論并存時(shí)期高校行政辦公室的檔案管理關(guān)鍵探索

陳竑良

（湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410208）

面對(duì)現(xiàn)如今不斷更新踴躍的信息社會(huì)，老式的紙質(zhì)檔案管理不再成為唯一，高校行政辦公室電子檔案管理的優(yōu)越性日益漸顯。盡管新版檔案法規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，但是因電子檔案的技術(shù)特殊性加上當(dāng)今社會(huì)對(duì)其認(rèn)知的局限性，在某些方面特別是司法領(lǐng)域紙質(zhì)檔案似乎更具備作為呈堂證供參考的能力。所以，如何對(duì)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理進(jìn)行“統(tǒng)一”管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全、創(chuàng)新、方便的目的，這將會(huì)成為整個(gè)并存時(shí)期中探索中的至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別

紙質(zhì)檔案是用紙張作為載體的一種檔案，如可以保存?zhèn)€人信息背景資料、公文圖紙、契約等，也是對(duì)發(fā)生的客觀歷史事實(shí)的真實(shí)記載。它具有特別容易損壞，無法再生，需要保密等的特點(diǎn)。隨著時(shí)代的變化，互聯(lián)網(wǎng)“+”的出現(xiàn)和信息化時(shí)代的到來，電子檔案漸漸成為時(shí)代的產(chǎn)物。它不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有非人工識(shí)讀性、高密度性、系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)。電子檔案，具體指的是通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，是傳統(tǒng)的獨(dú)立文件檔案集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的信息管理介質(zhì)。所以，并存時(shí)期高校行政辦公室的檔案管理的“統(tǒng)一”管理的實(shí)現(xiàn)是極其重要的。

2 并存時(shí)期高校行政辦公室的檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)

要實(shí)現(xiàn)對(duì)于并存時(shí)期高校行政辦公室檔案的統(tǒng)一管理，就必須先對(duì)在統(tǒng)一管理下的檔案安全性做出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)評(píng)估。由于紙質(zhì)檔案容易損毀，電子檔案容易格式化。所以應(yīng)基于“控制止損”的目的對(duì)并存時(shí)期的檔案管理做出創(chuàng)新改革。

歷史和現(xiàn)實(shí)都告訴我們，法治興則國(guó)興，法制強(qiáng)則國(guó)強(qiáng)。所以先應(yīng)該優(yōu)化關(guān)于檔案管理風(fēng)控及相應(yīng)措施方面的制度?！邦A(yù)防為主，控制止損”。循規(guī)蹈矩的繁瑣制度和墨守陳規(guī)的人員思想在一定程度上將會(huì)耽誤新的制度的更替誕生，所以時(shí)代在不斷進(jìn)步，檔案管理工作者也應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)摸索前進(jìn)，實(shí)質(zhì)性的對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行優(yōu)化。其次，應(yīng)該同步紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，做到雙重管理，以便保障某些重要文件的丟失。在紙質(zhì)檔案的生成同時(shí)將其除此以外，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行風(fēng)控教育和實(shí)際應(yīng)急能力的培養(yǎng)也是非常必要的。理論聯(lián)系實(shí)際，在實(shí)際的演練中積累相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的判定能力和應(yīng)急能力。

任何因素都有可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，建立以預(yù)防為主的為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理而完善各種檔案管理制度是很有必要的，當(dāng)然也還需要不斷提高實(shí)際生活當(dāng)中遇到的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)急能力。保證檔案的安全，是實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一”管理道路上的必要條件。

3 并存時(shí)期高效行政辦公室的檔案管理的模式

現(xiàn)階段，高效行政辦公室的檔案管理雖然正處于紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的并存時(shí)期，但是它們之間在某些方面還是略有不 同的。

高校行政辦公電子檔案管理因其有直觀性，高效性，便于整合歸納等特點(diǎn)，它越來越被廣大高校所接受和廣泛應(yīng)用。利用電子高效檔案管理，可以有效的對(duì)數(shù)據(jù)信息整合和總結(jié)歸納，在一定程度上提高了工作效率，并且節(jié)省了人力資源和物質(zhì)資源。盡管如此，事實(shí)證明現(xiàn)如今階段在某些方面電子檔案管理要想完全替代紙質(zhì)檔案那也是不可能的。例如，面對(duì)現(xiàn)如今形形色色的社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)證書也應(yīng)由而生。相比電子檔案，因紙質(zhì)檔案可以作為原件，紙質(zhì)證書上面專有的公章和簽名也較難作假，所以還有相當(dāng)部分高校仍舊將紙質(zhì)檔案的管理作為檔案管理的方法之一。所以，要想擁有成熟地?zé)o紙化檔案管理模式，還需克服其存在的問題，跨過當(dāng)下并存時(shí)期的高校行政辦公室檔案管理的瓶頸時(shí)刻，經(jīng)過不斷地探索和完善，才有可能實(shí)現(xiàn)“無紙化”的現(xiàn)代化模式。

