新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略分析

李福先

（北海市婦幼保健院，廣西 北海 536000）

作為醫(yī)院人事管理中最基本的工作之一，人事檔案管理工作能夠準(zhǔn)確反映醫(yī)院職工的活動(dòng)狀況與水平，醫(yī)院的發(fā)展與人事檔案管理工作有著密切聯(lián)系，人事檔案管理工作涉及的范圍較廣，主要是錄入、儲存與職工相關(guān)的檔案文件，從而為醫(yī)院工作的開展提供依據(jù)。而隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，對于人事檔案管理工作的重視程度也在逐漸增加，缺少了人事檔案管理的醫(yī)院單位常常會(huì)出現(xiàn)人手不足的情況，不利于醫(yī)院工作的順利開展，因此，只有相關(guān)管理人員不斷探索與研究，改變其中存在的工作人員水平較低、檔案設(shè)施缺失、管理制度落后與檔案內(nèi)容不完善等問題，從而推動(dòng)醫(yī)院人事管理水平的提高，促進(jìn)醫(yī)院的健康、可持續(xù)發(fā)展。

1 新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的意義

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作在人們的日常生活中扮演重要角色，主要記錄了一個(gè)人的生活經(jīng)歷與工作成就，而醫(yī)院人事檔案管理工作則與個(gè)人的社會(huì)勞動(dòng)保障組織關(guān)系與工資待遇相聯(lián)系，記錄著一個(gè)人的身份、學(xué)歷與資歷。新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作首先能夠便于醫(yī)院了解工作人員的相關(guān)信息，不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢，能夠幫助醫(yī)院節(jié)省一定的時(shí)間與人力，提高工作效率，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)獲取人員信息并按照其信息進(jìn)行合理的人員安排，從而保證醫(yī)院工作的正常進(jìn)行。同時(shí)通過人事檔案的記錄能夠幫助醫(yī)院合理設(shè)計(jì)職工薪酬，根據(jù)職工的工作方向與學(xué)識水平來更好的優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)，提高醫(yī)院的人才管理水平[1]。

2 新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

1）工作人員水平較低。在當(dāng)前大部分醫(yī)院，人事檔案管理工作中的管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理水平，因?yàn)闆]有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，沒有學(xué)過相關(guān)的知識，難以較好的開展人事檔案管理工作。其次，由于醫(yī)院人事工作較為復(fù)雜，且大部分醫(yī)院對于檔案管理人員的重視程度較低，在聘請人員是只需要其能夠簡單的保存檔案即可，對于其專業(yè)水平的考核較為隨意，以至于大部分人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低，不能采取當(dāng)前的先進(jìn)信息化技術(shù)來開展工作，工作效率較為低下。同時(shí)，大部分醫(yī)院對于人事檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制不健全，不能夠較好的調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，也難以保證人事檔案管理工作水平的提高[2]。

2）檔案設(shè)施缺失。新時(shí)期醫(yī)院建設(shè)得到部分資金都用于醫(yī)療方面的器材構(gòu)建與技術(shù)引進(jìn)，對于專業(yè)醫(yī)療人員重視度較高。而人事檔案管理工作則常常遭到忽視，醫(yī)院在該方面投入的資金較少，因此，在購置檔案管理器材時(shí)存在一定的局限性。大部分人事檔案管理仍然由人工進(jìn)行，不能較好地利用先進(jìn)的人事檔案管理軟件與設(shè)備儀器，檔案設(shè)施的缺失最后就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率的低下，也不能引進(jìn)一些更加先進(jìn)的管理技術(shù)與專業(yè)的管理人才，是新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的一大絆腳石。

3）管理制度落后。在新時(shí)期醫(yī)院的人事檔案管理過程中，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理方法，主要以員工手工整理、記錄檔案為主，而這種人工管理的方式就很容易在記錄過程中出現(xiàn)失誤，即使能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)也很難進(jìn)行修正。同時(shí)傳統(tǒng)人事檔案管理方法對于人力、物力的消耗較大，檔案管理成本也較高，還需要設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行檔案的歸檔。除此之外，傳統(tǒng)檔案管理也容易造成檔案的丟失，在尋找時(shí)也具有較大的難度，且在需要進(jìn)行人員工作安排變動(dòng)時(shí)也要經(jīng)歷較為復(fù)雜的流程，不利于醫(yī)院工作的順利開展。最后，由于大部分醫(yī)院的重視程度較低，也未能及時(shí)改善陳舊的管理制度，最后也導(dǎo)致人事檔案管理制度難以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求[3]。

