探討文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

張 琦

（佛山市第一人民醫(yī)院，廣東 佛山 528000）

現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與推廣，促使著自動化辦公也得到了極大的發(fā)展空間。而以往的文書檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下時代背景，所以必須要做出改變和創(chuàng)新。而在辦公自動化背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理受到了巨大的沖擊，在帶來發(fā)展機(jī)遇的同時也面臨著巨大的考驗。因此，本文在辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的相關(guān)思考，有著十分重要的意義。

1 文書檔案管理工作辦公自動化的優(yōu)勢

1）穩(wěn)定地保存檔案，提高工作效率。在以往檔案管理工作中，主要是以人工操作為主要管理模式，通過人工手動實現(xiàn)對資料的搜集、匯總、分類和保存，人工操作非常容易出現(xiàn)失誤，比如在登記造冊時非常容易出現(xiàn)信息錯誤、信息丟失等情況，也容易出現(xiàn)分類模糊，字跡不規(guī)范等等現(xiàn)象，這不利于后期信息的保存和查詢，給管理工作增加了難度。而在辦公自動化背景下，通過計算機(jī)可以有效提高信息處理能力，可以自動處理檔案信息，有效避免出現(xiàn)上述情況。社會發(fā)展飛速，電子信息存儲方式的出現(xiàn)，衍生出了很多類型電子文書，通過U盤、移動硬盤等方式都可以很好的存儲電子文書，此種方式不僅具有較高的穩(wěn)定性、安全性，還不容易受到損壞，查詢便捷。

2）提高文書檔案的保存質(zhì)量。文書檔案管理工作人員通過自動化系統(tǒng)對文檔進(jìn)行管理和保存，可以極大的提高工作效率，提升文書檔案的保存質(zhì)量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)自動對文檔標(biāo)題、著錄和標(biāo)引，更好促使管理工作規(guī)范化，提高了歸檔文件的存儲安全性和全面性。相關(guān)工作人員在對文檔歸檔過程中，可以通過系統(tǒng)直接整理成清單，這樣非常方便文檔管理者進(jìn)行檢查，有效防止了文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的丟失、遺漏等情況，保證了文書檔案的完整性，也提高了管理工作質(zhì)量。

3）信息化發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)如今，信息化不斷發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，各行各業(yè)都開始順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，將內(nèi)部管理技術(shù)以及手段逐漸結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。由此可見，將文書檔案管理工作進(jìn)行辦公自動化是一種必然趨勢。

4）實現(xiàn)信息共享和高效檢索。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)處理文書檔案，可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行拍照、掃描并記錄下來，保存為電子文檔，上傳至互聯(lián)網(wǎng)云空間，檔案資源可隨時隨地檢索，有效提升文書檔案查閱效率。傳統(tǒng)文書檔案管理模式下，大量的文書檔案信息僅僅儲存在文件柜中不能充分發(fā)揮其作用，還會造成數(shù)據(jù)的流失和資源的浪費，后續(xù)信息的二次利用也非常困難。相比較傳統(tǒng)手工作業(yè)方式，互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)管理更加輕松快捷，可根據(jù)檔案文書的外部特征進(jìn)行分門別類管理，然后根據(jù)內(nèi)外部特征進(jìn)行內(nèi)容管理。隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，運用于文書檔案管理的系統(tǒng)技術(shù)越來越高級，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的云傳輸、云共享，大大提升了檔案工作質(zhì)量和效率。

2 文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

目前許多地區(qū)的文書檔案管理工作都受到了所謂領(lǐng)導(dǎo)意識的嚴(yán)重影響。隨著國家社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，固有的文書檔案管理方案和相關(guān)規(guī)定亟待改革，但是文書檔案管理工作是隱形效益，許多管理者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識不夠強(qiáng)烈，或者沒有意識到文書檔案管理對辦公管理整體質(zhì)量的影響。所以使得文書檔案管理工作一直處于不受重視的地位。具體表現(xiàn)如下：第一，文書檔案管理體系落后，缺乏權(quán)責(zé)明晰的管理制度和獎懲機(jī)制。第二，文書檔案管理崗位責(zé)任劃分不夠明確，沒有指定到具體的部門和人員。第三，文書檔案管理工作制度落實貫徹不夠明確、全面、仔細(xì)，沒有嚴(yán)格按照現(xiàn)有的既定制度執(zhí)行。第四，針對文書檔案管理問題和隱患沒有具體的制度去約束。

