淺析新時期如何促進機關(guān)檔案管理科學化

曾媛媛

（霞浦縣數(shù)據(jù)信息和重點項目服務(wù)中心，福建 寧德 355100）

機關(guān)的檔案管理工作是一項較為復雜和系統(tǒng)的工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式通常是人工完成的，不僅效率低，而且還經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失和損壞問題，因此，新時期機關(guān)必須加強檔案的管理工作，可以引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)來管理檔案，推動其朝著現(xiàn)代化和科學化的方向發(fā)展。

1 現(xiàn)階段機關(guān)檔案管理中面臨的困境分析

1.1 沒有制定科學化的管理制度

科學完善的管理制度，不僅有助于提高檔案管理工作的效率，同時利用制度的約束，還可以督促檔案管理人員嚴格遵守相關(guān)的制度，防止責任不清以及消極懶惰現(xiàn)象的發(fā)生，但是根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究顯示，當前機關(guān)部門在檔案管理過程中仍舊存在較多的問題[1]。例如，檔案管理制度在內(nèi)容上同質(zhì)化較為嚴重，大部分的檔案管理部門在制定相關(guān)的檔案管理工作時，沒有結(jié)合本部門的實際情況，而是直接照搬其他部門的管理制度，制度缺乏針對性，往往流于形式，不僅無法提高工作效率，而且沒有發(fā)揮對檔案管理人員的監(jiān)督和管理作用。

1.2 沒有科學管理現(xiàn)代化信息系統(tǒng)

為了促進機關(guān)檔案工作的科學化管理，大部分的檔案管理部門均引進了現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，但是為了充分發(fā)揮其作用，工作人員必須定期維護和更新檔案管理系統(tǒng)，但是這往往需要耗費一定的人力和物力，再加上部分機關(guān)檔案的管理人員對該項工作的重視程度不足，沒有拿出專門的資金用于系統(tǒng)的維護，致使新舊系統(tǒng)之間無法兼容，無法充分發(fā)揮其作用，不利于檔案管理工作的科學化發(fā)展。

1.3 檔案業(yè)務(wù)文件的制定仍需完善

提高機關(guān)檔案管理的水平，除了需要增強檔案員的工作水平外，還應該做好機關(guān)檔案業(yè)務(wù)文件的編制工作，這是由于機關(guān)科室較多，再加上檔案員的流動性較強，僅僅憑借日常的培訓是難以提升檔案管理水平的，而且令專業(yè)檔案員進行手把手的教也不現(xiàn)實，因此，可以將機關(guān)檔案管理的相關(guān)技能整理成文件，便于新手檔案員進行學習，但是根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)顯示，當前機關(guān)檔案編制中存在文檔范圍不全面，經(jīng)常會出現(xiàn)重要文件丟失以及文件條目表達不準確等問題，嚴重影響文件檔案的價值。

2 促進機關(guān)檔案工作科學化發(fā)展的具體路徑分析

2.1 逐步完善檔案管理相關(guān)的制度

為了促進機關(guān)檔案工作朝著科學化的方向發(fā)展，首先，機關(guān)部門應該逐步完善檔案管理制度，明確劃分好工作人員的權(quán)責范圍，只有建立科學合理的管理制度，才能令工作人員按照制度開展工作。例如，機關(guān)部門可以建立領(lǐng)導或者主管領(lǐng)導的負責制，由各個科室的負責人對本科室的檔案負責，可以將檔案的歸檔工作納入各個科室的責任目標中，確保檔案管理工作的質(zhì)量，同時還可以利用制度規(guī)定好，檔案管理的程序，要求各個科室必須做好文件的收發(fā)和管理，并且在文件整理好之后還應該定好題目，編輯好目錄，做好日常工作的管理，才能提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次，相關(guān)的管理人員還應該增加資金的投入，配備良好的硬件設(shè)施，為閱覽人員提供良好的條件。除此之外，由于機關(guān)檔案中隱藏著大量有價值的信息，只有充分發(fā)揮其價值，才能夠彰顯檔案管理工作的價值，轉(zhuǎn)變其他工作人員對于檔案工作者的看法，因此工作人員應該充分挖掘檔案的價值，例如，由于機關(guān)工作人員有編寫本單位重要事跡的傳統(tǒng)，這是可以令其他工作人員了解機關(guān)活動的重要方式，因此，檔案管理人員就可以根據(jù)工作人員的查閱記錄，掌握其需求，為編寫人員提供良好的信息資料。

