基于全面質(zhì)量管理理念的城建檔案管理

孫建萍

（昭通市城建檔案館，云南 昭通 657000）

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案在城市建設(shè)和規(guī)劃、提升城市管理水平以及推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面均發(fā)揮重要作用。而城建檔案能否充分發(fā)揮上述作用主要取決于其質(zhì)量高低，因此采取有效的措施提升城建檔案管理的質(zhì)量至關(guān) 重要。

1 檔案全面質(zhì)量管理的概述

1）檔案全面質(zhì)量管理的含義。全面質(zhì)量管理簡稱TQM，其是指一個組織以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達(dá)到長期成功的管理途徑。檔案全面質(zhì)量管理則指的是圍繞保證與提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量這一目標(biāo)，動員檔案管理的所有部門及相關(guān)人員，綜合應(yīng)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)技術(shù)、管理技術(shù)、檔案技術(shù)、信息技術(shù)等等，逐步構(gòu)建的一套貫穿于檔案形成——使用整個過程的質(zhì)量保證體系，以便為檔案利用者提供滿意的信息服務(wù)，獲得高質(zhì)量的檔案服務(wù)[1]。

2）檔案全面質(zhì)量管理的特征。歸納起來，主要具備以下特征：（1）全面性。主要體現(xiàn)在檔案全面質(zhì)量管理的過程包含了當(dāng)前從形成到利用這一整個過程。（2）全員性。主要體現(xiàn)在檔案質(zhì)量管理的主體包含了所有涉及檔案管理最高領(lǐng)導(dǎo)層至基層普通員工。（3）預(yù)防性。主要體現(xiàn)在實(shí)行檔案全面質(zhì)量管理提倡預(yù)防為主。（4）服務(wù)性。即檔案全面質(zhì)量管理的目標(biāo)是檔案使用者滿意甚至超過了利用者的期望。（5）科學(xué)性。即檔案質(zhì)量管理要求綜合地應(yīng)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)技術(shù)、管理技術(shù)、檔案技術(shù)、信息技術(shù)等各種先進(jìn)的技術(shù)與方法。

2 基于全面質(zhì)量管理理念的城建檔案管理的意義

對產(chǎn)品而言，質(zhì)量是其生命，這對城建檔案同樣適用。這主要是因?yàn)槌墙n案傳遞的信息是無聲的，因此其質(zhì)量高低將直接對其作用的發(fā)揮產(chǎn)生影響，同時也是反應(yīng)檔案管理部門管理水平高低的重要指標(biāo)，代表了單位形象。城建檔案的質(zhì)量包含兩個方面，分別是內(nèi)在質(zhì)量與外在質(zhì)量，前者包含了城建檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，而后者則包含城建檔案形成過程中使用的紙張、字跡書寫材料等經(jīng)整理后是否滿足國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等等。二者在城建檔案的形成、積累、收集、整理、管理、利用等環(huán)節(jié)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。實(shí)現(xiàn)城建檔案的全面質(zhì)量管理，有利于更加真實(shí)地反應(yīng)城市建設(shè)的全過程，從而為城市建筑展開維修、擴(kuò)建、改建等工作提供重要依據(jù)。

3 基于全面質(zhì)量管理理念的城建檔案管理策略

1）樹立全面質(zhì)量質(zhì)量管理意識。結(jié)合城建檔案管理的需求以及全面質(zhì)量管理的特征，將全面質(zhì)量管理中引入城建檔案中首先需要樹立起全面質(zhì)量管理意識，具體而言可以從兩個方面入手：一是，全體人員均應(yīng)當(dāng)參與到質(zhì)量管理中。由于城建檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)性工程，涉及的人員眾多，因此需要全面參與到質(zhì)量管理中，除了城建檔案管理專職人員外，產(chǎn)生城建檔案的其他部門和建設(shè)單位均應(yīng)當(dāng)樹立全面質(zhì)量管理意識，從而保證城建檔案管理的規(guī)范化。二是，對城建檔案形成的全過程實(shí)施質(zhì)量控制。全面質(zhì)量管理理念提倡在質(zhì)量管理中應(yīng)用科學(xué)、規(guī)范管理模式，及早發(fā)現(xiàn)質(zhì)量隱患并采取有效措施解決。城建檔案館在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)注重前端控制與全過程質(zhì)量管理，制定“整體規(guī)劃、提前業(yè)務(wù)環(huán)境、全過程質(zhì)量監(jiān)控”的模式，在城建檔案收集、整理、利用等每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上均嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

