醫(yī)院教學(xué)檔案資源的作用及高效管理建設(shè)探討

王淑華 王 俊 趙云焰 黃金蓮 許 斌 趙晉怡 楊 麗

（1.云南省玉溪市人民醫(yī)院，云南 玉溪 653100，2.云南省玉溪市中醫(yī)院，云南 玉溪 653100）

教學(xué)檔案資源是醫(yī)院教學(xué)理念的真實反映，是評估醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。我院作為一所地州級的三甲醫(yī)院是省內(nèi)幾所醫(yī)科院校的附屬及教學(xué)醫(yī)院，不僅承擔(dān)著繁重的臨床醫(yī)療工作，還承擔(dān)著繁重的臨床實習(xí)和教學(xué)任務(wù)，每年接收各類實習(xí)、進修、規(guī)培醫(yī)生及基層專項培訓(xùn)學(xué)生一千多人，如何通過建立教學(xué)檔案進行有效管理成為一個重要問題，尤其是教育部開展的本科教學(xué)評估工作，對醫(yī)院教學(xué)檔案的收集、整理與保存提出了更高要求。為此，醫(yī)院自2006年開始，從建立節(jié)假日學(xué)生檔案，并逐步完善到現(xiàn)在實現(xiàn)“一學(xué)生一檔案”，對實習(xí)學(xué)生進行詳細的檔案登記和管理，該項工作獲得良好效果。本文就醫(yī)院教學(xué)檔案資源的作用及高效管理探討如下：

1 醫(yī)院教學(xué)檔案資源的特點

1.1 教學(xué)檔案資源載體多樣化

教學(xué)檔案資源的載體有紙質(zhì)、電子和實物形式，紙質(zhì)如學(xué)校和醫(yī)院下發(fā)通知、文件、教案、教學(xué)大綱、試題試卷、教學(xué)計劃總結(jié)、考核材料、表彰獎狀等，電子如音頻、錄像、幻燈、課件等[1]，實物載體如教具、教學(xué)模型模具、教學(xué)掛圖等。多樣化的載體直接影響臨床教學(xué)檔案資源管理工作的效果，是重要的檔案信息資源。

1.2 教學(xué)檔案資源內(nèi)容多元化

教學(xué)檔案資源從對象構(gòu)成來分包含中專、大專、本科、研究生等實習(xí)同學(xué)以及規(guī)培醫(yī)生、進修生、基層專項培訓(xùn)學(xué)生，既包含院校教育人群又包含畢業(yè)后繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育人群。教學(xué)檔案資源從內(nèi)容構(gòu)成來分包含教學(xué)通知文件、規(guī)章制度、教學(xué)查房、臨床講座、病例討論、教學(xué)質(zhì)量評價表、教學(xué)進度表、教學(xué)工作計劃表、教學(xué)日志、教案講義、教學(xué)大綱、課件等，內(nèi)容多元化。

2 醫(yī)院教學(xué)檔案資源高效管理的對策及措施

2.1 強化教學(xué)檔案資源管理意識

教學(xué)檔案資源是醫(yī)院檔案資源的重要組成部分，但醫(yī)院檔案資源目前只有文書、科技、財務(wù)、人事和設(shè)備檔案，缺乏系統(tǒng)的教學(xué)檔案資源管理流程[2]，從而導(dǎo)致大部分教學(xué)檔案散落在各部門科室、所以首先要增強領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)檔案資源意識以及歸檔意識。針對此種現(xiàn)象，醫(yī)院成立了以院長牽頭的教學(xué)指導(dǎo)委員會、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地委員會和建立了一系列教學(xué)管理規(guī)章制度，將教學(xué)檔案管理工作納入醫(yī)院管理制度范疇，強化各臨床科室?guī)Ы提t(yī)務(wù)人員的教學(xué)檔案意識。

2.2 建立健全教學(xué)檔案資源管理制度

2.2.1 建立實習(xí)學(xué)生檔案管理工作簿和工作表

每年對到院實習(xí)學(xué)生進行信息收集，建立學(xué)生信息檔案。收集到的實習(xí)學(xué)生檔案資料分別按類別和班級由教學(xué)管理部和護理部報送各位班主任，各班主任利用Excel的數(shù)據(jù)處理功能和自動計算機功能，建立實習(xí)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，并上傳教學(xué)優(yōu)知云教學(xué)管理平臺系統(tǒng)，結(jié)合臨床教學(xué)實際工作，建立實習(xí)學(xué)生檔案，將教學(xué)年度計劃、輪轉(zhuǎn)科室安排、學(xué)生實習(xí)期間出科考試、成績檔案上傳等納入教學(xué)管理資料庫進行動態(tài)管理。

2.2.2 建立實習(xí)生實時溝通聯(lián)系方式

教學(xué)管理部根據(jù)收集的實習(xí)學(xué)生檔案資料，由各班主任通過QQ、微信等形式建立實習(xí)學(xué)生班級群，24小時關(guān)注班級學(xué)生動態(tài)，通過QQ、微信等多種方式，對學(xué)生的學(xué)習(xí)、實習(xí)生活及身體健康情況進行動態(tài)監(jiān)測，關(guān)注每一位學(xué)生的實習(xí)和身心健康情況。若遇到特殊時期，我們立即建立學(xué)生“日報告”制度，監(jiān)管特殊時期學(xué)生健康狀況，及時做好每日實習(xí)學(xué)生情況匯報，溝通、協(xié)調(diào)、處理班級特殊時期管理工作。

