檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

徐增志

（中國人民解放軍總醫(yī)院服務(wù)保障中心政工保障室，北京 100853）

檔案管理模式改革建立現(xiàn)代管理理念基礎(chǔ)上，對各行業(yè)而言，檔案都是其發(fā)展過程中的主要參照物，醫(yī)療行業(yè)同樣如此，做好檔案管理可為整個行業(yè)的發(fā)展注入強(qiáng)大動力，因此各醫(yī)院需正視其自身在檔案管理工作中存在的主要問題，然后積極改革檔案管理模式，力求最大化發(fā)揮檔案管理的作用。目前大部分醫(yī)院都已經(jīng)完成了數(shù)字化建設(shè)，已經(jīng)將過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱藬?shù)字檔案，這樣檔案管理對象就發(fā)生了很大改變，并為改革檔案管理模式打下了良好基礎(chǔ)。再這樣的背景下，各醫(yī)院可從自身實(shí)際情況出發(fā)開展檔案管理模式的改革，進(jìn)而推動自身的良好發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案集合了各種和醫(yī)院工作有關(guān)的信息，其中包括醫(yī)院建立之初到現(xiàn)在的所有資料、醫(yī)院所有人員的檔案、研究成果、榮譽(yù)證明等，合理利用這些信息將對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生非常積極的促進(jìn)作用，因此做好醫(yī)院檔案管理工作非常重要。檔案管理工作指的就是整理、保存以及使用數(shù)據(jù)、圖表、視頻等醫(yī)院檔案信息，同時還要對各部門提交的信息進(jìn)行整理和分類歸檔，但并不是所有信息都值得建檔，因此在開展檔案管理工作過程中還需鑒別各類信息的重要性，然后以此劃分檔案級別和保存時間，最后才能的將檔案應(yīng)用到醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中。

2 醫(yī)院檔案管理工作的作用

第一，醫(yī)院檔案客觀記錄了醫(yī)院建立以及工作人員的一切日常工作信息，通過這些信息可了解醫(yī)療信息、科研能力、教學(xué)能力、醫(yī)療設(shè)備等諸多信息，而且這些信息可覆蓋醫(yī)院各階段、各方面的工作，體現(xiàn)了醫(yī)院從建院之初到現(xiàn)在的全部經(jīng)歷。因此可知，通過檔案可全面了解一所醫(yī)院，而醫(yī)院自身也可以利用這些信息制定今后的工作方案。這一切都建立在檔案管理工作的基礎(chǔ)上，由此也凸顯了檔案管理工作的重要性。

第二，檔案可為醫(yī)院日常開展各項(xiàng)工作提供參考。以醫(yī)院的人事檔案為例，這類檔案記錄了醫(yī)院的人才信息，當(dāng)開展人員培養(yǎng)、考核等工作時需要將人事檔案作為參考，如果這項(xiàng)工作沒有做好，那么醫(yī)院就會因?yàn)槿瞬胚^于密集導(dǎo)致人力資源管理工作無法有序開展，設(shè)置還會對醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生影響。又比如當(dāng)前比較敏感的醫(yī)患矛盾問題，導(dǎo)致這一問題的主要原因就是醫(yī)患雙方的不能對稱分享信息。解決醫(yī)患矛盾過程中，醫(yī)療檔案是主要依據(jù)，而且一旦上升到司法層次，醫(yī)療檔案將成為保障醫(yī)院合法權(quán)益最有力的證據(jù)。因此，從這一點(diǎn)出發(fā)也可了解醫(yī)院檔案管理工作的重要性[1]。

第三，醫(yī)院檔案中記錄了寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。比如設(shè)備檔案中就記錄了醫(yī)院一切設(shè)備從采購到使用再到最后淘汰的全過程，而當(dāng)醫(yī)院再次采購?fù)愋驮O(shè)備時，設(shè)備檔案就可成為相關(guān)人員工作的有效依據(jù)。醫(yī)院在開展財務(wù)審查時也可將設(shè)備檔案當(dāng)做參考，以此提升財務(wù)審查效果，保護(hù)醫(yī)院的財務(wù)安全。另外醫(yī)院若想正常運(yùn)行，后勤工作必不可少，因此也要將后勤工作納入檔案當(dāng)中，并依據(jù)檔案不斷做出改進(jìn)，以此為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行提供壓力保障。

