新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)探討

褚 濤 王 偉

（濟(jì)南市第二皮膚病防治院，山東 濟(jì)南 271100）

醫(yī)院檔案管理內(nèi)容包括醫(yī)療活動(dòng)中的文件、資料、圖表、錄音等信息記錄。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步中，檔案管理在醫(yī)院管理當(dāng)中越來(lái)越受到關(guān)注，其的作用也逐漸受到了認(rèn)可。在新醫(yī)改形勢(shì)下，檔案管理要跟緊時(shí)代發(fā)展的腳步，充分的發(fā)揮出其實(shí)際的作用，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展打下奠定基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院檔案管理的意義

1）醫(yī)院文化建設(shè)有助于傳承醫(yī)院歷史。醫(yī)院檔案管理內(nèi)容中，不僅僅包含了醫(yī)療活動(dòng)中的文件、資料、影像等資料，其還是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程的一個(gè)重要依據(jù)，豐富的素材和資料為醫(yī)院的文化建設(shè)提供了重要的內(nèi)容支撐，是醫(yī)院重要的文化財(cái)富。完整的檔案資料有助于醫(yī)院追根溯源，了解醫(yī)院的起源，可以有效的促進(jìn)同行的交流，甚至是國(guó)家之間的合作交流，同時(shí)又可以讓醫(yī)院的文化很好的傳承下去。如在近代很多的醫(yī)院屬于教堂形式，是由國(guó)外傳教士捐建而成，完整的檔案資料和記載能夠與中外的很多友誼醫(yī)院進(jìn)行交流和合作[1]。通過(guò)借鑒資料有針對(duì)性的作出合理的政策決議，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況改革方案，有助于醫(yī)院綜合實(shí)力的提升。

2）豐富的檔案資料有助于建立社會(huì)形象。在醫(yī)院檔案管理中，豐富的檔案資料是文化財(cái)產(chǎn)的歷史沉淀，是人們了解醫(yī)院的最直觀的明信片，能夠幫助醫(yī)院樹(shù)立良好的社會(huì)形象，增強(qiáng)人們對(duì)于醫(yī)院的認(rèn)可。醫(yī)院要通過(guò)培訓(xùn)、公眾號(hào)、官微等方式宣傳醫(yī)院的文化和歷史，讓職工對(duì)醫(yī)院具有自豪感和認(rèn)同感，進(jìn)而讓職工隊(duì)伍具有凝聚力，對(duì)于自身的職責(zé)具有更強(qiáng)的責(zé)任感，能夠更好的服務(wù)于人民，調(diào)動(dòng)職工隊(duì)伍的奉獻(xiàn)精神，促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題和現(xiàn)狀

1）檔案管理人員的專業(yè)水平不足。在現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院較為重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，對(duì)于檔案管理人員的重視度不高，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。很多醫(yī)院的檔案管理人員對(duì)于文件管理的專業(yè)度不夠，專業(yè)知識(shí)認(rèn)知有一定的局限性，導(dǎo)致檔案管理的工作出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、資料缺失等問(wèn)題。另外，現(xiàn)今很多醫(yī)院的檔案管理人員多來(lái)自行政、后勤等部門(mén)，一方面是體現(xiàn)出來(lái)人才的缺失，另一方面不具專業(yè)度的檔案管理人員不符合檔案管理的發(fā)展，這些都是影響檔案管理的因素。

2）檔案文件管理系統(tǒng)不完善。現(xiàn)階段很多的醫(yī)院都是按照自己的主觀來(lái)進(jìn)行檔案管理，缺乏系統(tǒng)性的管理。沒(méi)有完善的管理系統(tǒng)降低了檔案管理效率。如有的醫(yī)院采用相對(duì)簡(jiǎn)單的管理方式，文件的信息不夠完善和詳細(xì)，導(dǎo)致了很多的信息丟失，為以后的查閱帶來(lái)很大的影響。再如醫(yī)院對(duì)于檔案管理的責(zé)任劃分不清晰，導(dǎo)致檔案管理人員不清楚職責(zé)范圍，這也是導(dǎo)致文件管理信息的不完善。

