新形勢(shì)下對(duì)基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)路徑研究

陳 榮 盧玉潔

（啟東檢察院，江蘇 啟東 226200）

1 引言

檔案管理工作的高效開展為檢察機(jī)關(guān)的管理運(yùn)行提供基礎(chǔ)保障，檔案工作的規(guī)范化推進(jìn)能充分檔案工作職能，為檢察工作的開展提供數(shù)據(jù)支持，對(duì)推動(dòng)檢察工作水平的優(yōu)化起到積極作用，但是實(shí)際的檔案工作中，管理模式較為傳統(tǒng)，管理工作的執(zhí)行力度相對(duì)不足，制約著檔案管理規(guī)范化效果的提升，這就要求管理部門充分結(jié)合實(shí)際工作環(huán)境，推動(dòng)規(guī)范化管理體系建設(shè)，推動(dòng)檔案工作效果的提升。

2 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的特點(diǎn)

基層檢察機(jī)關(guān)是國(guó)家檢察體系的基礎(chǔ)構(gòu)成，是推動(dòng)社會(huì)主義建設(shè)的基礎(chǔ)保障。檢察機(jī)關(guān)的檔案工作具有較為明顯的特點(diǎn)，首先是檔案資料具有加強(qiáng)的專業(yè)性，需要對(duì)檢察工作產(chǎn)生的資料進(jìn)行全面的收集和高效管理，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行的整理和存儲(chǔ)。其次是使用頻率較高，檢察檔案是檢察工作開展的重要依據(jù)和憑證，具有較強(qiáng)的法律效力，涉及具體的案件，是檢察工作和案件審理的關(guān)鍵證據(jù)，需要進(jìn)行頻繁的使用。再次是對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)要求較高，許多案件具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，為方便檢察工作的開展，需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，并在保存和使用過(guò)程中保證檔案的安全保密。最后是雙軌制管理模式，為適應(yīng)信息技術(shù)在檢察工作中的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化存儲(chǔ)模式已經(jīng)成為主要的資料載體，管理水平得到有效提升，使得當(dāng)前管理活動(dòng)中存在兩種管理形式并存的情況，需要管理部門對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字形式的轉(zhuǎn)變，并有效利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子資料和紙質(zhì)資料的統(tǒng)一管理，并對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，保證檔案管理的同步推進(jìn)[1]。

3 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及原因

1）缺乏規(guī)范化意識(shí)。檔案工作是基層檢察機(jī)關(guān)的重要工作內(nèi)容，需要對(duì)檢察工作中的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全面的收集和科學(xué)管理，為檢察工作開展提供有效支持。而受到檢察機(jī)關(guān)工作特殊性的影響，對(duì)檔案工作的要求較為嚴(yán)格，要保證資料的真實(shí)有效，并做到妥善保存和科學(xué)利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的高效發(fā)揮。但是在實(shí)際的管理活動(dòng)中，管理部門對(duì)規(guī)范化管理模式建設(shè)缺乏有效的重視，不能結(jié)合實(shí)際工作需求和司法改革的實(shí)際情況進(jìn)行管理模式的針對(duì)性調(diào)整，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。同時(shí)管理工作的執(zhí)行過(guò)程中，缺乏規(guī)范化意識(shí)的融入，管理人員對(duì)自身崗位工作缺乏自覺規(guī)范[2]。

2）管理制度不夠規(guī)范。隨著司法體制改革的不斷深化和檢察工作的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足規(guī)范化管理的要求，相關(guān)的制度規(guī)章不能對(duì)當(dāng)前的管理工作形成有效的規(guī)范，不利于管理目標(biāo)的高效實(shí)現(xiàn)，不能對(duì)改革的推進(jìn)起到有效的推動(dòng)效果。同時(shí)在檔案工作中缺乏有效的評(píng)價(jià)機(jī)制，不能對(duì)管理活動(dòng)效果形成準(zhǔn)確的反饋，不能對(duì)管理過(guò)程中存在的漏洞和問題做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決，無(wú)法對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整[3]。