2.2 利用現(xiàn)代化的手段管理檔案

為了增強檔案管理效率，必須加快檔案管理工作的信息化進程，機關(guān)管理人員應該增加資金的投入，引進現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)對信息的搜索和儲存，實現(xiàn)科學化的管理。因此，檔案工作人員首先應該建立起檔案數(shù)據(jù)資源庫，令檔案管理工作更加科學化和信息化。例如，可以讓檔案管理人員加入到OA系統(tǒng)的研發(fā)中，然后根據(jù)其需求調(diào)整設(shè)計，如在系統(tǒng)內(nèi)增加檔案收集和整理功能，從而實現(xiàn)檔案自動化收集、整理和歸檔，令辦公自動化和軟件管理軟件有機整合起來，提高檔案管理水平。其次，由于計算機技術(shù)具有儲存數(shù)據(jù)多和搜索速度快的特點，因此工作人員應該利用好自動化信息管理系統(tǒng)，促進檔案的科學化管理。另外，管理人員還需要增加資金的投入，定期更新和維護系統(tǒng)，可以邀請技術(shù)人員為本部門的工作人員培訓相關(guān)的知識，令其熟練掌握操作方法，不僅能夠提升工作質(zhì)量和效率，而且還有助于更好地進行檔案管理工作。最后，在科學化管理檔案的過程中，還應該嚴格遵守國家相關(guān)的標準，必須按照統(tǒng)一的規(guī)范和格式存儲檔案，同時不斷健全檔案安全管理體系，充分保障數(shù)據(jù)信息的安全性，防止信息泄漏。

2.3 制定完善的機關(guān)檔案業(yè)務(wù)文件

由于編制文件的質(zhì)量直接決定著機關(guān)檔案管理的水平，因此，需要做好三個重要檔案業(yè)務(wù)的編制。首先，應該嚴格遵守國家檔案局發(fā)布的通知，通過行政的方式將各個機關(guān)屬于本單位編制的文件資料的歸檔范圍以及檔案保存期限予以規(guī)定，同時經(jīng)由上級檔案行政部門進行審批，例如，嚴格遵守相關(guān)的管理規(guī)定，將機關(guān)內(nèi)部人員調(diào)動的介紹信、保安記錄以及接待工作方案和合同等也需要編制到歸檔范圍，各個單位在確定檔案編制范圍時，必須要準確把握好國家檔案局第8號令，務(wù)必保證檔案編制范圍要系統(tǒng)全面，避免有所疏漏，同時規(guī)定好文件的保存期限，如分為永久保存、30年和10年的，如對于一些政策性的法規(guī)以及機關(guān)開展的重要活動，如會議以及大型比賽等文件，需要將其永久保存。其次，做好檔案分類業(yè)務(wù)的編制工作，由于檔案分類的目的是為整個機關(guān)檔案構(gòu)建一個基礎(chǔ)性的分類，為檔案管理提供指導，因此，在編制還業(yè)務(wù)標準時，必須要注重科學性和合理性，可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)以及彼此之間的聯(lián)系來進行分類，例如，在具體的分類過程中，同類文件需要堅持排他性，即同類文件的內(nèi)容不能存在交叉，其相互之間的界線要清楚明確，不能存在混淆的現(xiàn)象，同時分類還要簡潔明了，避免過于繁瑣。如，可以按照文書、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、會計以及人事等進行分類。最后，必須編制好檔案整理工作流程，由于檔案員的流動性加強，因此，通過編制檔案工作整理流程，可以幫助新檔案員可以迅速上手，提高工作效率。

3 結(jié)束語

總而言之，科學化地管理機關(guān)檔案，不僅有助于提高工作效率，同時還能夠保障機關(guān)各個部門之間正常開展工作，因此，相關(guān)的工作人員必須重視檔案的科學化管理工作，增強工作人員的專業(yè)素質(zhì)，同時主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，引進現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，促進機關(guān)檔案管理工作朝著科學化和高效化的方向發(fā)展。