3）檔案文件信息化建設(shè)度不高。隨著信息技術(shù)的不斷深化，文件可以存儲(chǔ)在云端和硬盤(pán)中，能夠讓檔案管理更加的高效和方便使用。但是現(xiàn)今還是有很多的醫(yī)院并沒(méi)有注重信息化建設(shè)，特別是小型的醫(yī)院，對(duì)于檔案管理中信息管理的繁重結(jié)構(gòu)不夠重視，對(duì)于以往檔案的錄入不及時(shí)等問(wèn)題[2]。醫(yī)院要重視檔案信息化建設(shè)管理，檔案信息化是未來(lái)醫(yī)院檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4）對(duì)于檔案管理設(shè)備設(shè)施的投入不足。在現(xiàn)階段的醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，對(duì)于檔案管理的關(guān)注度不高，大多精力都放在了醫(yī)療隊(duì)伍、基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)療水平等，對(duì)于檔案管理設(shè)備設(shè)施和區(qū)域的配置較少。醫(yī)院的區(qū)域多用于臨床工作，好多醫(yī)院的檔案管理室較小，不利于文件的存放和處理，也影響了文件的保存和使用。在加之設(shè)備設(shè)施較于陳舊，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展缺乏實(shí)效性。

3 在新醫(yī)改形勢(shì)下檔案管理工作的有效措施

1）不斷創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案有效性。在醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展中，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理方式是重要的前提，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的工作方式。首先要提升檔案人員的管理意識(shí)，保持與時(shí)代發(fā)展腳步的一致性。在檔案管理人才培養(yǎng)上，要加大培養(yǎng)的力度，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況多方面的開(kāi)發(fā)信息資源，提升檔案信息的使用 率[3]。如根據(jù)不同醫(yī)院的檔案特性，要求對(duì)于不同種類的檔案機(jī)制都要進(jìn)行掌握。通過(guò)加強(qiáng)檔案編研機(jī)制，為醫(yī)院提供更加優(yōu)良的服務(wù)檔案精品，讓檔案更加具有影響力，滿足醫(yī)院的當(dāng)下和未來(lái)的發(fā)展 需求。

2）培養(yǎng)檔案人員專業(yè)水平，提升檔案工作效率。醫(yī)院要重視檔案管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化檔案管理專業(yè)知識(shí)，組織人員積極的參加會(huì)議、培訓(xùn)課、專題講座等，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行再教育，提升人員的責(zé)任意識(shí)。糾正傳統(tǒng)的“重管輕用”的觀念，充分的調(diào)動(dòng)人員的積極性和熱情，讓檔案管理作用發(fā)揮最大化作用。同時(shí)還要樹(shù)立管理人員的終身學(xué)習(xí)觀念，讓檔案人員具備自主學(xué)習(xí)的能力，提升自身的服務(wù)意識(shí)，以便滿足醫(yī)院的需求和自我提升，成為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的優(yōu)秀人才。

3）完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。在醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要重視完善管理制度，在實(shí)際工作的基礎(chǔ)上結(jié)合相關(guān)的政策完善管理制度，讓制度更加的規(guī)范化和科學(xué)化，主要是規(guī)范工作人員的檔案管理工作日常，包括資料的收集、整理、錄入、利用、保密等。并明確每個(gè)人員的職責(zé)范圍和任務(wù)，讓各項(xiàng)工作落到實(shí)處，并有跡可循，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保高效的工作效率。

4）增添設(shè)備設(shè)施，提升檔案部門(mén)效率。醫(yī)院要重視檔案室的硬件設(shè)施投入，根據(jù)自身的情況，配備計(jì)算機(jī)設(shè)備、攝像頭設(shè)備、打印設(shè)備等，通過(guò)設(shè)備設(shè)施的輔助，加強(qiáng)工作人員的工作效率。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)軟件的使用，運(yùn)用其進(jìn)行編目、統(tǒng)計(jì)和借閱等，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理手段，改善存儲(chǔ)小、操作復(fù)雜等現(xiàn)象，進(jìn)而提升檔案管理的效率[4]。根據(jù)醫(yī)院的自身?xiàng)l件，還可以在局域網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的納入，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的歸納，在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提升檔案信息的利用率，為醫(yī)療事業(yè)和醫(yī)療科研，提供有效的信息支撐，為我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5）加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)有利于增加檔案資源的利用率。現(xiàn)代化檔案管理其一是體現(xiàn)在數(shù)字化存儲(chǔ)，將檔案資源科學(xué)的收集、分類和保存，進(jìn)而建立一套完善的檔案信息管理系統(tǒng)。其二要在整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)中構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)揮出檔案管理系統(tǒng)最大效用，為醫(yī)院的綜合系統(tǒng)建立基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，在新醫(yī)改形勢(shì)下，要促進(jìn)醫(yī)院更加全面的發(fā)展，必須要醫(yī)院重視檔案管理工作問(wèn)題，在現(xiàn)今的基礎(chǔ)上合理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，深化和改革醫(yī)療體系。另外，在新醫(yī)改背景下要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)醫(yī)院更加穩(wěn)定和科學(xué)的發(fā)展。