3）隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后。強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)是提升檔案管理水平的重要途徑，但是當(dāng)前機(jī)關(guān)管理部門對(duì)檔案工作缺乏有效的重視和支持，管理組織結(jié)構(gòu)較為薄弱，人員構(gòu)成不夠合理，缺乏專職人員配置，資料的收集整理工作主要有其他崗位的工作人員完成，無(wú)法形成規(guī)范化的管理。特別是檢察檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，管理人員素質(zhì)能力的缺失不能保證較好的管理效果，不利于規(guī)范化管理體系的建設(shè)。

4 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化建設(shè)路徑

1）加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化管理的重視。規(guī)范化管理模式建設(shè)對(duì)提升檢察檔案管理水平具有關(guān)鍵作用，推動(dòng)規(guī)范化管理思想的高效落實(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑。管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際情況，根據(jù)司法體制改革的要求，加強(qiáng)對(duì)政策方針和黨的指導(dǎo)精神的學(xué)習(xí)領(lǐng)悟，提升自身主動(dòng)意識(shí)，為規(guī)范化管理思想的滲透提供科學(xué)的理論依據(jù)，推動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)的激發(fā)，實(shí)現(xiàn)管理工作的高效開展。同時(shí)要從風(fēng)結(jié)合檢察檔案特點(diǎn)，加大相關(guān)的政策和資金支持，加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)對(duì)管理工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，在提升管理效率的基礎(chǔ)上，將規(guī)范化思維在信息化建設(shè)中進(jìn)行科學(xué)融入，提升整體管理工作的規(guī)范性。

2）完善管理機(jī)制。檔案管理制度的完善是推動(dòng)規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，對(duì)管理流程提供科學(xué)的指導(dǎo)和規(guī)范，保證管理效果的提升。隨著檢察工作壓力的不斷提升，傳統(tǒng)的管理機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)司法改革的實(shí)際需求，不能為檢察機(jī)關(guān)工作提供有效的支持。管理部門要充分結(jié)合檔案工作中的實(shí)際問題，堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行針對(duì)性的完善，能夠充分適應(yīng)檔案工作實(shí)際情況，對(duì)管理工作進(jìn)行高效整合，關(guān)鍵具體的管理環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)范，保證管理制度的高效落實(shí)。同時(shí)要完善監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理流程形成有效的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理問題和漏洞，對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化，對(duì)管理工作形成科學(xué)的規(guī)范，保證檔案真實(shí)性。同時(shí)要對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，資料在查詢使用環(huán)節(jié)中容易造成文件的損壞或遺失，而對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行使用時(shí)容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的影響，這就要求管理部門對(duì)檔案利用流程進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，對(duì)檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行全面記錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)使用過(guò)程的高效監(jiān)督。要落實(shí)責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，對(duì)管理人員形成有效的督促作用，推動(dòng)管理制度的高效執(zhí)行，保證資料收集、整理、管理和使用環(huán)節(jié)能夠做到責(zé)任落實(shí)到人，推動(dòng)規(guī)范化思想的高效落實(shí)。

3）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。管理部門要加強(qiáng)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)配置，根據(jù)實(shí)際管理需求，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位，積極引進(jìn)和發(fā)掘檔案管理人才，充實(shí)管理隊(duì)伍，保證管理工作的高效開展。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，在對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)技能進(jìn)行培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，要強(qiáng)化思想教育，引導(dǎo)工作人員形成規(guī)范化的管理意識(shí)。同時(shí)要完善考核機(jī)制，結(jié)合具體的檔案工作環(huán)節(jié)進(jìn)行考核標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性制定，特別是隨著數(shù)字化資料的不斷普及，對(duì)工作人員的信息知識(shí)技能的要求不斷提升，需要將信息知識(shí)能力作為考核的重要內(nèi)容，督促工作人員形成主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想和方式方法，并對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的運(yùn)用，與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合，將考核成績(jī)作為職位提升的重要依據(jù)，對(duì)工作人員的思想行為進(jìn)行科學(xué)的引導(dǎo)，使其能夠形成規(guī)范化的管理思想，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的高效開展。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理規(guī)范化建設(shè)是推動(dòng)檢察機(jī)關(guān)檔案工作水平提升的重要途徑，對(duì)管理部門要充分結(jié)合檢察檔案特點(diǎn)和管理工作實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，建設(shè)規(guī)范化管理機(jī)制，對(duì)管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)教育，推動(dòng)檔案工作效果的提升。