醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

李一騰

（鄆城縣楊莊集鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院，山東 菏澤 274717）

如今，我國醫(yī)療衛(wèi)生改革發(fā)展勢頭強(qiáng)勁，醫(yī)院的功能性不斷豐富，已然成為兼具醫(yī)療、科研、康復(fù)與教學(xué)功能的綜合性醫(yī)療機(jī)構(gòu)。在醫(yī)院飛速發(fā)展壯大的過程中，產(chǎn)生了大量的檔案信息，為醫(yī)院的檔案管理工作帶來了極大壓力。為此，醫(yī)院檔案管理人員必須找到適宜的解決方案來提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀概述

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展歷程的全紀(jì)錄，其中不僅包含大量的人事檔案，還包含眾多醫(yī)療檔案、財(cái)務(wù)檔案，是反映醫(yī)院發(fā)展歷史和經(jīng)營水平的絕佳證據(jù)。當(dāng)前，醫(yī)療、康復(fù)、科研、教學(xué)和預(yù)防都是醫(yī)院的主要功能，而這些工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)正是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它們將成為醫(yī)院的隱形財(cái)富。在實(shí)踐中，大部分醫(yī)院都開展了檔案管理工作，部分單位也開展了信息化建設(shè)，但不同醫(yī)院的檔案管理工作模式以及管理人員專業(yè)水平存在較大差異。

經(jīng)調(diào)查，在某市三級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)院檔案管理者中，大部分管理者為兼職人員，只有1.94%的管理者為專職檔案員。而且，56.24%的檔案管理者年齡在40歲以上，95.15%的檔案管理者為女性。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理者之中，98%的管理者為本科學(xué)歷，但屬于檔案管理專業(yè)的人員僅占1.35%，年齡在45周歲以上的檔案管理人員大多為非本科學(xué)歷。在職稱方面，42.83%的管理者擁有中級(jí)職稱。29.46%的管理者擁有初級(jí)職稱、26.24%的管理者擁有副高級(jí)職稱。而且，在所有的檔案管理者當(dāng)中，僅有13.4%的人認(rèn)為檔案管理工作受到單位的重視和認(rèn)可。總之，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理中，存在管理隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)、年齡大的問題，大部分醫(yī)院并不重視檔案管理，工作開展方法也存在一定的滯后性。

2 醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值

醫(yī)院的檔案管理工作意義重大，不僅能記錄醫(yī)院發(fā)展歷程，更能為醫(yī)院的未來發(fā)展提供動(dòng)力和指引方向。基于醫(yī)院檔案管理，將實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源和信息的有效記錄，可以為醫(yī)療工作者提供大量可靠的信息，能為提高他們的工作效率和質(zhì)量提供支持。而且，醫(yī)院檔案之中涵蓋醫(yī)院發(fā)展歷程中的所有知識(shí)成果和經(jīng)驗(yàn)，將成為醫(yī)院發(fā)展的原動(dòng)力，可以為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、康復(fù)和預(yù)防功能的發(fā)揮奠定基 礎(chǔ)[1]。最為重要的是，醫(yī)院檔案還可以為醫(yī)院未來發(fā)展提供有價(jià)值的參考依據(jù)，是建立醫(yī)院形象和打造醫(yī)院文化與價(jià)值觀的重要基礎(chǔ)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理逐漸走上了信息化路線，而強(qiáng)化醫(yī)院檔案的信息化管理也將對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生深刻影響。在此環(huán)節(jié)，信息化管理科發(fā)揮提質(zhì)增效的作用，既能提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)效、增強(qiáng)檔案應(yīng)用有效性；又能為醫(yī)院信息化建設(shè)和現(xiàn)代化發(fā)展添磚加瓦。

3 醫(yī)院檔案管理工作優(yōu)化策略

現(xiàn)階段，信息技術(shù)已經(jīng)遍布于人們的生產(chǎn)生活之中，開展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅是緩解醫(yī)院檔案管理壓力的有效方法，更是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必然要求。因此，在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理優(yōu)化過程中，相關(guān)工作人員既要著力解決現(xiàn)有的問題，又要積極開展信息化建設(shè)，為切實(shí)提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率提供保障。

