新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式變革探析

徐 媛

（中化二建集團(tuán)有限公司，山西 太原 030000）

對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)講，檔案工作是企業(yè)管理和發(fā)展過(guò)程中的重要組成部分，是一個(gè)企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，直接反映著單位的歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)狀況。我國(guó)新的市場(chǎng)形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理方法和體系已經(jīng)難以滿足當(dāng)前市場(chǎng)的發(fā)展，因此需要對(duì)檔案的管理和服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，做好檔案材料的內(nèi)部整合工作，不斷提升工作效率，促進(jìn)人事工作的高效開(kāi)展。所以，檔案管理和服務(wù)模式創(chuàng)新工作的開(kāi)展對(duì)于促進(jìn)檔案工作有序健康發(fā)展有著重要的作用和社會(huì)價(jià)值。

1 新形勢(shì)下的檔案管理變革

當(dāng)前隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，信息化水平不斷提高，大數(shù)據(jù)和人工智能已經(jīng)很大程度上影響到了我國(guó)居民的生產(chǎn)和生活，因此在進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)模式改革的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)出當(dāng)前信息化的特點(diǎn)，建立數(shù)字化信息化的管理模式。這樣第一能夠降低管理的成本，第二還能夠提高工作的效率。當(dāng)然，數(shù)字化的便捷性也能夠提升不同部門(mén)之間的寫(xiě)作交流效率，間接提升檔案管理工作的效率和 質(zhì)量。

目前，信息化在開(kāi)展檔案管理和服務(wù)模式創(chuàng)新的過(guò)程中占據(jù)著非常重要的地位，這也是由于當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的數(shù)字化和信息化，能夠?qū)n案進(jìn)行虛擬化的處理息息相關(guān)，信息化對(duì)于檔案管理的效率提升是顯而易見(jiàn)的，提升檔案管理效率也是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然需求。目前社會(huì)正處在非常重要的改革時(shí)期，檔案管理和服務(wù)顯得尤為重要，如果仍然按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行檔案管理，就會(huì)影響信息資料整理的流暢性，出現(xiàn)資料缺失或者信息不全等問(wèn)題。因此檔案管理和服務(wù)改革創(chuàng)新工作必須重視檔案工作的信息化發(fā)展。

2 檔案管理存在的問(wèn)題

檔案中保存著一個(gè)企業(yè)從建立直到發(fā)展壯大過(guò)程中的所有資料，能夠反映一個(gè)企業(yè)的精神文明建設(shè)、科學(xué)的先進(jìn)程度、工作的內(nèi)容、人員的組成以及工作的性質(zhì)等。因此檔案管理是否科學(xué)、高效和準(zhǔn)確直接關(guān)系著企業(yè)的工作能否高效有序進(jìn)行。由于種種因素的影響，當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作仍然存在很多問(wèn)題：

2.1 檔案的管理不科學(xué)

隨著信息化的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在人們的生活中形成的影響越來(lái)越大，在這種趨勢(shì)下，企業(yè)內(nèi)部逐漸應(yīng)用了信息化的檔案管理，因此計(jì)算機(jī)信息的使用占據(jù)了重要的地位。但是，信息化的發(fā)展導(dǎo)致專業(yè)的信息化技術(shù)人才缺失，尤其是電子檔案管理時(shí)，軟硬件設(shè)施方面的人才比較缺乏，因此很多企業(yè)即使已經(jīng)應(yīng)用了電子檔案管理系統(tǒng)，但是管理人員也難以很好地應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作的效率下降，難以滿足計(jì)算機(jī)高效實(shí)用的要求。

2.2 檔案管理的水平較低

隨著我國(guó)當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，但是在電子檔案的使用和查詢方面仍然存在效率和水平低下的問(wèn)題。這些問(wèn)題的產(chǎn)生于電子檔案管理模式的應(yīng)用時(shí)間較短、電子軟件更新速度較快有很大關(guān)系。由于電子檔案管理還屬于新生事物，很多檔案管理人員難以適應(yīng)，還沒(méi)有能夠快速對(duì)電子檔案的管理模式進(jìn)行運(yùn)用。一些檔案管理人員沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒(méi)有很好地掌握檔案管理軟件，水平低下，無(wú)法滿足目前電子檔案的實(shí)際管理需求。

2.3 從業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊

檔案管理工作屬于專業(yè)性非常強(qiáng)的、系統(tǒng)性的管理工作，因此要求從業(yè)管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心和較高的綜合素質(zhì)，以及有扎實(shí)的相關(guān)專業(yè)知識(shí)。目前我國(guó)企業(yè)中很多檔案管理人員身兼多職，難以滿足檔案管理的要求，還有部分檔案管理人員因?yàn)榇鰡?wèn)題對(duì)檔案管理工作的水平提升較為懈怠。很多人員在工作開(kāi)展的過(guò)程中，還是依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行文件資料的整理，缺乏對(duì)專業(yè)檔案資料的管理。沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)的要求對(duì)文件檔案進(jìn)行整理、分類和保管，也沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行立卷和歸檔，造成檔案管理的效率低下。

3 新形勢(shì)下檔案管理和服務(wù)變革措施

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中遇到了一定的管理模式和服務(wù)模式的問(wèn)題，這對(duì)于管理工作的有序健康開(kāi)展有著一定的阻礙作用，也會(huì)影響到后期的發(fā)展。新的形勢(shì)下需要不斷深化和改革創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，建立完善的檔案管理和服務(wù)模式，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展，體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。

3.1 檔案管理方法的完善

檔案管理不同部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)的規(guī)章制度，保證所有工作人員充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，梳理創(chuàng)新和服務(wù)的意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)展檔案管理的工作，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，高效完成檔案管理工作，積極學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技能，掌握電子檔案的管理模式，保證檔案管理的有序高效開(kāi)展。檔案管理工作關(guān)系著整個(gè)企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，因此需要加強(qiáng)對(duì)管理人才的培訓(xùn)工作，完善崗位制度，了解制度和流程，定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，強(qiáng)化檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理服務(wù)的 進(jìn)步。

3.2 積極運(yùn)用信息手段

開(kāi)展檔案管理工作應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前單位自身發(fā)展的現(xiàn)狀，制定相關(guān)的計(jì)劃，并采取相應(yīng)的服務(wù)模式，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，制定相關(guān)的實(shí)施方案，按照計(jì)劃進(jìn)行操作，為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，這樣能夠提升檔桿工作的效率，另外還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息的收集整理，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。信息化能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案信息的利用率，保證有序健康發(fā)展，當(dāng)然最重要的是保證檔案管理的安全性，確保完善安全的檔案資源服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候需要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，因此需要落實(shí)制度，提升管理人員的素質(zhì)，轉(zhuǎn)變思想，保證創(chuàng)新工作落到實(shí)處，不斷提高檔案管理工作的效率。另外還需要對(duì)檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行深化改革，建立相關(guān)的管理服務(wù)體系。當(dāng)前的形勢(shì)下，需要圍繞時(shí)代發(fā)展，重點(diǎn)培養(yǎng)人才，不斷改革檔案管理和服務(wù)模式，提升單位的運(yùn)行效率。