提高基層黨校檔案管理工作效率的策略分析

張云艷

（中共鹽城市委黨校，江蘇 鹽城 224007）

基層黨校檔案管理工作可以說奠定了整個檔案工作的基礎，是整個黨校檔案工作系統(tǒng)中很重要的一部分，是檔案事業(yè)不斷發(fā)展的支撐。檔案管理的主要內容有對檔案的搜集、整理、使用以及最后的保存。隨著信息化時代到來，現(xiàn)代化技術逐漸普及，檔案管理工作也要隨之進行改變。將計算機技術運用在檔案管理中，不僅可以滿足新時期檔案管理的要求，提升管理工作的效率和質量，而且還可以使檔案的共享變得十分方便，可謂一舉兩得。但就目前的網(wǎng)絡技術和檔案管理相結合的情況來看，依舊存在許多問題。本文就如何提升基層黨校檔案管理的工作效率提出了一些想法，將從以下幾個方面展開說明。

1 基層黨校檔案管理的主要內容

基層檔案管理工作主要有以下幾方面內容，首先要對檔案進行搜集歸納，然后對檔案目錄進行編制。因為各個基層單位對檔案管理的要求不一致，內容也不甚相同，所以可以說檔案管理的系統(tǒng)也大相徑庭。本文主要針對基層黨校的檔案管理工作進行說明。通過大致的分類，可以將檔案管理工作分為實體管理和信息加工兩個方面；實體管理主要包括對文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等實體檔案的管理，而信息加工主要是對收集到的信息進行整合輸出，例如對文獻的編纂，編制目錄等。

2 檔案管理的必要性

從某種程度上來說，檔案管理的工作是偏向于服務性的工作，主要包括了檔案的搜集、整合、使用、保管等一系列的步驟。在多數(shù)情況下，檔案管理工作還帶有政治色彩，即使這份工作較為枯燥，但在日常的工作中也絕不可忽視它。在管理檔案時，首要原則就是保障其完整，此外還要保證檔案的有序排列。同時，為了更好的辨別不同的檔案，管理人員還會給檔案編制序號。并且一些檔案需要保密管理，例如科技檔案、財務檔案等等，這就需要管理人員具有強烈的責任心和保密的意識，這樣才能使檔案做到完全保密。還要注意的一點是，由于各類檔案都有各自的特點，所以不同檔案的管理方式也不同，這時就需要管理人員有處理不同材料的能力，同時也要有耐心。

3 基層黨校檔案管理中的問題

3.1 管理意識較為落后

首先想要做好檔案管理這份工作，我們應當給予充分的重視。但是由于檔案管理這份工作較為枯燥，而且需要花費大量的時間和人力，這就導致一些基層黨校對檔案管理工作缺乏重視，導致管理人員的管理意識逐漸淡化，以至于在檔案管理工作中工作效率低下，逐漸形成了一個惡性循環(huán)。同時，由于重視程度不夠，對于檔案管理工作的方式和方法也沒有更多的想法和創(chuàng)新，從而對接下來深入開展檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響，使得檔案管理工作逐漸僵化、寸步難行。

3.2 檔案管理人員素質較低、人手不夠充足

基層黨校的檔案管理工作是比較復雜的，并不是所有人都可以勝任的。這份工作要求管理人員要具備一定的計算機知識和一些基本的文員常識，同時還要有一定的專業(yè)素質，還要有足夠的耐心和對檔案管理工作的熱情，能夠達到以上這些條件才可以將檔案管理工作做的較為出色。但是，從目前的各個基層黨校單位來看，它們的檔案管理人員很難同時達到以上幾個要求。很多管理人員沒有經(jīng)過專門的技術培訓，甚至一些單位的檔案管理工作沒有專人來做，只是其他部門的工作人員來兼任的，他們中的大多數(shù)只有自己的專業(yè)知識，而對于檔案管理工作的內容了解的少之又少，更多的人都是“現(xiàn)學現(xiàn)賣”，對于檔案管理工作也知識以敷衍的態(tài)度了事。從總的情況來看，檔案管理工作不容樂觀。檔案管理人員的專業(yè)水平偏低，不能夠滿足基層黨校日常檔案管理工作的要求，想要達到這一目標還需要付出很大努力。