3.1 轉(zhuǎn)變管理思維

在醫(yī)院檔案管理工作中，只有讓院方和檔案管理人員都切實(shí)了解醫(yī)院檔案管理工作的價(jià)值，才能保障工作的有效推進(jìn)，才能讓檔案資源得到合理應(yīng)用。因此，在實(shí)踐工作中必須轉(zhuǎn)換相關(guān)工作人員的理念和思維，使他們將醫(yī)院檔案管理當(dāng)成醫(yī)院發(fā)展的必要性工作來完成，進(jìn)而為提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。在這一環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員可以積極建設(shè)和完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，通過制度約束和保障來突出醫(yī)院檔案管理的重要地位，為提高該項(xiàng)工作的有效性做好準(zhǔn)備。比如，將醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)議事日程和日常管理工作流程；制定檔案管理崗位責(zé)任制并將評(píng)價(jià)結(jié)構(gòu)與績效考核掛鉤；強(qiáng)化宣傳推廣和部門合作，增強(qiáng)醫(yī)院全員對檔案管理的重視等。

3.2 打造高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)

從現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理工作中我們不難看出，專業(yè)管理人才缺失、管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重是導(dǎo)致管理工作有效性難以提升的關(guān)鍵。在實(shí)際作業(yè)環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)年齡偏大就意味著他們對新技術(shù)、新知識(shí)以及新方法的接受速度更慢，將難以適應(yīng)龐大的檔案管理壓力和日新月異的技術(shù)變革。所以，打造年輕化、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍才是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作開展的重點(diǎn)。

在實(shí)踐中，醫(yī)院要通過合理培養(yǎng)人才了提升醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的核心競爭力。此時(shí)，同時(shí)開展在職人員培訓(xùn)和專業(yè)人才選聘，為切實(shí)提升管理隊(duì)伍綜合實(shí)力做好準(zhǔn)備。比如，選聘檔案管理專業(yè)人才擴(kuò)充隊(duì)伍；定期組織開展檔案管理知識(shí)、信息技術(shù)、實(shí)踐技能等方面的培訓(xùn)等。為了提升醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和責(zé)任意識(shí)，院方還應(yīng)該調(diào)整人力資源管理策略[2]。比如，施行崗位責(zé)任制，建設(shè)末尾罰款制度，提供對外交流和進(jìn)修機(jī)會(huì)，打造醫(yī)院檔案管理人員信息共享平臺(tái)等。在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員必須調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理者的從業(yè)積極性和想學(xué)心理，讓他們能不斷提升自己，增強(qiáng)專業(yè)技能為有效開展檔案管理奠定基礎(chǔ)。

3.3 打造信息化管理平臺(tái)

醫(yī)院檔案管理所面對的信息壓力極大，檔案管理人員需要從龐雜的信息中完成篩選、分類、記錄、儲(chǔ)存，還要為檔案信息調(diào)閱、傳輸、共享和應(yīng)用做好準(zhǔn)備。為了提升工作質(zhì)量和效率，可在實(shí)踐中引入信息技術(shù)，基于信息化管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理。比如，基于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫和云計(jì)算等技術(shù)，打造醫(yī)院檔案管理信息化平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化和智慧化管理提供輔助。在實(shí)踐中，相關(guān)工作人員必須基于醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要搭建信息管理平臺(tái)，而后應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案掃描錄入到平臺(tái)中，為醫(yī)院建立完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，還應(yīng)該推進(jìn)檔案管理平臺(tái)與辦公系統(tǒng)的有效融合，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)記錄、分類和保存，讓檔案管理工作的便捷性得到提升。此外，在實(shí)踐中還應(yīng)該重視檔案信息安全，可通過建立防火墻、設(shè)置訪問權(quán)限和限制檔案復(fù)制共享等方式來保護(hù)醫(yī)院檔案的完整性。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著醫(yī)院功能的增多和發(fā)展速度的加快，醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)理念、技術(shù)以及模式革新勢在必行。在實(shí)踐工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足工作需求，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化才是醫(yī)院檔案管理工作的未來發(fā)展方向。在此環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員應(yīng)該做好調(diào)查和研究工作，結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，合理開展信息化建設(shè)工作。