企業(yè)干部檔案管理的問題及措施

李岳松

（中鐵寶橋集團(tuán)有限公司，陜西 寶雞 721006）

近年來，在干部檔案管理工作中，我更加體會到了檔案對個(gè)人及企業(yè)的重要性，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了干部檔案工作中存在的不足，并簡單總結(jié)了一些管理措施。

1 干部檔案管理工作的意義

干部檔案管理工作，是各單位組織人事部門工作的重要組成部分，是干部人事管理、人才隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)工作和重要環(huán)節(jié)。在工作中，必須嚴(yán)格按照黨管干部的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家及企業(yè)有關(guān)檔案、保密的法律法規(guī)和規(guī)章制度，不斷深化思想認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心，緊密圍繞企業(yè)發(fā)展的中心任務(wù)，以改革創(chuàng)新為動力，大力促進(jìn)干部檔案工作制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，所以，提高干部檔案管理水平，確保干部檔案的完整和安全，有效保護(hù)和利用檔案，才能更好地為企業(yè)干部人事工作和人才隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2 干部檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡漠

在當(dāng)前形勢下,加強(qiáng)和提高企業(yè)干部檔案管理工作變得尤為重要，但事實(shí)上,許多企業(yè)更注重生產(chǎn)和經(jīng)營,沒有意識到檔案管理工作的重要性，對此項(xiàng)工作認(rèn)識不到位、工作不充分、管理不嚴(yán)格，主要是一些同志對人事檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作不是單位的主要工作，只是一項(xiàng)普通的事務(wù)性保管工作，做到不泄密、不丟失就行，能方便查檔調(diào)閱就可以。

2.2 檔案管理水平落后

目前，一些企業(yè)檔案管理水平落后，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是管理手段落后，管理方式陳舊，管理思想還停留在傳統(tǒng)階段，如調(diào)閱檔案時(shí)依舊采用原始的手工操作方式，檔案材料經(jīng)多次查閱、復(fù)印，極易造成字跡褪色、紙張發(fā)黃變脆等情況，嚴(yán)重影響了檔案的完整性與安全性；二是從事檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺少專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，甚至許多檔案管理人員都是兼職人員,在做好本職工作的同時(shí),沒有足夠的時(shí)間、精力投入到檔案管理工作中，造成人事檔案工作經(jīng)常停滯。

2.3 檔案管理設(shè)施欠缺

干部檔案管理是一種基礎(chǔ)性工作,需要企業(yè)投入一定的資金、人力和物力，但是目前許多企業(yè)在這方面的投入不夠, 用于檔案收集、整理和保管的資金投入微乎其微，致使檔案管理工作所需的基礎(chǔ)硬件無法滿足需求，檔案室不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，缺少專用電腦、檔案柜、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，檔案數(shù)字化更成為空談；“十防”措施不配套，導(dǎo)致檔案材料受潮、霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整，這些現(xiàn)實(shí)情況很大程度上阻礙了人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)。

3 做好企業(yè)檔案管理工作的措施

隨著干部檔案管理的要求不斷提高，傳統(tǒng)的管理方式和手段已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的要求，只有對干部檔案管理工作進(jìn)行大膽的改革和創(chuàng)新才能跟上時(shí)代的步伐，才能發(fā)揮干部檔案管理的作用，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

3.1 建立健全檔案管理制度

干部檔案管理工作需要健全完善的管理制度作為保證，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格、完整的干部檔案管理制度，檔案管理人員必須根據(jù)檔案管理制度開展各項(xiàng)工作。

實(shí)踐證明，健全完善的干部檔案管理制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理的有力措施和可靠保證。如：堅(jiān)持“五不查閱”（無查閱干部介紹信不準(zhǔn)查、非正式黨員不準(zhǔn)查、本人不準(zhǔn)查、未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查、涉及親屬不準(zhǔn)查）；“四不借出”（未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借）；“三不轉(zhuǎn)遞”（個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接受單位不明不轉(zhuǎn)）；對轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，有效制約檔案丟失、涂改、抽取、偽造等情況，在合理合規(guī)利用檔案的基礎(chǔ)上，保證檔案管理、利用規(guī)范有序。

3.2 提高干部檔案工作的認(rèn)識

干部檔案管理工作并不是可有可無的，它是深化干部人事制度改革的現(xiàn)實(shí)要求，而且，完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的人事檔案才能全面、客觀的反映干部德、能、勤、績的全貌。

企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都應(yīng)充分認(rèn)識到新時(shí)期檔案工作的重要意義，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的緊迫感和責(zé)任感，加強(qiáng)對檔案管理的指導(dǎo)、檢查，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)解決，避免檔案工作出現(xiàn)“說起來重要，用起來需要，做起來次要、忙起來忘掉”的現(xiàn)象。

加強(qiáng)干部檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范，維護(hù)干部檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，是干部人事管理的基礎(chǔ)工作和重要內(nèi)容，關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益和政治前途，所以，要牢固樹立干部檔案工作無小事的責(zé)任意識。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員是檔案的直接管理者，是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的踐行者，他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量和水平，因此，檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)又要有高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，還要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，尤其要掌握運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法的技能，這樣才能更好的開展新時(shí)期干部檔案管理工作。

3.4 加快檔案管理信息化建設(shè)

根據(jù)“要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管理工作水平”的新要求，推進(jìn)干部人事檔案由傳統(tǒng)的實(shí)體檔案、手工管理向數(shù)字化形式、信息化管理的轉(zhuǎn)變，是干部檔案工作順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一種全新的干部檔案管理模式。

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，不僅耗時(shí)費(fèi)力、工作繁瑣、效率低下，而且經(jīng)常翻閱、拆裝紙質(zhì)檔案，容易造成紙質(zhì)材料丟失、損壞或受潮、蟲蛀，無形中破壞了檔案材料的完整性，縮短了檔案的使用壽命。通過干部檔案信息化管理，既節(jié)省了大量的人力、物力，減少了手工操作和紙質(zhì)材料的使用頻率，還能提高檔案的完整性及安全性，有效地保護(hù)檔案實(shí)體，促進(jìn)人力資源管理管理邁上新臺階。

4 結(jié)束語

總之，要認(rèn)真做好干部人事檔案的管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，規(guī)范干部人事檔案管理工作，促進(jìn)檔案制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識，做到無失泄密及損害企業(yè)利益事件發(fā)生，充分發(fā)揮干部檔案的作用，才能為企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)企業(yè)繁榮發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。