無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理研究

劉 慧

（山西省兒童醫(yī)院，山西 太原 030001）

就醫(yī)院而言，檔案是記載醫(yī)院歷史變遷、醫(yī)學資料、病史信息的重要資源，是保障醫(yī)院規(guī)范化管理的重要保障。在現(xiàn)代信息化背景下，無紙化辦公模式逐漸在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮出重要作用，能夠切實提高檔案調(diào)取與運用效率，促進醫(yī)院檔案便捷化發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案電子化信息管理是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。

1 無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢分析

無紙化辦公模式是指在管理過程中減少紙張使用，借助通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的儲存與傳遞，在醫(yī)院檔案管理中，通常分為兩類，一類為儲存醫(yī)院歷史變遷、重要醫(yī)學資料、醫(yī)院從業(yè)者信息的醫(yī)院檔案，另一類為記載客人病史記錄的病史檔案，從醫(yī)院發(fā)展的角度來看，醫(yī)院檔案與病史檔案均為重要信息資源，能夠為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)提供信息支持。

運用信息技術(shù)實現(xiàn)無紙化醫(yī)院檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言具有較強優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在：

1）節(jié)約檔案存儲空間，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，醫(yī)院龐大的檔案室與病案室占據(jù)較大空間，對于醫(yī)院而言，檔案信息不可丟棄，但在長久發(fā)展中，醫(yī)院檔案的數(shù)量增加，為醫(yī)院存儲空間帶來較大壓力，而在無紙化辦公模式下，運用信息技術(shù)加以儲存能夠?qū)崿F(xiàn)檔案電子化，有效解決醫(yī)院存儲空間不足問題。

2）便于重要信息長久儲存，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)問題受多種因素制約，無法實現(xiàn)長久儲存，例如受天氣溫度與濕度影響，易導致字跡模糊、蟲蛀現(xiàn)象出現(xiàn)，而醫(yī)院檔案信息化管理后可最大程度保障檔案原有價值，降低檔案損失與丟失風險。

3）提高檔案調(diào)取、利用效率，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，因檔案資源的不利存儲與保密性質(zhì)，調(diào)取手續(xù)較為繁雜，在信息化檔案建設(shè)中，可針對不同層次進行資格認證，實現(xiàn)不同保密級別的檔案信息調(diào)取，提高信息利用效率[1]。

2 醫(yī)院檔案管理中實現(xiàn)無紙化辦公模式的策略探討

為切實引導醫(yī)院檔案管理在無紙化辦公環(huán)境下的發(fā)展方向，本文從實現(xiàn)檔案范圍內(nèi)共享、促進檔案管理獨立授權(quán)、完善信息化檔案管理制度、加強檔案管理人才建設(shè)四個角度進行策略探討。

2.1 實現(xiàn)檔案范圍內(nèi)共享

在大數(shù)據(jù)時代，信息資源是促進醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，隨著社會逐漸進入知識經(jīng)濟，醫(yī)院需意識到檔案信息的重要性，并提高檔案信息利用效率實現(xiàn)價值創(chuàng)造。對于醫(yī)院而言，檔案的存在除記錄醫(yī)院重大事件外，最重要的則是為促進醫(yī)療水平提升，保障醫(yī)療事業(yè)嚴謹性，尤其對于醫(yī)院病史檔案而言，其調(diào)取效率能夠切實影響醫(yī)療人員對于病情的診治與研究，實現(xiàn)醫(yī)院檔案范圍內(nèi)共享是促進醫(yī)療水平發(fā)展的重要途徑之一，能夠在患者就診時結(jié)合歷史病案進行分析，提升病情診斷準確度與速度，在實現(xiàn)無紙化檔案辦公環(huán)境下，可將醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療人員納入允許調(diào)取檔案名單內(nèi)，并結(jié)合醫(yī)院實際醫(yī)療等級對檔案調(diào)取等級進行劃分，以此保障醫(yī)院保密檔案信息管理的嚴謹性，同時需及時進行檔案更新，確保檔案可在特定環(huán)境下發(fā)揮作用。

2.2 促進檔案管理獨立授權(quán)

