淺議氣象部門基建檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策

楊 林

（湖北風(fēng)云物業(yè)管理有限公司，湖北 武漢 430074）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，氣象部門的基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目也日益增多。提高基建檔案管理工作水平，對(duì)于保障氣象部門基建項(xiàng)目的順利開(kāi)展有著重要的價(jià)值。但是在現(xiàn)階段的基建檔案管理工作中，仍存在著諸多的問(wèn)題，嚴(yán)重制約著基建檔案管理工作的開(kāi)展。

1 基建檔案的范疇及重要性

1）基建檔案的范疇。要做好基建檔案管理工作，首先要搞清楚基建檔案的范疇。

在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，稱為建設(shè)工程文件。其中，在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，才被稱為建設(shè)工程檔案。

因此，在進(jìn)行基建檔案整理時(shí)，首先就需要對(duì)收集到的各類建設(shè)工程文件進(jìn)行鑒別、挑選，選擇其中直接形成、具有歸檔保存價(jià)值的，而不是一股腦都納入基建檔案。

2）基建檔案的重要性?；n案記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，真實(shí)再現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理過(guò)程和工程實(shí)體的真實(shí)面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)，準(zhǔn)確而全面的基建檔案為工程驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)。同時(shí)，它還可以為城市規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、工程備案等提供可靠的憑證，還可以作為歷史查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)交流、科學(xué)研究的信息資源。

2 氣象部門基建檔案管理中存在的問(wèn)題

1）對(duì)基建檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于基建工程項(xiàng)目的建設(shè)周期一般都較長(zhǎng)，建設(shè)程序較為復(fù)雜，涉及的環(huán)節(jié)較多，基建工程檔案管理工作需要投入較大的人力和物力成本，卻并沒(méi)有帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也不容易出工作成績(jī)，因此往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這種忽視一般表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：不關(guān)注基建檔案管理工作，沒(méi)有配備相對(duì)固定的基建檔案管理人員，且人員更換頻繁，容易造成工作脫節(jié)、檔案流失；不重視基建檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏必要的橫向培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，基建檔案人員對(duì)基建工程基本程序及基建檔案的特性缺乏了解；缺乏制度上的保障，來(lái)協(xié)調(diào)基建檔案的收集、統(tǒng)一保管，基建檔案收集困難，容易流失在產(chǎn)生、使用、流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)中。

2）基建檔案歸檔制度不夠完善。從歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)說(shuō)，氣象部門基建檔案管理應(yīng)當(dāng)具體遵從哪種行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是至關(guān)重要的問(wèn)題。在2005年中國(guó)氣象局頒布《氣象建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收規(guī)范（QXT31-2005）》以前，氣象部門沒(méi)有專門的基建檔案整理歸檔要求。但是，《氣象建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收規(guī)范（QXT31-2005）》依然存在很多不足。因?yàn)樗贫ǖ慕ㄔO(shè)項(xiàng)目歸檔文件范圍不夠?qū)I(yè)、系統(tǒng)，而且與地方城建檔案主管部門的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，增加了整理、歸檔的難度。更重要的是，它沒(méi)有能針對(duì)基建檔案的專業(yè)特性，對(duì)基建檔案的整理、歸檔方法做具體的指導(dǎo)?；鶎訖n案人員往往用整理文書(shū)檔案的方法來(lái)對(duì)待基建檔案，這就造成了很多弊病，整理、歸檔過(guò)程中出現(xiàn)的許多疑惑和難點(diǎn)無(wú)從解決。

3）基建檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)?；n案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少，缺乏橫向參加城建檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，往往又不參與具體工程建設(shè)的全過(guò)程，導(dǎo)致基建檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。基建檔案具有專業(yè)性，基建檔案管理人員不僅需要一定程度的管理基建檔案的專業(yè)知識(shí)，還得需要了解基建工程技術(shù)類的知識(shí)。

4）缺乏保障基建檔案歸檔工作的意識(shí)。在建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)及簽訂合同階段，忽視了約定參建單位提交建設(shè)工程竣工資料的質(zhì)量、份數(shù)以及時(shí)間；在建設(shè)階段，忽視了明確各自責(zé)任，督促各參建單位及時(shí)收集、整理建設(shè)工程文件；在竣工驗(yàn)收階段，忽視了檢查參建單位提交的建設(shè)工程竣工資料的質(zhì)量；在工程竣工結(jié)算階段，忽視了在結(jié)算工程價(jià)款前檢查參建單位是否按合同規(guī)定保質(zhì)保量履行了竣工資料歸檔義務(wù)。

