對事業(yè)單位人事檔案管理的思考

于紅暉

（吉林省四平市國際商務(wù)服務(wù)中心，吉林 四平 136000）

1 檔案管理工作中的“以人為本”

檔案管理要想實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新式發(fā)展，不斷提升管理水平，就要注重以人為本，要充分注重對工作人員的信任與尊重，積極的調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性。

首先，要注重對于檔案管理工作人員在綜合素養(yǎng)和職業(yè)能力上的持續(xù)提升。只有以人為本，注重員工綜合素養(yǎng)的提升，才可以有效改善各個(gè)部門之間聯(lián)系的質(zhì)量，也才可以持續(xù)提升檔案管理干部的管理水平，這都是有利于促進(jìn)檔案管理的舉措。其次，要加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，就不僅僅在于將以人為本理念灌輸于檔案管理人員，更應(yīng)該針對那些使用檔案的人，要改變個(gè)別單位檔案管理對于檔案需求人員的服務(wù)態(tài)度，提升檔案部門的正面形象。再者，模式的創(chuàng)新，服務(wù)的提升，人員素質(zhì)的提高都離不開合理有力的獎(jiǎng)懲制度的推動(dòng)，所以要構(gòu)建科學(xué)合理、有效有力、協(xié)調(diào)共贏的獎(jiǎng)懲制度，既要約束好檔案管理人員的行為和工作方式，又要積極推動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，形成良性糾正和推動(dòng)。最后，就是要加強(qiáng)培訓(xùn)，推動(dòng)服務(wù)理念的升級，推動(dòng)管理智慧的啟發(fā)。要切實(shí)做好崗前培訓(xùn)，集中培訓(xùn)，定向培訓(xùn)，使其創(chuàng)新能力和服務(wù)能力獲得提升，業(yè)務(wù)素質(zhì)更為精進(jìn)。

2 事業(yè)單位檔案管理的宏觀分析

一是檔案管理?xiàng)l件、設(shè)備和技術(shù)落后。雖然數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展，但是環(huán)視當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理部門，廣泛存在著設(shè)備和技術(shù)落后的現(xiàn)實(shí)，很多地方的檔案管理部門常規(guī)設(shè)備只是電腦和打印機(jī)這類的基礎(chǔ)辦公設(shè)備，還有的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)面臨著環(huán)境不達(dá)標(biāo)，甚至出現(xiàn)丟失情況，這可能源于管理層重視不夠或是專業(yè)技能欠佳所致，但這的的確確會(huì)增加很多繁復(fù)的工作，沒有體現(xiàn)出數(shù)字技術(shù)的便捷和高效。

二是理念和知識的匱乏。檔案管理受限于多種因素，導(dǎo)致檔案管理在理念上落后，工作人員在知識上的匱乏。很多的檔案管理工作人員對于檔案管理認(rèn)識不夠，僅僅認(rèn)為這就是一份普通的不能再普通的工作，就是簡單的對事業(yè)單位的文件進(jìn)行保管即可，只要不丟失、不出錯(cuò)就萬事大吉。很多的設(shè)施設(shè)備只有在面對檢查時(shí)才會(huì)啟用，這種理念就讓檔案管理人浮于事，效率低下。此外，檔案管理人員在相關(guān)知識方面的欠缺也是嚴(yán)重的問題，很多單位都是由于缺乏專業(yè)人士而選用一些兼職的工作人員進(jìn)行檔案管理，這些人屬于半路出家，甚至是趕鴨子上架，對檔案工作從零開始進(jìn)行，對于一些關(guān)系到檔案的制度規(guī)章了解淺顯，這些人因?yàn)闆]有受到過正規(guī)專業(yè)的訓(xùn)練，沒經(jīng)歷過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致在具體工作中或多或少的出現(xiàn)了一系列不規(guī)范操作，這不但是對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的違背，更給日常檔案管理工作和以后的檔案電子化帶來了潛在的困難及阻礙。

3 將以人為本真正落實(shí)到事業(yè)單位的檔案管理中

1）完善考評機(jī)制，強(qiáng)化競爭意識。以人為本并不是任由人去信馬由韁的去做，而是要盡最大可能去發(fā)揮人的作用，這就包括對人的能力的激勵(lì)，但也不排除對人的錯(cuò)誤的限制。所以要完善事業(yè)單位人事檔案管理的考評機(jī)制，激發(fā)積極性，挖掘潛能，通過考評和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓多勞者多得，少勞者少得。同時(shí)強(qiáng)化競爭方面的制度安排，競聘上崗，并招聘能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的優(yōu)秀人才加入，讓競爭意識深入人心，改善一些懶散、應(yīng)付的工作作風(fēng)。

