新形勢下如何加強檔案現(xiàn)代化管理的思考

王 瓊

（中國（海南）改革發(fā)展研究院，海南 ?？?570312）

在當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和時代的進步，信息技術(shù)在各個學(xué)科和各個領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。對于檔案工作來說，在發(fā)展過程中，會朝著檔案信息的數(shù)字化和檔案信息的社會化方向發(fā)展，基于此，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不僅能夠?qū)r代的發(fā)展相適應(yīng)，而且在檔案事業(yè)發(fā)展中，也是必然的要求。

1 檔案管理現(xiàn)代化簡述

1.1 檔案管理現(xiàn)代化的特點

檔案管理現(xiàn)代化具有網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化等特點，網(wǎng)絡(luò)化指的是，在開展檔案管理工作的過程中，對計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分應(yīng)用，通過應(yīng)用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠做到與用戶及時溝通和聯(lián)系，使得各單位、單位內(nèi)各部門交流時能夠橫向交流，實現(xiàn)信息共享；數(shù)字化指的是，檔案管理現(xiàn)代化充分應(yīng)用各種先進技術(shù)，用數(shù)字化保存、加工和處理檔案相關(guān)資料，將其檔案管理工作的高效性體現(xiàn)出來。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.2.1 時代發(fā)展的要求

在新時代的背景下，對于電子信息技術(shù)的發(fā)展要求來說，需要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代化電子信息技術(shù)迅速發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普遍應(yīng)用在社會生活的各個領(lǐng)域和部門中。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，必不可少的一個環(huán)節(jié)就是自動化辦公和無紙化辦公，這就需要對其管理方法和管理理念不斷改革，使其能夠?qū)π聲r代的發(fā)展更好地適應(yīng)，促使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

1.2.2 工作效率的要求

在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中，對工作效率高度重視，辦公自動化使得這個發(fā)展趨勢更好順應(yīng)，使得工作效率獲得提高，而且還能夠使辦公時間有所節(jié)省，從某種程度上來看，在市場經(jīng)濟時代發(fā)展中，是主要的發(fā)展方向。如果仍采取以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，不利于辦公效果的提高，會出現(xiàn)管理資源浪費的現(xiàn)象，這對企業(yè)檔案管理的利用效率會產(chǎn)生直接的影響。從另一種角度上來看，企業(yè)內(nèi)部實施辦公自動化，為檔案管理現(xiàn)代化和智能化也提出了新的要求，為資料查詢帶來了便利，使得檔案管理工作的效率獲得提高，節(jié)約了檔案管理資源。

1.2.3 檔案保護和利用的要求

新時期紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本指導(dǎo)方針“以存為主、存用并蓄”八個字，就是“以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，從而起到不動原件，保護原件的作用”[1]。在檔案的保護和利用中，也對企業(yè)提出了具體要求，要求實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，對于有的檔案來說，由于存放時間長，再加上檔案防護措施的不足，極易使紙質(zhì)材料出現(xiàn)各種損壞現(xiàn)象。除此之外，對于檔案資料來說，不能夠做到隨時查閱，或檔案查閱效率低下，不利于實現(xiàn)檔案信息資源共享，在同一時間段中，查閱準(zhǔn)確率不夠，不能與他人對檔案資料同時進行掌握，致使檔案信息的利用率低下，這對各項工作的高效性都將產(chǎn)生直接的影響。

2 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

2.1 加快對檔案管理觀念的更新

為了更好地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，對于檔案管理人員而言，需要改變以往傳統(tǒng)觀念，加快對檔案管理觀念的更新，對自身的創(chuàng)新意識不斷增強，具有一定的服務(wù)意識，將其收集和整理檔案資料工作落實到位，并做好，與此同時，在看問題時，要以全面眼光，歸類好重大事項和重大活動的檔案資料，使得對工作的需求更好地滿足[2]。

2.2 實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理方法和科學(xué)化管理技術(shù)

