新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

張 冰

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150056）

在當(dāng)前新媒體環(huán)境下，數(shù)字檔案已成為檔案發(fā)展的主要趨勢，針對檔案采用數(shù)字化管理方式發(fā)展成為檔案管理的最新手段。數(shù)字化檔案管理即是運用現(xiàn)代信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案管理時間和空間的節(jié)約，全面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案信息的存儲和提取提供更多的便利。對于檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理較為重要的革新，但在實際工作中還存在許多不足之處，需要積極采取有效的措施加以完善，以此來推進(jìn)數(shù)字檔案管理工作的有序開展。

1 新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢分析

1）實現(xiàn)了檔案的無紙化管理。傳統(tǒng)檔案管理工作一直是針對紙質(zhì)檔案實施管理，由于紙質(zhì)檔案易損壞及丟失。在新媒體環(huán)境下，運用科學(xué)技術(shù)針對檔案信息進(jìn)行管理，推進(jìn)數(shù)字檔案管理的進(jìn)程，在網(wǎng)絡(luò)存儲空間內(nèi)存放檔案信息，可以有效的保證檔案信息的安全，而且能夠為檔案管理和查詢提供更多的便利。在實際數(shù)字檔案管理工作實施過程中，由于實現(xiàn)了檔案的無紙化管理，在提高檔案利用效率的基礎(chǔ)上，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享和檔案管理成本的節(jié)約。

2）提高了檔案的查詢效率和準(zhǔn)確性。新媒體下數(shù)字檔案管理的實現(xiàn)，檔案管理類型更具多樣性，圖像、視頻和聲音等檔案信息都能夠進(jìn)行保存，并確保其真實性。而且在龐大的檔案信息資源過程中，可以實現(xiàn)檔案信息的快速檢索，無論是檔案管理人員還是檔案利用者，借助于檔案檢索系統(tǒng)都能夠快速檢索到自己所需要的檔案信息。特別是在數(shù)字檔案管理模式下，在保證檔案內(nèi)容真實和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，還能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平的提升。

3）分類管理文本檔案和影像檔案。目前各類檔案已基本實現(xiàn)了數(shù)字化管理，在具體管理工作實施過程中，胞兄地對各類檔案信息進(jìn)行分類匯總，特別是針對文本檔案和影像檔案進(jìn)行分類，使檔案內(nèi)容更具清晰性和明確性，從而為檔案信息的精確查詢提供更多的便利。

4）增強檔案信息的保密性。新媒體環(huán)境下進(jìn)行數(shù)字檔案管理工作中，檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)進(jìn)行存儲。在需要使用具體的檔案內(nèi)容時，只需要復(fù)制檔案內(nèi)容即可，不需要反復(fù)的使用原件，可以有效的保證檔案原件的安全性。而且在保護(hù)檔案原件的基礎(chǔ)上，通過運用數(shù)字化技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行管理過程中，還能夠進(jìn)一步強化對檔案信息的保密管理，促進(jìn)檔案信息管理質(zhì)量和水平的提升。

2 強化數(shù)字檔案管理的措施

1）構(gòu)建更為完善的檔案管理服務(wù)模式。在當(dāng)前檔案管理工作中，需要加強對新媒體發(fā)展的重視度，積極打造全新的檔案管理服務(wù)模式，充分的利用新媒體的優(yōu)勢，加快促進(jìn)檔案管理水平的提升。對于檔案管理工作而言，管理人員需要對新媒體的發(fā)展形勢有一個全面的認(rèn)識，并明確新媒體在傳播方向的優(yōu)勢，從而重視新媒體在檔案管理工作中的應(yīng)用。對于數(shù)字檔案管理人員，也需要積極轉(zhuǎn)變自身的觀念，充分的發(fā)揮新媒體在檔案管理工作中的優(yōu)勢，加快對檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，從而將數(shù)字檔案與實體檔案進(jìn)行有效整合，更好的滿足檔案利用者的需求，全面促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。另外，新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理工作具有長工作服和艱巨性，因此需要加大資金投入力度，從而促進(jìn)數(shù)字檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展。