2.3 組建教學(xué)檔案管理人才隊伍

醫(yī)院成立教學(xué)指導(dǎo)委員會，根據(jù)承擔(dān)醫(yī)科院校理論授課學(xué)科類別組建醫(yī)院內(nèi)、外、婦、兒等十八個教研室（組），委任各專業(yè)科室主任擔(dān)任教研室（組）主任，每個教研室（組）設(shè)置兼職教學(xué)秘書，明確教研室（組）主任和教學(xué)秘書崗位職責(zé)與分工，要求教研室（組）主任督導(dǎo)教學(xué)秘書將授課教師教案、課件、講稿收集歸檔并選出優(yōu)秀課件上傳至教學(xué)管理平臺供實習(xí)生與教師共享，同時要求教學(xué)秘書負責(zé)本教研室（組）其他教學(xué)檔案規(guī)范有效進行歸檔、上傳和管理。教學(xué)管理部在全院推行的教學(xué)巡查制度，同時進行嚴格的師資培訓(xùn)，提高師資隊伍能力水平；加大新增的教研室和專業(yè)基地績效及考核、科主任目標責(zé)任考核、科室月績效考核工作力度，將各教研室（組）教學(xué)檔案的收集歸檔納入教學(xué)績效考核范疇。

2.4 構(gòu)建系統(tǒng)化教學(xué)檔案資源信息庫，加快教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)

醫(yī)院教學(xué)部門與軟件公司合作專門開發(fā)了一套功能齊全、符合醫(yī)院實際的教學(xué)管理軟件“玉溪市人民醫(yī)院優(yōu)知云教學(xué)管理系統(tǒng)”。該平臺可達到：1）對教師進行考核上崗、明確職責(zé)、各司其職。實習(xí)、進修、住培等各類人員入院時即注冊個人檔案信息，確定個人檔案二維碼進行信息化管理，依據(jù)權(quán)限師生可在互聯(lián)網(wǎng)終端上發(fā)布與查詢相關(guān)通知及輪轉(zhuǎn)排班、操作、培訓(xùn)安排；2）對會議培訓(xùn)實行描碼考核簽到、請假條圖片上傳確認等事項；3）對師生實時進行相關(guān)統(tǒng)計、考核，還可進行監(jiān)督、事前提醒、事后落實等功能；4）依托教學(xué)管理平臺實現(xiàn)以勝任力為導(dǎo)向的教學(xué)績效考核目標。制定教學(xué)管理與績效考核方案，明確各類教師職責(zé)，核定考核分值，最終按總分來確定教學(xué)績效；5）依據(jù)考核結(jié)果進行評價、認定教師。以上功能的實現(xiàn)極大的加快了教學(xué)檔案信息化管理的進程。該個性化的教學(xué)檔案信息管理平臺的創(chuàng)建，很好地完成了教學(xué)目標任務(wù)，控制教學(xué)行為，達到客觀、準確的進行教學(xué)績效考核分配，評價教師的崗位勝任力，提高了醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量。

3 教學(xué)檔案資源高效管理帶來優(yōu)質(zhì)成效

3.1 教學(xué)檔案資源為教學(xué)評估提供原始數(shù)據(jù)

醫(yī)院教育認證評估是保障高校教育質(zhì)量的必要手段，其查閱資料這一重要環(huán)節(jié)是通過提供教學(xué)檔案來完成，醫(yī)院的教學(xué)檔案資源是教學(xué)活動最原始的記載，涉及教學(xué)活動的所有環(huán)節(jié)，是可靠的第一手資料[3]，它真實地記載了醫(yī)院教學(xué)工作的內(nèi)容、方法和效果，是評估醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平以及考核教師工作績效的重要依據(jù)，能為教學(xué)認證評估提供科學(xué)依據(jù)。

3.2 教學(xué)檔案資源為規(guī)范教學(xué)管理質(zhì)量提供數(shù)據(jù)分析

醫(yī)院教學(xué)檔案資源真實地記載了教學(xué)管理水平以及考核教師教學(xué)工作的重要依據(jù)，能夠直觀反映出醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量和管理水平，通過這些檔案資源的匯總分析可以得出教學(xué)中所呈現(xiàn)的規(guī)律性和普遍性，發(fā)現(xiàn)存在的問題，有助于改進和提高教學(xué)管理質(zhì)量，臨床教學(xué)檔案記載了教師和學(xué)生原始情況與數(shù)據(jù)、工作的開展和教學(xué)成果，通過檔案記載不僅起到教育學(xué)生作用，還可以規(guī)范教學(xué)流程提高教學(xué)質(zhì)量。

3.3 教學(xué)檔案資源為學(xué)生特殊時期管理提供了安全保障

學(xué)生人身安全的管控是醫(yī)院教學(xué)工作的重要內(nèi)容，教學(xué)檔案資源的管理是學(xué)生人身安全的重要保障。遇到特殊時期，教學(xué)檔案中“一學(xué)生一檔案，可以更好地追蹤學(xué)生，為做好學(xué)生安全管理起到重要作用，發(fā)揮很好的應(yīng)用價值。在特殊時期，醫(yī)院教學(xué)管理部可通過網(wǎng)絡(luò)問卷調(diào)查和表格填寫等形式進學(xué)生進行管理，我們在實施實習(xí)學(xué)生檔案管理模式后，教學(xué)管理部能夠根據(jù)學(xué)生的檔案信息情況，“一學(xué)生一檔案”有針對性地進行實習(xí)學(xué)生管理和防控工作，各班主任第一時間收集整理并梳理出實習(xí)學(xué)生檔案信息，在特殊時期針對性開展工作，依據(jù)檔案信息梳理，強化學(xué)生管理，為學(xué)生管理提供安全保障。