3.3 檔案保管的環(huán)境較差

依據(jù)調查的數(shù)據(jù)表明，大部分的基層黨校對檔案的保管都不能夠達到合格的標準，統(tǒng)一規(guī)范的要求更是天方夜譚。同時，一些單位將存放檔案的地方當做了儲物室，將檔案和其他的物品擺放在一起，單位的任何人員可以隨意出入管理室。此外，里面的設備陳舊，甚至于存放檔案的柜子也是不一致的，檔案的保密性根本無從談起。還有一小部分單位連檔案的完整性也不能保證，出現(xiàn)了部分檔案缺失受損的現(xiàn)象。從實際的角度來看，的確存在一些基層單位辦公室緊張的情況，很難單獨拿出一間辦公室當做檔案管理的工作室，這種情況可以理解，我們可以將其他物品和檔案一同存放，但是要保證檔案的有序擺放，能夠保證檔案的完整性，同時要放到統(tǒng)一的柜子里進行保存，最好可以是帶鎖的柜子，并安排專門的管理人員保管鑰匙。但是能做到以上的單位只是少數(shù)，從根本上來說還是保管的環(huán)境差，管理人員也沒有引起足夠的重視，對檔案管理工作也缺乏正確的認識，所以導致了檔案管理存在著許多問題。

4 提升基層黨校檔案管理工作效率的方法

4.1 加強檔案的管理意識，堅決維護檔案的真實性

想要做好檔案管理工作，重視程度是最為關鍵的，一旦某種事物引起了人們的重視，那么在大多數(shù)情況下他們就會把它做好。對于一些領導及管理工作人員輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀，基層黨校單位應及時改變這些人的想法，讓他們能夠認識到檔案管理工作的重要程度。首先，要著眼于基層黨校的領導們，要引起他們對檔案的重視，加強他們的檔案管理意識，這樣才能發(fā)揮他們的帶頭作用，引導單位中更多的人重視檔案管理這份工作；其次，要安排專業(yè)的技術人員對單位的管理人員進行培訓，并在培訓結束后對他們進行考核，考核成績直接影響最終的獎金，這樣做能夠有效的端正他們的學習態(tài)度，從而激發(fā)他們對于檔案管理工作的熱情；最后，在檔案管理人員中開展評優(yōu)機制，每個月的月末根據(jù)工作成績選出最優(yōu)秀的人進行獎勵，調動他們的工作積極性。通過以上的做法，會讓黨校的工作人員重新重視檔案管理的相關工作。在重視了檔案管理工作之后，就要開展下一步的管理工作。其中較為重要的一個環(huán)節(jié)就是保證檔案的真實性。檔案的真實性可以說是檔案工作的基礎，如果無法保證檔案的真實，那么其他的管理工作也只是多此一舉。對于有問題的檔案，必須要追根溯源，查明材料的來源以及出處，對于檔案的真實性必須要認真對待。此外，檔案管理人員要堅持原則，能夠自覺抵制各種誘惑，這也是對檔案管理人員的一項考驗。

4.2 不斷完善基層黨校檔案管理制度

健全檔案管理制度是進行檔案管理的前提條件，一套好的管理制度可以使檔案管理工作能夠更好的開展下去。例如建立健全《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案銷毀制度》等等，通過這些制度來約束管理人員的行為，讓他們依照制度進行每一步工作，可以讓檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化。但目前基層黨校的檔案管理制度并不完善，仍然存在許多漏洞，部分單位甚至沒有相關的檔案管理制度。所以盡快構建一套檔案管理的制度體系，完善檔案管理機構的相關設置刻不容緩。俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓?！庇行У闹贫润w系不僅可以約束管理人員，在某種程度上也可以約束領導人員，基層黨校的領導們可以將檔案管理工作落實到具體的工作計劃中，更有利于其實施。

