。橫向工作主要是指，同一等級(jí)檔案室、文物部門、情報(bào)部門以及圖書部門之間的溝通交流。彼此之間可以進(jìn)行檔案交換、檔案復(fù)制等，而且可以互通情報(bào)，促使檔案室的檔案信息資源得到豐富。長(zhǎng)期以來因?yàn)槭艿姜M隘思想的制約，使得檔案信息資源被某個(gè)部門或者個(gè)人占據(jù)為私人財(cái)產(chǎn)。這對(duì)于檔案信息資源共享以及檔案資源利用產(chǎn)生很大影響。為避免此類情況出現(xiàn)，對(duì)于將檔案信息資源占為己有的情況，要加大打擊力度，對(duì)此類行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。這樣可以對(duì)其他部門以及個(gè)人起到一定警示作用，避免檔案信息資源被占為己有情況出現(xiàn)，為檔案信息資源共享打下良好基礎(chǔ)。

3.3 完善檢索體系

從目前各級(jí)檔案室與檔案館的發(fā)展中不難看出，檔案檢索工具種類相對(duì)單一、功能不完善、工作效率較低，這是存在的一個(gè)普遍情況。還有部分檔案館與檔案室，盡管先進(jìn)信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)已經(jīng)得到全面普及，但是在檔案信息資源檢索中，仍然采用傳統(tǒng)手工檢索方式，這對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)與利用產(chǎn)生嚴(yán)重制約[4]。在此背景下，對(duì)于構(gòu)建完善檢索體系要給予更多重視與關(guān)注。在檢索工具的編制中，工作人員要提前了解相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，編制工作能夠與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)相符合。而且檢索工具的編制，要確保其配套性，要將館藏檔案信息資源形式特點(diǎn)以及內(nèi)容特點(diǎn)等展示出來。對(duì)于分類目錄編制、文件字號(hào)編制以及專題文件目錄的編制，必須要保證有選擇性的進(jìn)行。檔案館以及檔案室要結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，構(gòu)建屬于自身的檢索體系，并構(gòu)建出多維度檢索入口[5]。在這一過程中，還要構(gòu)建具備數(shù)字化特點(diǎn)、網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)的自動(dòng)檢索體系，對(duì)于現(xiàn)代智能辦公用具進(jìn)行合理利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速準(zhǔn)確檢索，促使不同檔案利用者的需求可以得到滿足。各級(jí)檔案部門要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況，構(gòu)建檔案目錄中心，將本地區(qū)以及本系統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行保存，確保對(duì)不同檔案資料的匯集，提升檔案信息資源利用率。

3.4 強(qiáng)化檔案編研

檔案編研工作實(shí)際上就是將一次文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)與三次文獻(xiàn)，將檔案承載的靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)信息，同時(shí)將傳統(tǒng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為高層服務(wù)中。檔案編研實(shí)際上包含兩部分工作，比如，二次文獻(xiàn)的編制，通俗來講就是檔案編目工作。該種編目工作與一般目錄編制工作存在一定不同。二次文獻(xiàn)檔案編目工作，將檔案中存在一致問題的信息進(jìn)行集中編目，并做好相應(yīng)報(bào)道發(fā)布工作，為系統(tǒng)提供使用[6]。還有一項(xiàng)工作就是三次文獻(xiàn)工作，主要是對(duì)檔案進(jìn)行編篡，編篡工作的展開，可以促使檔案信息能夠朝著系統(tǒng)化、精煉化方向發(fā)展，對(duì)零散的檔案信息進(jìn)行整理，促使檔案信息資源采集工作、分析工作、加工工作能夠有序進(jìn)行，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確性與有效性。將檔案編篡結(jié)果進(jìn)行出版與公布之后，檔案使用者可以直接查詢到自身想要的數(shù)據(jù)信息，這樣為檔案信息搜索節(jié)省更多時(shí)間，促使編研水平可以得到進(jìn)一步提升。編研工作是保護(hù)檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務(wù)時(shí)，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復(fù)使用，減少磨損，從而延長(zhǎng)檔案的壽命。也能使這些資料長(zhǎng)久保存，便于后人利用。

基于此，對(duì)于檔案編研工作要給予更多重視，確保編研水平能夠得到提升，促使編研工作的中心地位能夠得到確立，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的更好開發(fā)利用。檔案編研質(zhì)量，會(huì)對(duì)檔案信息資源的深層開發(fā)利用產(chǎn)生直接影響?；诖耍瑸榇偈箼n案編研質(zhì)量可以得到提升，檔案工作人員要積極主動(dòng)參與到社會(huì)實(shí)踐中，對(duì)于各級(jí)政府、黨委以及社會(huì)利用者對(duì)于檔案信息的需求進(jìn)行分析與了解，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案編制，確保檔案編制專業(yè)性與實(shí)用性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于檔案信息資源開發(fā)利用，檔案機(jī)構(gòu)以及有關(guān)部門要給予更多重視與關(guān)注。對(duì)以往檔案事業(yè)發(fā)展中存在的問題進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，給出針對(duì)性解決措施，提升檔案利用率，為我國(guó)檔案事業(yè)更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。