2）革新理念。在檔案管理工作中，理念越先進(jìn)，就越有提升和改善的空間。所以無論是事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理部門負(fù)責(zé)人，乃至于每一個(gè)檔案管理人員，都要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過學(xué)習(xí)獲得提升并開拓眼界，在管理理念上進(jìn)行革新，依據(jù)本單位特色，突破固有思維和方法，理性分析研判，創(chuàng)新檔案管理方式方法，讓以人為本的理念融入到新的管理理念當(dāng)中。

3）歸檔方式改革是關(guān)鍵點(diǎn)。想要做好以人為本，則歸檔方式的改變是關(guān)鍵一環(huán)。事業(yè)單位的人事檔案信息內(nèi)容較為豐富，內(nèi)容多，形式也多，而且事實(shí)已經(jīng)證明傳統(tǒng)的檔案歸檔中，人事檔案信息效率低下，工作量較大。而秉持著以人為本的思路去改變，讓工作環(huán)節(jié)更多的考慮到所服務(wù)的人群特質(zhì)，盡量簡化和合并相關(guān)工作流程，就可以針對性的有效提升人事檔案的效率，增加員工填寫內(nèi)容的正確率，更大程度上發(fā)揮人事檔案的作用。

4）改善工作環(huán)境，創(chuàng)造良好工作氛圍?，F(xiàn)在很多單位不斷致力于以人為本的管理理念，卻容易忽略最能讓工作人員獲得切身感受的就是工作環(huán)境的改善，這對于事業(yè)單位的檔案管理人員同樣適用。工作環(huán)境可以影響到一個(gè)人的工作狀態(tài)和心境，直接影響到服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量。具體到實(shí)際中，就是要在設(shè)備、辦公環(huán)境、辦公氛圍上都要進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)讓上下級之間、與其它部門之間更融洽，這樣正向的努力都有助于促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。

5）創(chuàng)造更加適宜的信息化條件。信息化建設(shè)是事業(yè)單位人事檔案管理不可回避的重要發(fā)展方向。要著力構(gòu)建一個(gè)完善科學(xué)的檔案信息化系統(tǒng)，將人事檔案逐步錄入到系統(tǒng)中，降低檔案管理人員后續(xù)的工作強(qiáng)度，包括可以讓常規(guī)檔案管理更加的便捷，有助于資源的共享和人力資源的科學(xué)配置等。

6）用政策和制度推動(dòng)學(xué)習(xí)提升。作為一名檔案管理人員，肩上畢竟承擔(dān)著一定的責(zé)任，因此就要杜絕應(yīng)付心態(tài)，轉(zhuǎn)而樹立持續(xù)化學(xué)習(xí)、終生學(xué)習(xí)的心態(tài)，并將其付諸實(shí)施。要加重對于檔案法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)程度，不斷強(qiáng)化對于信息技術(shù)和設(shè)備的掌握程度，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)的分析處理，明確構(gòu)建電子檔案的詳細(xì)步驟，緊跟檔案工作發(fā)展的步伐。以上所述都需要檔案部門做好后勤保障工作，為工作人員提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資源，例如為工作人員購買網(wǎng)絡(luò)教學(xué)課程等。此外，還要開展定期的多頻次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過主題培訓(xùn)可以推動(dòng)檔案工作者的學(xué)習(xí)意識，持續(xù)推進(jìn)能力提升，并讓檔案工作者可以不斷的了解到最前沿的檔案資訊和檔案管理模式。

7）以人為本也需要加強(qiáng)信息溝通和交流。信息傳播已經(jīng)邁入快車道，信息的交流更加便捷?；诖?，要提升檔案工作者的信息溝通和交流的能力，以此將更加有利于促進(jìn)檔案信息的獲取、審核。相關(guān)的溝通交流場所不局限于面對面，而是更多的采用QQ、檔案辦公軟件、微信等途徑。此外，檔案工作還可以以社交媒體為依托，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)同辦公，讓信息溝通和交流渠道進(jìn)一步拓寬，提升檔案信息的獲取效率和核驗(yàn)效率。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展讓如今處于一個(gè)大變革時(shí)代。對此，事業(yè)單位的人事檔案管理也要乘勢而上，完善硬件配備，調(diào)整思想，改革創(chuàng)新，堅(jiān)持以人為本，做到理念先進(jìn)、模式科學(xué)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有序開展和不斷邁進(jìn)。