2）城建檔案管理中執(zhí)行全面質(zhì)量管理要求。與企業(yè)產(chǎn)品相同，城建檔案的形成也離不來各個環(huán)節(jié)相互配合，在城建檔案中嚴(yán)格執(zhí)行全面質(zhì)量管理的要求，具體包含以下四個環(huán)節(jié)：第一，檔案策劃環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。要重點(diǎn)做好城建檔案管理的系統(tǒng)與模塊設(shè)計(jì)，并完善檔案管理相關(guān)的制度和規(guī)定，明確城建檔案的工作流程以質(zhì)量控制為原則，第一時間向城建檔案前端的工作人員提供不同時期城建檔案管理的要求，組織檔案管理人員系統(tǒng)參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，明確城建檔案質(zhì)量管理的要求，從而減少因?yàn)楹笃谫|(zhì)量不過關(guān)而導(dǎo)致檔案返工，造成不必要的時間、人力、物力損失。第二，實(shí)施環(huán)節(jié)質(zhì)量管理。該環(huán)節(jié)是城建檔案引入全面質(zhì)量管理理念的核心與關(guān)鍵，城建檔案從形成到利用中的每一個環(huán)節(jié)均應(yīng)該實(shí)行質(zhì)量管理。嚴(yán)格參照城建檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求加強(qiáng)行文的管理，注重城建檔案資料的鑒定、歸檔、分類以及立卷，同時做好紙質(zhì)檔案的入庫和上架，及時將城建檔案信息錄入信息系統(tǒng)中，構(gòu)建對應(yīng)的城建檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)其信息化管理。第三，監(jiān)控環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。由于這一環(huán)節(jié)與城建檔案內(nèi)部控制息息相關(guān)，其內(nèi)容包含歸鑒定審查、歸檔入庫、借閱流轉(zhuǎn)等等均應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中保存有痕跡，以便實(shí)時了解城建檔案管理的現(xiàn)狀。第四，過程改進(jìn)質(zhì)量管理。該環(huán)節(jié)作為全面質(zhì)量管理中的最終環(huán)節(jié)，即應(yīng)用過程質(zhì)量管理，將檔案使用者的需求作為全面質(zhì)量管理的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，但是檔案利用者的需求是隨著社會環(huán)境的改變而改變的，呈現(xiàn)出階段性特點(diǎn)。歸納起來，檔案利用者的需求可以分為基本型、興奮型以及期望型三種類型，其中基本型指的是檔案利用者認(rèn)為城建檔案或者信息服務(wù)應(yīng)當(dāng)具備的功能與屬性，如果城建檔案的質(zhì)量不佳時，將降低利用者的滿意度；興奮型需求指的是向檔案利用者提供的檔案屬性或者服務(wù)行為完全出乎意料，給他們帶來驚喜；期望型需求則是指的是即便城建檔案的屬性或者行為并非必須的，但是檔案利用者依然渴望獲得，如果這類需求得以滿足，便會提升其滿意度。城建檔案利用者上述需求是出于不斷變化的，當(dāng)檔案利用者長時間處于興奮型需求，興奮因素便會逐漸轉(zhuǎn)變成滿意因素，而滿意因素也會各種原因變成不滿意因素。而基于全面質(zhì)量管理理念的城建檔案管理則是根據(jù)檔案使用者的滿意度來實(shí)現(xiàn)管理方式的持續(xù)發(fā)展，為了提高利用者檔案滿意度，便需要對整個檔案工作系統(tǒng)實(shí)施持續(xù)性改進(jìn)[2]。

3）全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。城建檔案管理是否能夠落實(shí)全面質(zhì)量管理理念，在很大程度上取決于城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低，為此城建檔案館應(yīng)該將館內(nèi)的專職檔案管理工作作為培訓(xùn)教育的重點(diǎn)，通過構(gòu)建全方位、多形式的教育培訓(xùn)模式，做好檔案管理的繼續(xù)教育，不斷豐富培訓(xùn)教育的途徑，不斷優(yōu)化基礎(chǔ)知識結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化其專業(yè)技能，特別是要加強(qiáng)其思想道德素質(zhì)的培養(yǎng)，通過與城建檔案館相關(guān)部門合作對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，督促檔案管理工作者提升綜合素質(zhì)；然后，加強(qiáng)黨建管理兼職工作者的教育培訓(xùn)，將培訓(xùn)作為提升其工作技能的主要手段，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)結(jié)合其所在崗位的需求等，提升培訓(xùn)的針對性。最后，組織城建檔案館中全體人員，上至管理層，下至普通員工參與功能性教育培訓(xùn)，教育的內(nèi)容包含檔案知識、現(xiàn)代技術(shù)、相關(guān)政策法規(guī)等等，提升城建檔案館整體管理能力[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，質(zhì)量作為城建檔案的生命所在，特別是伴隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程不斷加劇，對城建檔案的質(zhì)量也提出了更高的要求，在城建檔案管理中全面樹立質(zhì)量管理理念，確保了城建檔案從形成到利用各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，更好地保證了城市化建設(shè)、規(guī)劃等順利開展，推動了社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。