成人教育學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化策略

魏 欣

（黑龍江省政法管理干部學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

近年來(lái)成人教育加快了普及的速度，學(xué)校為了保證生源，往往會(huì)借助各地開(kāi)放大學(xué)進(jìn)行管理，再加之信息技術(shù)的發(fā)展，成人教育由原來(lái)的集中面授轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上課堂，通過(guò)網(wǎng)上學(xué)習(xí)和考試，學(xué)生學(xué)習(xí)更具自由度，但同時(shí)也增加了學(xué)籍檔案管理的難度。特別是成人教育學(xué)生學(xué)習(xí)時(shí)間不固定，檔案收集、填寫、核對(duì)等工作都需要在面授期間進(jìn)行，時(shí)間和人工成本會(huì)增加。再加之部分學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作缺乏重視，具體的投入無(wú)法支撐數(shù)量不斷增加的學(xué)籍檔案管理工作的要求，這對(duì)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和水平帶來(lái)了較大的影響，因此需要積極采取有效的措施來(lái)對(duì)成人教育學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，全面提高學(xué)籍檔案管理水平。

1 成人教育學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)分析

成人教育作為高層次教育，實(shí)行嚴(yán)進(jìn)寬出的學(xué)習(xí)制度，學(xué)生入學(xué)后即取得學(xué)籍，日常是通過(guò)在線教育平臺(tái)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，并在規(guī)定時(shí)間在教學(xué)點(diǎn)進(jìn)行集中面授學(xué)習(xí)和答疑，學(xué)習(xí)期限十分靈活。學(xué)籍檔案管理工作貫穿于學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程，其真實(shí)記載了成人教育學(xué)生的入學(xué)后的各項(xiàng)信息，能夠?qū)W(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)更好的體現(xiàn)出來(lái)，無(wú)論是教育管理還是依法治校方面都具有重要的意義。在當(dāng)前成人教育快速發(fā)展的新形勢(shì)下，對(duì)于成人教育學(xué)籍檔案要求其要具備全面性和齊全性。由于成人教育教學(xué)時(shí)間和地點(diǎn)不具有固定性，這也導(dǎo)致學(xué)籍檔案較為分散，給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)了較大的難度。而且成人教育學(xué)生來(lái)自各行各業(yè)，在年齡和文化程度方面存在較大的差異性，高校在辦學(xué)形式上也會(huì)根據(jù)學(xué)生特點(diǎn)來(lái)采取多種形式，這也使成人教育學(xué)籍檔案管理工作更具多樣性，? 檔案種類和形式多樣，而且檔案內(nèi)容更具繁雜性。

2 高校成人教育學(xué)籍管理工作的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

學(xué)籍檔案對(duì)于學(xué)生具有非常重要的意義，其是學(xué)生綜合能力和素養(yǎng)的真實(shí)和客觀體現(xiàn)，同時(shí)也是學(xué)生參加工作時(shí)用人單位考察的重要依據(jù)。學(xué)籍檔案管理水平直接關(guān)系到檔案的完整度和用人單位對(duì)人才的認(rèn)識(shí)。因此作為學(xué)籍檔案管理人員，需要強(qiáng)化自身的檔案管理意識(shí)，并對(duì)學(xué)籍檔案的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，在工作中能夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)，全面提高學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和水平，為成人教育工作的有序開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。

2.2 把好學(xué)籍檔案管理關(guān)

成人教育學(xué)籍檔案管理工作具有復(fù)雜性和繁瑣性的特點(diǎn)，為了能夠提高學(xué)籍檔案管理工作的水平，宜認(rèn)真規(guī)范學(xué)籍檔案管理流程，嚴(yán)格管控學(xué)籍注冊(cè)和核對(duì)好具體的信息。目前在信息技術(shù)支持下，成人教育學(xué)籍注冊(cè)管理工作發(fā)生了較大的變化，一般是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，這就更要求成人教育在把好學(xué)籍檔案管理關(guān)。具體要針對(duì)學(xué)生信息認(rèn)真進(jìn)行核實(shí)，加大對(duì)學(xué)生網(wǎng)上電子檔案與紙質(zhì)檔案材料不符的情況，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行改正。同時(shí)還要針對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施跟蹤管理。在學(xué)生完成具體的注冊(cè)后，面要針對(duì)學(xué)生專業(yè)變更、轉(zhuǎn)學(xué)和退學(xué)等情況進(jìn)行跟蹤，一旦有變動(dòng)要及時(shí)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行更改，保證學(xué)籍檔案的時(shí)效性。