在現(xiàn)階段檔案管理中，醫(yī)院信息檔案均由檔案室與病案室進行統(tǒng)籌管理，但在實際管理過程中，因檔案管理人員醫(yī)學知識限制，易導致信息錯亂現(xiàn)象出現(xiàn)，致使醫(yī)院信息檔案建設(shè)有效性降低。為有效解決可能存在的人工失誤現(xiàn)象，可對醫(yī)院內(nèi)各科室進行檔案管理獨立授權(quán)，使各科室具備建立獨立檔案的權(quán)力，并定期將科室獨立檔案進行匯總提交醫(yī)院總檔案室與病案室，同時需各科室自行進行分類，以此避免檔案管理人員將檔案進行類別混淆，除此之外，檔案管理實現(xiàn)獨立授權(quán)不僅可降低人為失誤，還可將檔案管理責任落實到各科室，實現(xiàn)有效的責任追蹤管理[2]。

2.3 完善信息化檔案管理制度

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，信息化檔案較為新穎，醫(yī)院采取新式檔案管理方式后，為保障管理方法的有效性，需結(jié)合一系列制度進行輔助。首先需開展激勵獎懲制度，使醫(yī)院各科室意識到檔案信息管理的重要性，對于醫(yī)院檔案管理人員而言，需運用更為嚴謹?shù)募瞠剳椭贫龋魴n案管理團隊工作規(guī)范無誤，可采用精神激勵與物質(zhì)激勵并性的方式進行獎勵，提高檔案管理人員工作積極性，同時應(yīng)對各類檔案運用現(xiàn)代信息化手段進行歸類統(tǒng)計并記錄，杜絕因檔案管理人員失誤而出現(xiàn)的檔案信息錯漏遺失現(xiàn)象；其次需完善檔案安全制度，對于信息化檔案而言，安全指數(shù)的提升表現(xiàn)在物理層面，而信息化檔案的技術(shù)安全需嚴加保障，進行檔案存儲建設(shè)時，應(yīng)建立多重防控密鑰，避免醫(yī)院檔案被非法竊??；最后運用監(jiān)督管理制度貫穿整個檔案管理過程，對于所有檔案進行定期調(diào)取記錄查詢，監(jiān)督信息化檔案制度落實情況，若出現(xiàn)非醫(yī)院調(diào)取路徑需及時進行排查，進一步保障檔案安全，此外可設(shè)立醫(yī)院范圍內(nèi)監(jiān)督渠道，借助電子郵件等匿名形式進行監(jiān)督，促進信息化檔案管理長遠發(fā)展。

2.4 加強檔案管理人才建設(shè)

在現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸成熟的環(huán)境下，人們對于各類高素質(zhì)人才極度重視，為確保無紙化檔案的有效落實，應(yīng)保障人力資源的有效利用，但在現(xiàn)階段檔案管理中，檔案管理人員逐漸出現(xiàn)老齡化趨勢，不利于檔案人才建設(shè)，因此積極進行相關(guān)人才培養(yǎng)已迫在眉睫。首先需針對醫(yī)院現(xiàn)階段檔案管理人員進行信息化培訓，使其具備獨立完成電子檔案的存儲、記錄與定期檢查的能力，檔案信息化內(nèi)部培訓可結(jié)合激勵制度，提高其重視程度，為提高檔案管理人員培訓興趣，可運用多元化培訓方式，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，同時對于檔案管理人員需進行定期考核，考核成績納入評估績效，以此規(guī)范管理人員行為，提高其檔案管理工作嚴謹性；其次應(yīng)確保檔案管理人員招聘嚴格化，為檔案管理團隊注入新鮮血液，并通過外部招聘形成內(nèi)部激勵，面向社會進行招聘時，應(yīng)信息化具有時代特色，需盡量趨向年輕化，保障其具備較強學習能力；最后可加強各醫(yī)院之間的交流溝通，可使檔案管理人員到優(yōu)秀醫(yī)院進行學習交流，通過學習優(yōu)秀醫(yī)院的檔案管理模式發(fā)現(xiàn)自身不足，提高其對于檔案管理的重視，以此促進醫(yī)院檔案管理水平提升。

3 結(jié)語

綜上所述，在無紙化辦公模式下，實現(xiàn)信息化醫(yī)院檔案管理能夠家提高信息利用率與醫(yī)院從業(yè)者工作效率，在當下醫(yī)院發(fā)展過程中，實現(xiàn)無紙化檔案管理是未來發(fā)展的必經(jīng)之路，能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的低效率保存，提高醫(yī)院重要信息的保存年限，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。