加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理探析

季 翠

（中共濱州市濱城區(qū)委辦公室，山東 濱州 256600）

黨政機(jī)關(guān)指的是中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)、國家行政機(jī)關(guān)，人事檔案作為其開展人事工作的重要組成部分發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，為合理有效的人事檔案管理可以為黨政機(jī)關(guān)進(jìn)行人才的識(shí)別、選拔、任用等提供重要依據(jù)。但是現(xiàn)階段黨政機(jī)關(guān)在人事檔案管理過程中暴露出一些問題和不足，諸如人事檔案不完整、管理技術(shù)和手段相對(duì)落后、檔案資源開發(fā)利用不到位等，沒能很好地適應(yīng)人事制度改革的持續(xù)深化，加強(qiáng)人事檔案管理勢(shì)在必行。

1 黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理的主要特征

在經(jīng)濟(jì)政治體制持續(xù)變革、檔案事業(yè)不斷發(fā)展的時(shí)代，黨政機(jī)關(guān)基于人事管理需求形成了人事檔案，是當(dāng)事人情況的原始記錄，兼具記載、呈現(xiàn)當(dāng)事人行政經(jīng)歷和出勤率、績(jī)效等數(shù)據(jù)信息的職能，集中管理當(dāng)事人的資料。其管理特征主要體現(xiàn)為：

第一，相對(duì)穩(wěn)定性。在實(shí)施公務(wù)員制度以后，黨政機(jī)關(guān)人事檔案由機(jī)關(guān)自行保管，設(shè)有檔案部門，當(dāng)干部有調(diào)動(dòng)或發(fā)生職位變動(dòng)時(shí)才會(huì)發(fā)生人事檔案的轉(zhuǎn)遞、移交和接收等行為，這表明人事檔案保管是相對(duì)穩(wěn)定的。第二，高度嚴(yán)格性。黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理者不能篡改人事檔案材料，更不能作假，客觀記載當(dāng)事人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作情況、考評(píng)等，真實(shí)性是最顯著的特征，和普通的人事檔案管理比起來更為嚴(yán)格、規(guī)范，保證人事檔案的真實(shí)性、可靠性。第三，保密性。黨政機(jī)關(guān)的人事檔案和干部個(gè)人隱私息息相關(guān)，尤其是在干部考察環(huán)節(jié)形成的材料會(huì)直接、間接地反映重大歷史事件，他人不適宜知 曉[1]。因而黨政機(jī)關(guān)人事檔案既是干部的隱私，又是國家的秘密，一旦泄露必然帶來不可估量的損失，必須做好保密工作。

2 加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理的有效舉措

2.1 規(guī)范檔案的審核與鑒別，完善人事檔案

為保證黨政機(jī)關(guān)人事檔案的完整性和真實(shí)性，應(yīng)做好三方面工作：第一，把控人事檔案入口關(guān)。這是整理人事檔案的第一道關(guān)口，對(duì)人事檔案質(zhì)量有直接影響，如果在日常收集環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)人事檔案材料不規(guī)范或不齊全，應(yīng)根據(jù)收集歸檔制度補(bǔ)充材料，在復(fù)制原件的同時(shí)完善相關(guān)手續(xù)。形成人事檔案的部門要及時(shí)將其移交給檔案部門進(jìn)行歸檔和保管，檔案部門則要建立檔案聯(lián)系制度，主動(dòng)收集材料，及時(shí)完善、充實(shí)人事檔案。第二，把控新接收檔案材料入口關(guān)。黨政機(jī)關(guān)的檔案工作者要堅(jiān)持嚴(yán)格管理人事檔案，從新增人員的檔案入手，嚴(yán)格審核新接收的人事檔案材料，重點(diǎn)審核他人檔案材料是否歸入，有沒有假學(xué)歷、假證明等，人事檔案材料是否存在涂改情況，檔案材料之中的姓名、性別、出生日期、參加工作的時(shí)間以及入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷等基本信息是否存在前后不一致的現(xiàn)象。如果在審核時(shí)發(fā)現(xiàn)了問題，要及時(shí)加強(qiáng)溝通和處理，詳細(xì)羅列新接收人事檔案材料的遺留問題，保證其內(nèi)容全面、真實(shí)，材料齊全、規(guī)范，確保后續(xù)順利開展人事檔案的歸檔、整理、開發(fā)、利用等工作，使人事檔案管理不斷趨于規(guī)范化。第三，把控人事檔案歸檔鑒別關(guān)。在人事檔案管理中要預(yù)防誤收材料，將人事檔案之中的非人事內(nèi)容排除、不相關(guān)材料剔除，準(zhǔn)確收集與當(dāng)事人情況相符的材料?？梢越Y(jié)合人事檔案材料中的基本信息判斷人員身份，預(yù)防誤收他人信息，同時(shí)避免人事檔案的重復(fù)收集，及時(shí)登記所收檔案，分類存放[2]。另外，要嚴(yán)格執(zhí)行黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理制度，預(yù)防發(fā)生收集人事檔案材料不登記、手續(xù)不完善等現(xiàn)象，核實(shí)檔案真?zhèn)?，?duì)不完整、不規(guī)范的人事檔案材料不能歸檔，沒有保存價(jià)值的材料也不能歸檔，降低人事檔案造假的可能性，確保黨政機(jī)關(guān)正常開展人事工作。