第四，醫(yī)院檔案可見證醫(yī)院文化的形成過程，而且可促進(jìn)醫(yī)院文化的傳承。醫(yī)院經(jīng)過長時間發(fā)展必然會形成其獨(dú)有的文化，其中既有醫(yī)務(wù)工作者的信念和價值，同時也具備醫(yī)院的精神宗旨。醫(yī)院文化并不是在短時間內(nèi)形成的，而是所有醫(yī)務(wù)工作者經(jīng)過多年努力所沉淀下來的一種精神合力。檔案在這個過程中發(fā)揮著非常重要的作用，記錄了醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程同時也承載著本院的文化，是醫(yī)院文化在紙質(zhì)載體和數(shù)字載體上的實(shí)際體現(xiàn)。因此，從這一方面來講，醫(yī)院的檔案管理工作也是為了傳承和發(fā)揚(yáng)這種文化。

第五，醫(yī)院檔案可為醫(yī)院建設(shè)提供有效參考，更能推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。檔案中進(jìn)記錄了醫(yī)院在發(fā)展過程中所經(jīng)歷的一切事件、成果和榮譽(yù)，對這些內(nèi)容進(jìn)行全面分析，可以幫助醫(yī)院管理者制定更符合醫(yī)院當(dāng)前運(yùn)營狀況以及未來發(fā)展需求的方案，可以將醫(yī)院導(dǎo)向發(fā)展的正軌，而檔案管理在這個過程中所發(fā)揮的作用不可替代。

3 開展醫(yī)院檔案管理模式改革的目的

醫(yī)院涉及了非常多的人員，因此若想令醫(yī)院有序運(yùn)行必須有一個完善的管理系統(tǒng)，在這樣的管理系統(tǒng)下，醫(yī)院整體的秩序都可以得到有力保障。比如工作人員可以及時對醫(yī)院各類設(shè)備的型號功能進(jìn)行了解，以此判定掌握設(shè)備是否需要維護(hù)或者更換等，避免醫(yī)院受設(shè)備影響而無法順暢運(yùn)行。檔案管理工作也同樣如此當(dāng)前各醫(yī)院已經(jīng)獲得了非常好的發(fā)展，設(shè)備數(shù)量、人員數(shù)量等都在不斷提升，醫(yī)療水平相較于過去有了質(zhì)的飛躍。在這樣的背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前醫(yī)院的運(yùn)行需求和發(fā)展需求，因此必須對檔案管理模式作出改革，這樣才能不斷推動醫(yī)院的良好發(fā)展。另外，我們正處在信息時代，當(dāng)前信息流通速度越來越快，數(shù)量也越來越大，檔案管理人員在這樣的環(huán)境下必須思考如何才能有效處理大量信息，將其中有用的信息篩選出來并歸入醫(yī)院檔案中。而且改革檔案管理模式還能幫助管理者找出當(dāng)前醫(yī)院存在的缺陷，然后做出積極改進(jìn)，這樣才能為醫(yī)院健康、可持續(xù)的發(fā)展提供充分保障[2]。

4 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

首先，缺乏檔案管理意識。近年我國的醫(yī)療行業(yè)發(fā)展態(tài)勢十分良好，各醫(yī)院在這樣的背景下獲得了非常好的發(fā)展，由此也就提升了醫(yī)院檔案的數(shù)量。但一些醫(yī)院的檔案管理人員明顯缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理的問題普遍存在，有的檔案管理員甚至不符合檔案管理工作的要求，實(shí)際工作過程中，不能有效對檔案信息進(jìn)行收集和整理，以至于一些有利于醫(yī)院發(fā)展的資料沒有被及時歸入檔案中，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。其次，還需完善檔案管理機(jī)制。醫(yī)院的人員比較復(fù)雜，而且涉及因素比較多，因此若想有效地開展檔案管理工作，必須有完善的機(jī)制做支持。但一些醫(yī)院的檔案管理員機(jī)制還不夠完善，導(dǎo)致檔案管理工作有效性一直得不到提升。另外一些醫(yī)院也在使用傳統(tǒng)的檔案管理手段，建檔和歸檔時還在使用人工和紙質(zhì)檔案，在信息社會，這種方式不僅會嚴(yán)重影響檔案管理效率，而且也會嚴(yán)重限制醫(yī)院的發(fā)展。最后，信息檔案的形式還有待統(tǒng)一。當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院都已經(jīng)完成了數(shù)字化建設(shè)，并且會通過信息化的方式開展檔案管理，但在實(shí)際管理工作中卻存在問題，沒有對信息檔案進(jìn)行有效整合，一般都由各個科室自行整理和保存檔案，信息在各科室之間沒有實(shí)現(xiàn)共享，這樣就無法采取有針對性的方式對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，以至于醫(yī)務(wù)人員想要使用檔案時必須去檔案管理部門查閱文書檔案和病歷檔案，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率[3]。另外信息技術(shù)有沒有在醫(yī)院中得到充分利用，實(shí)際應(yīng)用過程中，檔案管理人員可以通過信息技術(shù)查找收集和整理檔案，但無法及時對檔案系統(tǒng)進(jìn)行反饋和分析。有的醫(yī)院甚至沒有對數(shù)字檔案進(jìn)行集中管理，雖然可以對病歷檔案和科研檔案進(jìn)行分類，但沒有建立二者之間的聯(lián)系，在搜索或使用時只能選擇其中一種檔案信息，令檔案管理的全面性受到了很大 影響。