4 并存時(shí)期高校行政辦公室檔案管理過程中的運(yùn)營(yíng)流程

檔案管理過程中的運(yùn)營(yíng)流程包含了文件整個(gè)周期中的文件管理活動(dòng)，它主要包括檔案的產(chǎn)生及鑒定，分類歸檔，整理，保管，檢索和應(yīng)用等。檔案高校行政辦公室文件有的來源于外部電子文件，有的來源于內(nèi)部電子文件，還有一些來自外部的紙質(zhì)檔案。由于高校行政檔案管理工作者不僅要對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，還要管理紙質(zhì)檔案。所以，實(shí)現(xiàn)并存時(shí)期的檔案管理的“統(tǒng)一”管理是很重要的，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的同步利用，也使得整個(gè)流程簡(jiǎn)易化。因此，探索如何做到并存時(shí)期電子檔案以及紙質(zhì)檔案的同步分類歸檔，同步整理，同步保管，和同步檢索應(yīng)用是最為關(guān)鍵的。

1）同步分類歸檔。原來的檔案分類歸檔是根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)歸入類表中適當(dāng)類目，同步分類歸檔是將接收到的沒有經(jīng)過處理的最原始的紙質(zhì)文檔即時(shí)歸檔，對(duì)照電子文件的要求，若其符合，把它保存到特定的計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備中，并標(biāo)上特殊便于辨認(rèn)的歸檔標(biāo)志。也就是將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案。當(dāng)然，也可以將部分電子檔案下載打印以紙質(zhì)檔案的形式儲(chǔ)存，做好并存時(shí)期下紙質(zhì)檔案和電子檔案互相轉(zhuǎn)換的銜接，使其便于“統(tǒng)一”管理。

2）同步整理。同步整理紙質(zhì)文檔和電子文檔的方法就是，將其“合二為一。”也就是用在整理紙質(zhì)檔案過程中用到的整理原則去整理電子檔案。因?yàn)閮烧邠碛邢嗤臋n號(hào)和著錄信息，所以意味著做到了紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步整理。

3）同步保管。因?yàn)殡娮訖n案易于儲(chǔ)存，容量大。而且，電子檔案更方便用系統(tǒng)鑒定儲(chǔ)存時(shí)間方面均可按要求設(shè)定，所以，電子檔案的應(yīng)用已經(jīng)逐漸成為高校行政辦公的主流。之前也簡(jiǎn)單舉例介紹過盡管電子檔案應(yīng)用較多，但在某些方面，紙質(zhì)檔案依舊不可被替代。因此，應(yīng)同時(shí)保管好紙質(zhì)檔案和電子檔案，便于查閱。

4）同步檢索應(yīng)用。在查閱文件的過程中，檔案管理者可以結(jié)合相關(guān)的編撰內(nèi)容，對(duì)紙質(zhì)以及電子這兩種存檔方式不同的統(tǒng)一文件進(jìn)行檢索，大多數(shù)情況下，都會(huì)把可以公開的電子文件在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的數(shù)據(jù)庫(kù)上長(zhǎng)傳保存，這樣做的目的可以方便使用者在網(wǎng)上進(jìn)行直接查閱。與此同時(shí)，可以對(duì)服務(wù)器內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝以便使用。在對(duì)紙質(zhì)檔案需要的過程中，可以下載打印同一編碼的紙質(zhì)文件，這樣不但對(duì)文件在使用過程中提高了效率，而且還能降低對(duì)原件紙質(zhì)檔案的損失程度，減少人為直接接觸，進(jìn)一步對(duì)紙質(zhì)檔案起到更好的保護(hù)作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)并存時(shí)期高校行政辦公室的檔案管理關(guān)鍵探索進(jìn)行了簡(jiǎn)單的闡述，在簡(jiǎn)單介紹紙質(zhì)檔案和電子檔案的同時(shí)，進(jìn)一步說明實(shí)現(xiàn)并存時(shí)期檔案管理的統(tǒng)一管理這一目標(biāo)的重要性。而后對(duì)為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，進(jìn)而對(duì)并存時(shí)期下檔案管理的統(tǒng)一管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，模式現(xiàn)代化，以及運(yùn)營(yíng)流程等方面展開了具體論述。所以，只有不斷探索，尋求并存時(shí)期“統(tǒng)一”管理的合適途徑和與其相適用的法度，才是當(dāng)下紙質(zhì)檔案和電子檔案并存潮流最好的發(fā)展方向。