2）加強對數(shù)字檔案的宣傳。新媒體環(huán)境下，數(shù)字檔案業(yè)務(wù)模式和渠道的宣傳發(fā)生了較大的變化，在重視數(shù)字檔案信息宣傳工作開展過程中，檔案管理部門輔導(dǎo)模式全面發(fā)揮出新媒體的優(yōu)勢，即在實際工作中要積極構(gòu)建更為完善的檔案宣傳網(wǎng)站，將收集到的數(shù)字檔案信息匯集到網(wǎng)站中，這樣在具體進(jìn)行檔案利用過程中，檔案利用人員能夠快速獲取到具體的信息，為查閱提供更多的便處性。數(shù)字檔案宣傳工作中，還需要重視微信和微博的應(yīng)用，充分的發(fā)揮新媒介受眾廣及具有較強交互性的特點，增強互動性，從而提高數(shù)字檔案宣傳的效果，使民眾提高對數(shù)字檔案管理工作的重視這，進(jìn)一步增強數(shù)字檔案在現(xiàn)實中的影響力。特別是在移動數(shù)字媒體渠道廣泛應(yīng)用的新形勢下，檔案部門需要全面發(fā)揮出移動數(shù)字媒體進(jìn)行檔案宣傳的優(yōu)勢，積極對數(shù)字檔案信息查詢等服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化和完善，提高數(shù)字檔案信息的高效利用。

3）提升數(shù)字檔案資源的使用率。在當(dāng)前針對數(shù)字檔案資源進(jìn)行管理工作中，需要深入挖掘檔案信息資源的價值?；谛旅襟w環(huán)境下，檔案部門需要利用新媒體技術(shù)來構(gòu)建更為完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，及時提供檔案信息給檔案利用者。具體可以利用微信、微博等平臺提供檔案信息查詢和咨詢等服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案信息資源使用率，滿足公眾對檔案信息的多元化需求，進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

4）構(gòu)建檔案管理新媒體平臺。各單位宜與自身的實際情況相結(jié)合，積極構(gòu)建新媒體平臺，進(jìn)一步提升新媒體平臺的權(quán)威性和針對性，為檔案信息的獲取提供更多的便利，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。在具體構(gòu)建檔案管理新媒體平臺過程中，還需要基于用戶使用需求和習(xí)慣，使檔案用戶通過該平臺能夠獲取到自己需要的信息，實現(xiàn)對檔案信息的合理運用。同時，檔案部門還可以建立與自身相符檔案管理網(wǎng)站，并推出客戶端，實現(xiàn)檔案信息的快捷傳遞。用戶通過客戶能夠進(jìn)一步了解檔案的實際情況，并及時調(diào)取自己需要的檔案信息，實現(xiàn)對檔案信息的科學(xué)運用，加快推進(jìn)數(shù)字檔案管理工作的開展成效。

5）加大培訓(xùn)力度，做好檔案信息安全管理。新媒體的發(fā)展為檔案管理工作帶來了諸多的便利，但對檔案管理人員的專業(yè)技能也提出了更高的要求。因此作為檔案生理人員，需要重視新媒體技術(shù)培訓(xùn)的學(xué)習(xí)，并對新媒體的便捷性有一個正確的認(rèn)識，不斷更新自身的知識結(jié)構(gòu)，使其在實際檔案管理工作中實現(xiàn)新媒體技術(shù)的充分應(yīng)用。檔案管理部門需要定期開展多種形式的培訓(xùn)和教育，為檔案管理者進(jìn)行新媒體知識和技能和傳輸，全面提升檔案管理人員的新媒體技能。各單位還需要鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新媒體知識和技能，并開展定期考核，在企業(yè)內(nèi)部形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。另外，在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作面臨著較大的安全威脅，因此需要單位從上到下都要提升自身的安全防護(hù)意識，并在計算機中重視防火墻和殺毒軟件的安裝，有效的防范風(fēng)險。對于檔案信息，還要做好備份工作，在條件允許情況下可以通云備份，進(jìn)一步保障檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

新媒體時代癥，檔案管理工作發(fā)生了較大的變化。新媒體技術(shù)在數(shù)字檔案管理工作中的應(yīng)用，通過借助于新媒體的優(yōu)勢，針對數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好的滿足檔案利用者的需求，積極提升檔案管理服務(wù)的全面性和系統(tǒng)性，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的高效利用。