2.2 引入先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，強(qiáng)化數(shù)字管理

鑒于當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的改革和發(fā)展要求，黨政機(jī)關(guān)在人事檔案管理中應(yīng)基于現(xiàn)有人事信息系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用，完善在職和離退休人員的個(gè)人信息、學(xué)歷、職務(wù)等情況，保證數(shù)字信息準(zhǔn)確無誤，并形成干部信息一覽表，方便查詢和使用，為相關(guān)人事政策的制定提供依據(jù)。在實(shí)際工作中要嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，完善建立檔案管理體系，規(guī)范人事檔案的信息化與數(shù)字化管理。數(shù)字化建設(shè)對(duì)黨政機(jī)關(guān)電子人事檔案的優(yōu)越性也會(huì)產(chǎn)生影響，檔案工作者要積極利用各種先進(jìn)的儀器、設(shè)備將以往紙質(zhì)檔案掃描入庫，制定數(shù)字化編號(hào)，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。換言之，要通過先進(jìn)儀器的錄音、攝像或者掃描，形成多樣化的、完整的電子檔案，在有效管理現(xiàn)有電子檔案的同時(shí)完整保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，實(shí)行雙軌制管理和利用。

特別是加強(qiáng)人事檔案的安全保密管理，因?yàn)槿耸聶n案廣泛涉及黨政機(jī)關(guān)每一個(gè)人的信息，也關(guān)乎每一個(gè)人的利益，如果泄露會(huì)遭受巨大的損失[3]。因此，在人事檔案的信息化與數(shù)字化管理進(jìn)程中要防護(hù)檔案信息安全，定期檢測(cè)黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)備的安全性、縝密性，將網(wǎng)絡(luò)測(cè)試工作落到實(shí)處，避免發(fā)生人事檔案信息泄露問題。這就要求檔案工作者務(wù)必要熟練使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，防止因操作失誤泄露人事檔案信息；嚴(yán)格遵守人事檔案安全制度和保密政策，杜絕因個(gè)人利益隨意泄露人事信息；建立并執(zhí)行嚴(yán)密的人事檔案信息保密管理制度，加強(qiáng)安全保障，為人事檔案數(shù)字化管理構(gòu)建安全、可靠、真實(shí)的網(wǎng)絡(luò) 環(huán)境。

2.3 促進(jìn)人事檔案資源利用，發(fā)揮服務(wù)功能

管理人事檔案的終極目標(biāo)在于利用，黨政機(jī)關(guān)的檔案工作者在完整收集人事檔案、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上必須加強(qiáng)開發(fā)利用，使人事檔案資源為機(jī)關(guān)的運(yùn)作乃至社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。傳統(tǒng)人事檔案管理一般將組織評(píng)價(jià)視作衡量一個(gè)人工作實(shí)績(jī)、能力及品行的重要標(biāo)準(zhǔn)，更關(guān)注非民主化的鑒定、組織意見，忽視了人本性與服務(wù)性，導(dǎo)致人事檔案資源功能變異。黨政機(jī)關(guān)人事檔案管理往往強(qiáng)調(diào)保密性比服務(wù)性高、政治性比業(yè)務(wù)性高，人事檔案資源直接為人事工作提供服務(wù)，成為黨政機(jī)關(guān)開展人事工作的重要手段和工具。組織了解、掌握人事檔案，服務(wù)于人事和其他相關(guān)工作的開展，如果隨意擴(kuò)大人事檔案資源的使用范圍，必然會(huì)產(chǎn)生一定的負(fù)面效應(yīng)，不利于發(fā)揮人才的主觀能動(dòng)性，也不利于維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定、和諧，損害黨和國家的 事業(yè)。

因此，黨政機(jī)關(guān)的人事檔案管理要體現(xiàn)服務(wù)性，致力于追求公共利益。要注意改變黨政機(jī)關(guān)人事檔案主觀化、身份化、神秘化的傳統(tǒng)理念，明確其客觀、全面、真實(shí)地記錄著當(dāng)事人的德、能、勤、績(jī)、廉等資料信息，為人事工作、組織工作提供及時(shí)、全面、科學(xué)的人事檔案信息服務(wù)?？梢越柚W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立人事檔案數(shù)字化開發(fā)利用中心，在安全和保密的前提下適當(dāng)拓寬人事檔案利用途徑、服務(wù)途徑，提升綜合效益。

3 結(jié)語

人事檔案管理是在新時(shí)代發(fā)展背景下黨政機(jī)關(guān)管理不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，必須跟隨人事制度的改革而不斷改變、創(chuàng)新，盡可能規(guī)范人事檔案的審核與鑒別，保持人事檔案的完整性，同時(shí)借助先進(jìn)技術(shù)手段推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理，體現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，確保大大提升人事檔案管理綜合水平。在今后的管理與發(fā)展中，黨政機(jī)關(guān)的人事檔案管理改革將越來越深入，發(fā)揮更強(qiáng)大的服務(wù)功能。