2.3 優(yōu)化并統(tǒng)一成人教育檔案管理制度

成人教育學(xué)籍檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)一套系統(tǒng)的管理制度，作為檔案主管部門，則需要制定具體的管理標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作、技術(shù)水平和操作程序等進(jìn)行統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，明確具體的細(xì)節(jié)，并針對(duì)檔案管理各個(gè)程序制定詳細(xì)的制度，使檔案管理人員能夠有章可循，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化。

2.4 建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

在針對(duì)成人教育學(xué)籍檔案進(jìn)行管理工作中，由于信息技術(shù)的應(yīng)用，則應(yīng)建立起更為完善的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效收集和整理。同時(shí)還要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并科學(xué)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和整理。在檔案管理系統(tǒng)建立過(guò)程中，還需要考慮到交互界面的高效性和便捷性，即系統(tǒng)針對(duì)檔案屬性和字段能夠進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并具有多種查詢機(jī)制，這樣不僅能夠提高查詢效率，而且還能夠?yàn)闄n案后臺(tái)維護(hù)和更新提供更多的便利。

2.5 保證檔案資料的持續(xù)更新

在當(dāng)前成人教育快速發(fā)展的新形勢(shì)下，學(xué)籍檔案數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這就需要持續(xù)更新學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，并重視信息技術(shù)在學(xué)籍檔案管理工作中的應(yīng)用，根據(jù)權(quán)限實(shí)施分級(jí)管理，即學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、教學(xué)負(fù)責(zé)人和教師都需要根據(jù)自己的權(quán)限來(lái)進(jìn)行檔案輸入，從而及時(shí)更新學(xué)籍檔案資料，再由檔案管理人員針對(duì)更改后的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)，合格后錄入系統(tǒng)，進(jìn)一步提高學(xué)籍檔案的可靠性和完整性。

2.6 加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用

在當(dāng)前學(xué)籍檔案管理工作中，需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，深入對(duì)學(xué)籍檔案中的潛藏價(jià)值進(jìn)行控制，加快推進(jìn)學(xué)籍檔案開(kāi)發(fā)利用的步伐。具體應(yīng)采用大數(shù)據(jù)技術(shù)針對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分析，并注重分析結(jié)構(gòu)要具體應(yīng)用在成人教育工作中。另外，還應(yīng)建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，針對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、記錄和分析，并通過(guò)將具體的分析結(jié)果提供給學(xué)校教學(xué)和管理工作作為參考，進(jìn)一步促進(jìn)成人教育整體水平的提升。

2.7 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

目前成人教育學(xué)籍檔案加快了網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)的進(jìn)程，這也對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此宜構(gòu)建一支專業(yè)化的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，定期針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)和信息素養(yǎng)，使其能夠更好的適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。同時(shí)高校還應(yīng)構(gòu)建起一套完善的人才培養(yǎng)體系，并建立健全人才引進(jìn)和激勵(lì)機(jī)制，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其在實(shí)際工作中能夠充分的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提高成人教育學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案的有效利用。

3 結(jié)束語(yǔ)

在實(shí)際成人教育學(xué)籍檔案管理工作中，整個(gè)工作具有復(fù)雜性、嚴(yán)謹(jǐn)性和系統(tǒng)性。目前成人教育發(fā)展速度較快，學(xué)籍檔案數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這也對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了更高的要求。因此在實(shí)際工作中，需要樹(shù)立良好的檔案管理理念，加快構(gòu)建完善的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理，重視現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，全面提高成人教育學(xué)籍檔案管理的整體水平，從而為成人教育事業(yè)的更快更好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。