3 加強(qiáng)氣象部門基建檔案管理的對(duì)策

1）正確認(rèn)識(shí)基建檔案管理的重要性?；n案既是建設(shè)工程的一部分，同時(shí)也是建設(shè)工程質(zhì)量的保證。為了完善基建檔案管理工作，首先就需要配備相對(duì)固定的檔案管理人員，避免頻繁更換。同時(shí)，基建工程檔案管理的順利進(jìn)行需要各個(gè)參建部門的共同協(xié)作，需要各方人員全心全意的協(xié)同檔案管理人員進(jìn)行建設(shè)工程文件的收集。這樣就必須宣傳檔案管理工作的重要性，提高各部門及檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，積極完成基建檔案的管理工作。另一方面基建工程的管理者也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到基建檔案管理發(fā)揮出的重要作用，將檔案管理工作納入基建工程的基礎(chǔ)性工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。

2）明確基建檔案歸檔制度?！稓庀蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收規(guī)范(QXT31-2005)》更適合作為氣象建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收程序和所需竣工驗(yàn)收文件的指導(dǎo)。對(duì)于基建檔案的整理和歸檔，建議參照《GB/T 50328-2014（2019年版）建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔規(guī)范》對(duì)建設(shè)工程文件的收集、整理、歸檔、驗(yàn)收、移交都做了詳細(xì)而明確的規(guī)定。特別是針對(duì)基建檔案的特點(diǎn)，采用了不同于文書(shū)檔案的組卷方法。對(duì)于檔案管理人員而言，掌握這一組卷方法非常 關(guān)鍵。

3）重視培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高基建檔案管理人員專業(yè)水平。要使基建檔案管理工作的水平得到明顯提高，必須對(duì)基建檔案管理人員定期進(jìn)行規(guī)范專業(yè)的培訓(xùn)?？梢远鄥⒓赢?dāng)?shù)貦n案館或者城建檔案館組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)水平。同時(shí)可以抓住當(dāng)?shù)爻墙n案館在建設(shè)工程中進(jìn)行檔案工作指導(dǎo)的機(jī)會(huì)，多向?qū)I(yè)人員請(qǐng)教、學(xué)習(xí)。另外，還可以多向參建單位的檔案管理人員取經(jīng)，學(xué)習(xí)別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，好的工作方法，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高自己的業(yè)務(wù)水平。

4）采取各種辦法，提高基建檔案歸檔質(zhì)量。從建設(shè)工程的開(kāi)始，就重視基建檔案管理工作，基建檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在工程項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)成功后就開(kāi)始檔案的收集和整理。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，也需要及時(shí)對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行歸檔驗(yàn)收，檔案管理整個(gè)過(guò)程做到及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以此提高基建檔案管理的質(zhì)量和效率。

在與各參建單位簽訂的合同中就明確說(shuō)明移交檔案的質(zhì)量要求、檔案數(shù)量以及具體的歸檔時(shí)間。同時(shí)，實(shí)行基建工程合同制、監(jiān)理制以起到約束作用。充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，對(duì)其他參建單位的基建檔案收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督，以確保其他參建單位的基建檔案的有效性和規(guī)范性。還可以利用城建檔案館對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收的機(jī)會(huì)，對(duì)各參建單位移交的工程檔案進(jìn)行查遺補(bǔ)缺，提高基建檔案歸檔質(zhì)量。建設(shè)單位可以在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中，對(duì)參建單位是否提交完整合格的基建檔案進(jìn)行核查?；n案驗(yàn)收不合格就不予驗(yàn)收不予付款，從而有效地控制、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，氣象部門基建工程項(xiàng)目的日益增多，基建檔案管理工作起到了越來(lái)越重要的作用。我們需要從提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，明確氣象部門基建檔案的歸檔制度，提高基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高基建檔案歸檔質(zhì)量等多方面努力，進(jìn)一步提升氣象部門基建檔案整理水平。