5 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用

5.1 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

為了真正實(shí)現(xiàn)檔案管理模式改革，并將其有效應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，首先要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，可從以下幾方面出發(fā)：第一要加強(qiáng)檔案管理人員對其本職工作的重視程度，使其建立對檔案管理工作的正確認(rèn)知，重視檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用。第二要提升能力工作人員的工作能力，使其充分滿足醫(yī)院檔案管理工作的要求，同時醫(yī)院也要對檔案管理工作人員開展全面考察，評價其是否有利于檔案管理模式的改革，如果不是可以對其開展培訓(xùn)，也可以考慮調(diào)離檔案管理工作崗位。另外還有非常重要的一點(diǎn)，作為醫(yī)院管理者，其自身一定要重視檔案管理，且要定期向全院宣講檔案管理工作的重要性，此為檔案管理模式改革以及在檔案管理中的有效應(yīng)用營造良好環(huán)境。

5.2 建設(shè)完善的檔案管理機(jī)構(gòu)

醫(yī)院在開展檔案管理工作過程中，要從自身實(shí)際情況出發(fā)，然后建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，以此為檔案管理工作提供科學(xué)指導(dǎo)，并為這項(xiàng)工作的有序開展提供充分保障。關(guān)于機(jī)構(gòu)建設(shè)分別有硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個方面，各醫(yī)院的硬件設(shè)施都已經(jīng)非常完善，因此當(dāng)前需要從軟件的角度出發(fā)來完善檔案管理機(jī)構(gòu)。而關(guān)于軟件設(shè)施具體有以下兩個方面：第一是管理理念，無論醫(yī)院的工作人員還是檔案管理人員，在收集、整理和保存檔案信息過程中必須具備新型理念，同時應(yīng)積極學(xué)習(xí)我國對檔案管理所制定的各種政策，然后以醫(yī)院實(shí)際情況為基礎(chǔ)對自身的檔案管理理念進(jìn)行完善[4]。醫(yī)院在這個過程中需要針對檔案管理制定明確制度，通過制度對醫(yī)務(wù)人員和檔案管理人員進(jìn)行約束，令其在工作過程中能夠認(rèn)真對待檔案管理。第二是管理方式，為了保證檔案管理模式改革的有序應(yīng)用，醫(yī)院應(yīng)析當(dāng)前所采用的檔案管理方式，然后選擇其中最高效的一種對檔案管理方式進(jìn)行統(tǒng)一，并且在各科室中選擇專門人員負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，整理完畢之后統(tǒng)一上傳到醫(yī)院的檔案管理部門，然后由檔案管理部門歸檔，以此充分保障醫(yī)院檔案信息的科學(xué)性和完整性。

5.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

目前各醫(yī)院的信息化建設(shè)已經(jīng)基本完成，而且會使用信息化手段開展檔案管理。結(jié)合前文的分析得知，有些醫(yī)院在軟件和系統(tǒng)方面還不能充分滿足檔案管理的要求，而且也限制了檔案管理模式改革的進(jìn)程[5]。因此，醫(yī)院在完善計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等信息化檔案管理必需的硬件后，需要進(jìn)一步完善軟件設(shè)施以及檔案管理系統(tǒng)，關(guān)于這一點(diǎn)，筆者覺得可以為檔案管理建立一個母系統(tǒng)，然后在母系統(tǒng)下設(shè)置各科室的分支系統(tǒng)，各科室的分支系統(tǒng)之間要盡力關(guān)聯(lián)關(guān)系，以此增加檔案之間的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而提升檔案的利用效率。

6 結(jié)束語

綜上所述，有效的檔案管理工作直接決定了醫(yī)院的發(fā)展，對此各醫(yī)院應(yīng)正視自身在檔案管理中存在的問題，然后結(jié)合自身實(shí)際情況開展檔案管理模式改革，并將改革成果有效應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，這樣才能為自身發(fā)展提供有力保障。本文首先簡單介紹了醫(yī)院檔案管理，隨后分析了醫(yī)院檔案管理的作用和改革檔案管理模式的目的，最后闡述了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀以及對檔案管理模式改革的有效應(yīng)用，希望本次分析可以為相關(guān)醫(yī)院提供一些有價值的參考，進(jìn)而幫助醫(yī)院真正做好檔案管理工作。