對于以往檔案管理工作的檔案管理方法和技術(shù)進行分析，相對來說比較落后，為此可以結(jié)合工作的群體，采取有效的方法，在開展檔案管理工作時，可對經(jīng)濟、管理和行政等方面知識充分利用，在正確的理論指導(dǎo)下，爭取管理方法充分利用，使得檔案管理工作效果獲得提高；另一方面，為了使檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化有所提高，開展文件登記、歸檔和傳閱工作時可充分利用計算機技術(shù)，由此以來，實現(xiàn)有效存儲檔案原文，在具體使用的過程中，快速查找檔案[3]。與此同時，在檔案管理過程中，可采取立體化管理方式來展開管理，運用計算機技術(shù)和多項動態(tài)形式開展檔案管理，使得檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化。

2.3 加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合和信息集成，最重要的手段就是數(shù)據(jù)庫技術(shù)，這在現(xiàn)代計算機信息系統(tǒng)和計算機應(yīng)用系統(tǒng)中，此技術(shù)是核心。在檔案管理現(xiàn)代化中，基礎(chǔ)就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫，這對信息系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果會產(chǎn)生直接的影響?；诖?，我們需要加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并對數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段給予充分利用，將其目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建立起來，前提條件下，具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，可實現(xiàn)共享，使得軟件平臺有效鏈接檔案信息和各個管理要素。

對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)來說，此建設(shè)過程中具有一定的漫長性和復(fù)雜性，涉及的技術(shù)比較多，如在設(shè)計管理系統(tǒng)、選取結(jié)構(gòu)、選擇數(shù)據(jù)接口上就能體現(xiàn)出來。為此，對于檔案部門而言，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中，必須要進行多方論證，不僅對當(dāng)前的需要進行充分考慮，還要充分考慮到日后的發(fā)展，盡可能對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的功能不斷完善[4]。對于每個檔口館來說，需要相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進行培養(yǎng)，主要針對的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫發(fā)展的技術(shù)、對檔案管理各個環(huán)節(jié)熟悉等，讓他們對數(shù)據(jù)庫開發(fā)建設(shè)工作主動參與，由此一來，使得數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)得到完善。

2.4 加大現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)和引進

從檔案管理工作的角度上來看，其主體就是檔案管理人員，對于檔案管理人員來說，其自身素質(zhì)起著非常重要的作用，基于此，對管理人員素質(zhì)實現(xiàn)現(xiàn)代化要給予高度重視。在廣泛應(yīng)用計算機等現(xiàn)代設(shè)備下，也促使檔案管理方法和技術(shù)得到改善，為了對各項更好地挑戰(zhàn)，對于檔案管理人員而言，充分利用自己業(yè)余時間，對相關(guān)知識多學(xué)習(xí)，積極與不同知識結(jié)構(gòu)的人員進行交流，使得檔案管理工作狀態(tài)能夠達到良好的狀態(tài)。除此之外，還需要加大培訓(xùn)力度，來對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，主要培訓(xùn)的內(nèi)容包括專業(yè)技能和現(xiàn)代企業(yè)管理理念，促使他們的專業(yè)技術(shù)水平不斷提高，打造一批專業(yè)型企業(yè)檔案管理人才隊伍[5]。對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，需要加大資金投入力度，引進專業(yè)技術(shù)較為豐富綜合素質(zhì)高的檔案管理人才，使得企業(yè)的檔案管理工作對社會發(fā)展的要求更好地滿足。

3 結(jié)束語

總而言之，在新形勢下，檔案現(xiàn)代化在社會發(fā)展中，會成為必然趨勢。隨著社會的不斷發(fā)展，逐漸體現(xiàn)出檔案管理重要性，這就促使在當(dāng)前檔案管理中，采用先進的手段和方式的重要性。進而，對于企業(yè)來說，需要結(jié)合時代發(fā)展變化，逐漸實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，促使檔案管理發(fā)展對新形勢下企業(yè)對檔案工作發(fā)展的需要更好地滿足。