4.3 恰當?shù)剡\用現(xiàn)代化技術，提升工作效率

在新時代的背景下，將計算機技術應用到檔案管理工作中是勢在必行的，它順應了歷史的發(fā)展。想要通過現(xiàn)代化技術來提升檔案管理的工作效率，首先需要基層黨校的領導重視檔案管理工作，能夠發(fā)自內心的認為檔案管理工作是重要的，對單位今后的發(fā)展也產(chǎn)生了很大的影響；其次，就是設備的支持，想要應用現(xiàn)代化的技術，就一定需要硬件的支撐，這時就需要單位的領導給予資金的支持，能夠保障設備的供給，這對于應用現(xiàn)代化技術也是不可缺少的條件之一；再次，有了充足的設備，還需要安排專業(yè)的技術人員為管理人員進行相關培訓，這一步也十分關鍵，如果只有設備而沒有工作人員會使用，那么一切也只是空談；最后，在具備了上述條件外，在實際工作中，還需要主管領導對檔案工作人員進行監(jiān)督，能夠在實際工作中了解他們的工作狀況，對不足之處進行總結并告知他們。隨著時間的推移，現(xiàn)代化技術的應用會大大提升檔案管理的工作效率，而且許多枯燥的任務計算機就可以處理，也可以從側面的調動工作人員的積極性。最后值得說明的一點是，在管理人員逐漸步入正軌時，可以鼓勵他們互相表達自己的工作經(jīng)驗，能夠讓檔案管理工作得到更大的優(yōu)化和提升。

4.4 強化對檔案管理人員的培訓，提升他們的能力與素養(yǎng)

在基層黨校檔案管理工作中，對管理人員的培訓、提升他們的專業(yè)能力也是十分必要的，對單位今后的發(fā)展也具有重要的意義。首先，最重要的是要提升他們的思想道德素質，良好的道德素質是成為一名優(yōu)秀的管理人員的必要條件。基層黨校檔案管理是富有政治色彩的工作，要求管理人員必須有高度的責任心，思想道德水平高且做事認真嚴謹，能夠保證質量的完成檔案管理的每一項任務。其次，要提升他們的職業(yè)道德素養(yǎng)?；鶎狱h校檔案管理人員要做到熱愛工作，恪盡職守，認真完成檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，履行自己應盡的義務，具有正確的職業(yè)價值觀，端正對待檔案管理這項工作態(tài)度，具有崇高的使命感與責任感。再次，要加強對于專業(yè)知識的學習。時代在不斷進步，許多知識也隨之在不斷更新。政府部門應安排有關的專業(yè)人員對檔案管理人員進行相關的職業(yè)技能培訓，能夠讓管理人員了解到最新的檔案管理知識和相關制度，從而達到提升工作效率的目的。此外，管理人員除了接受新鮮的知識，還可以在工作中進行適當?shù)膭?chuàng)新，敢于創(chuàng)造新的檔案管理方法，不斷總結經(jīng)驗，使得管理工作越來越恰當。最后，提高管理人員的服務意識。檔案管理工作本質上是一項服務工作，其存在的價值是更好的服務于單位。檔案管理人員應當在日常的工作中明確自己的位置，逐步形成習慣，為檔案需求者提供更好的服務。

5 結束語

綜上所述，本文從幾個方面闡述了基層黨校檔案管理工作的現(xiàn)狀，說明了基層黨校檔案管理的主要內容以及檔案管理的重要性，同時也表明了檔案管理存在的問題以及相應的提高工作效率的方法。隨著我國檔案管理工作的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術與檔案管理工作的不斷融合，對檔案管理人員的要求也越來越高?，F(xiàn)代化技術的應用是一個機遇也是一個挑戰(zhàn)，我們要勇于挑戰(zhàn)，努力提高基層黨校檔案管理的工作效率，推動檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。