3 文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用策略

1）加強(qiáng)對文書檔案管理的辦公自動化重視程度。想要有效對文書檔案管理工作辦公自動化進(jìn)行優(yōu)化，首先需要具有重視文書檔案管理工作的意識。針對這一問題，可以專門建立一個文書檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對文書檔案管理制度進(jìn)行檢查，并實時監(jiān)督檔案管理人員的工作，除此之外，可以將考核制度進(jìn)行進(jìn)一步完善。對于管理層來說，需要對文書檔案管理加大宣傳力度，以此來提高工作人員的重視程度，增加工作人員的工作積極性，從根本上有效展開文書檔案管理工作辦公自動化。

2）加強(qiáng)運營團(tuán)隊建設(shè)。當(dāng)今社會，經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展日新月異，文書檔案管理工作面對自身發(fā)展現(xiàn)狀也應(yīng)與時俱進(jìn)，追隨時代發(fā)展的潮流，在運營管理問題的面前，我們應(yīng)該認(rèn)清現(xiàn)狀，多學(xué)習(xí)多交流，尤其是向在此方面建樹卓著的國家取經(jīng)，以此來為我們自己的標(biāo)準(zhǔn)化的信息建設(shè)和文書檔案管理工作注入新鮮的血液，同時先進(jìn)的理念和先進(jìn)的制度體系也會使得文書檔案辦公自動化的建設(shè)如虎添翼。

3）加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)。信息化時代的發(fā)展，對辦公自動化需求越來越大，這對管理人員的數(shù)據(jù)處理能力提出了較高的要求。因此，需要提高對管理人員能力的重視度，培養(yǎng)出高端的管理人才，進(jìn)而推動檔案管理工作不斷提升成效。為了更好的適應(yīng)文書檔案管理自動化，文書檔案部門要加大力度對人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升工作人員在硬件、軟件方面的應(yīng)用能力，使其具備較強(qiáng)的技術(shù)能力。此外，還要全面提升工作人員綜合素質(zhì)水平，促使其能夠滿足管理工作需要，實現(xiàn)終身可持續(xù)發(fā)展。

4）構(gòu)建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代下，文書檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動化信息系統(tǒng)。首先，文書檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行辦公自動化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過辦公自動化信息系統(tǒng)進(jìn)行采集、搜集、歸類、整理數(shù)據(jù)的過程，并且在具體的實踐過程中找尋和發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的漏洞，并采取針對性策略進(jìn)行改進(jìn)。其次，面對大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文書檔案管理工作應(yīng)該運用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)率先將這類數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和識別，然后進(jìn)行統(tǒng)一地非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，確保在轉(zhuǎn)化過程中不發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏和損失的現(xiàn)象，從而保證文書檔案管理工作的真實性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應(yīng)該注意規(guī)避辦公自動化建設(shè)帶來的文書檔案信息泄露的風(fēng)險。從軟硬件管理方面，要為文書檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對文書檔案信息進(jìn)行特殊的加密手段，同時文書檔案管理工作人員還應(yīng)該將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分層處理，按照機(jī)密程度分為一級、二級、三級數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露應(yīng)該讓專業(yè)技術(shù)人員率先確保一級數(shù)據(jù)的安全，盡力挽回二級、三級數(shù)據(jù)，將辦公自動化帶來的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險降到最低。

4 結(jié)束語

文書檔案作為檔案管理工作中重要的組成部分，記錄經(jīng)歷也見證著社會的發(fā)展，而辦公自動化的實施，真正實現(xiàn)了數(shù)字化和信息化的檔案管理，對推動檔案管理可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。