4）檔案內(nèi)容不完善。在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中仍然存在內(nèi)容不完善的問題。隨著新時(shí)期的不斷發(fā)展，醫(yī)院人事變動(dòng)頻率也大大增加，這就為我國的醫(yī)院人事檔案管理工作帶來了較大的難度。人事檔案材料收集不全面、歸檔不及時(shí)等問題屢見不鮮，這就導(dǎo)致醫(yī)院難以較為迅速的更新人事檔案信息。同時(shí)，由于資料收集中形式相似、內(nèi)容不全等問題，難以真正展現(xiàn)員工的實(shí)際狀況，且部分檔案內(nèi)容存在失真現(xiàn)象。這些都會(huì)對醫(yī)院人事檔案管理工作帶來困難，影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

3 新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的具體措施

1）加強(qiáng)管理人員的培養(yǎng)。人事檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了檔案管理工作的水平與質(zhì)量，部分人事檔案管理人員對新時(shí)期的檔案管理信息化技術(shù)掌握度較低，以致于管理工作效率低下。因此提高管理人員素質(zhì)是極其重要的。首先，醫(yī)院可以定期對檔案管理人員進(jìn)行操作能力與技術(shù)的培訓(xùn)，讓管理人員能夠更好的適應(yīng)了解信息化的發(fā)展。其次，在招聘相關(guān)人事檔案管理人員時(shí)要注重其素養(yǎng)的考察，選擇具有專業(yè)知識的人員。除此之外，也可以建立相關(guān)的考核制度與責(zé)任制度，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的重視程度，也更好地推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作的開展[4]。

2）建立健全檔案管理體系。想要進(jìn)一步保障醫(yī)院人事檔案管理工作的規(guī)范性與有效性，就要明確落實(shí)工作責(zé)任，建立健全完善的管理制度與體系。由于人事檔案管理工作內(nèi)容涵蓋較為廣泛，因此在工作過程中難以較好地保障檔案信息的可靠性與真實(shí)性，而通過建立檔案監(jiān)管制度，可以借助信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息化監(jiān)管，減少檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。其次可以規(guī)范人事檔案管理工作的流程，加強(qiáng)檔案收集中對于檔案形式、內(nèi)容的檢查力度，減少內(nèi)容缺失、形式相同等現(xiàn)象的發(fā)生，從而更好地提高人事檔案管理的水平。

3）引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)。引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)是提高醫(yī)院人事檔案管理水平的不可缺失的一環(huán)，首先要加大醫(yī)院對人事檔案管理工作的重視度，撥給更多的資金來幫助管理部門購置較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備與軟件，采用當(dāng)前的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來更好地幫助建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，從而提高醫(yī)院人事檔案管理水平。

4）提高宣傳力度，提高人員意識。隨著新時(shí)期醫(yī)院的不斷發(fā)展與進(jìn)步，做好人事檔案管理工作是極其重要的。如果不能與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新檔案管理方法，最后都會(huì)被時(shí)代所淘汰。因此，首先要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部對人事檔案管理的宣傳力度，讓管理人員了解其重要性，從而不斷強(qiáng)化管理意識與責(zé)任意識，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理水平的高低與其工作質(zhì)量緊密相連，是保證醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展的重要一環(huán)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，新時(shí)期下對于醫(yī)院人事檔案管理的要求也在不斷提高，而通過加強(qiáng)管理人員的培養(yǎng)、建立健全檔案管理體系、引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與提高宣傳力度，提高人員意識等具體措施，能夠較好地提升醫(yī)院人事檔案管理水平，讓人事檔案管理趨向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，為醫(yī)院工作的開展提供最為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。