淺談人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

解芳靜

（山東省龍口市第十中學，山東 龍口 265701）

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記錄了個人經(jīng)歷、學歷、思想品格、社會關系、工作和業(yè)務、榮譽和懲罰等內容。查閱人事檔案，就能基本了解員工的個人發(fā)展狀況，因此是人力資源管理部門的關注要點[1]。對人事檔案進行收集、整理、保存、鑒定、利用，是人事檔案管理的日常操作，新形勢下應如何優(yōu)化中小學人事檔案管理工作呢？以下結合實踐進行探討。

1 人事檔案管理的重要性

1）有利于選拔人才。人事檔案是員工的“第二身份”，保證檔案資料的完整性、真實性，是管理工作的首要原則。人事部門通過人事檔案，可以了解員工的學習、經(jīng)歷、業(yè)務能力、獎懲情況，為人才的選拔使用提供依據(jù)。尤其是在求職應聘過程中，學歷越高、經(jīng)歷越豐富、業(yè)務能力越強、獎勵榮譽越多的員工，越能得到對方的青睞，求職成功的概率就越大。

2）有利于人力管理。對人事部門而言，人事檔案管理是一項基礎、常規(guī)的工作。學校是教書育人的場所，不同學科的教師組成一個隊伍，每個人都要在自己的崗位上產(chǎn)生價值。通過人事檔案管理，有利于學校對各個部門、各個層級的教師進行合理配置，幫助管理者更好地了解教師的特長、經(jīng)歷、教學風格，充分發(fā)揮出個人潛力，促進教學質量的不斷提升[2]。

3）有利于開展培訓。隨著教師工作年限、職稱級別、獎懲措施的變化，人事檔案資料也在變化。加強人事檔案管理，能提高教師對學校的信任度和歸屬感，方便學校制定更加科學合理的薪酬制度，改善教師的福利待遇。此外，檔案中記錄了教師的培訓信息，通過匯總分析，有利于學校制定差異化的培訓方案，提高教師的執(zhí)業(yè)水平。

2 中小學人事檔案管理存在的問題

1）管理意識薄弱。中小學校管理工作量大、內容復雜，不少學校將管理重點放在教學和學生上，忽視了教師群體，更談不上人事檔案管理。實際工作中，人事檔案管理并沒有實質性的工作內容，只有上級部門檢查人事檔案時，管理者才象征性地對檔案進行流程化操作。由于管理意識薄弱，直接影響檔案的收集、整理效率，也不利于后續(xù)的查詢和使用，難以保障檔案信息的完整性和真實性。

2）管理制度缺失。教育是社會各界關注的一個焦點，隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，學校管理也在不斷改進。在人事檔案管理方面，只有保持先進性，才能提高管理效率，而這依賴于科學完善的管理制度[3]。學校內人事檔案管理制度缺失，并不是沒有制定相關制度體系，而是制度內容陳舊，沒有結合中學實際情況，導致制度措施執(zhí)行不力，甚至出現(xiàn)和現(xiàn)實管理情況相脫節(jié)的現(xiàn)象，繼而影響人力資源管理。

3）人員素質不足。人事檔案管理工作中，管理者是一個關鍵要素，如果管理者本身的技能素質低，也會造成管理水平不高的局面。其一，管理者的業(yè)務能力差，無法采用高效的方法開展工作，會影響檔案資料的收集和整理。其二，管理者工作態(tài)度消極，無法保證按照規(guī)范要求操作，會影響檔案資料的使用，甚至造成檔案丟失、損壞。

4）人員流失嚴重。調查發(fā)現(xiàn)，和學校內的其他崗位相比，人事檔案管理部門的工作強度大、標準要求高，但薪資待遇水平一般，因此管理人員流失嚴重。對于高等院校對口專業(yè)畢業(yè)生來說，他們大多不愿從事檔案管理工作，如此就難以保證管理工作的質量，形成惡性循環(huán)。

5）信息化程度低。信息技術的普及應用，提高了信息交互效率，也提高了管理工作效率。隨著人事制度的變革，人事檔案管理工作也應該加快信息化建設，以適應新形勢下的管理需要。學校人事檔案管理的信息化程度低，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是初始信息的錄入比較繁瑣，依然存在人工手動管理的狀況，對于信息技術的應用不夠深入完善。二是教師的工作崗位是不斷變化的，例如晉升、調動、退休等，必須在系統(tǒng)中逐一修改，修改不及時就會導致檔案信息不準確。

3 中小學人事檔案管理的優(yōu)化途徑

1）增強管理意識。優(yōu)化中小學人事檔案管理工作，首先應該增強管理意識，認識到檔案管理的重要性。對于學校領導而言，應該以身作則、發(fā)揮出榜樣精神，將人事檔案管理納入日常管理范疇，在工作例會上強調人事檔案對人事管理的重要意義，創(chuàng)建良好的管理氛圍。對于檔案管理者來說，應該轉變自己的想法，樹立創(chuàng)新意識，嚴格按照國家法律規(guī)范和學校規(guī)章制度，對人事檔案進行管理，增強崗位責任心，對檔案管理工作成果全面負責。

2）完善管理制度。完善人事檔案管理制度，主要從三個層面入手[4]：一是歸檔制度。新的教職工入職后，會形成新的檔案材料，管理者應及時收集歸檔，一般流程是：（1）鑒別檔案材料，看是否符合歸檔要求；（2）按照材料的內容、屬性，確定具體歸檔位置；（3）在目錄上補充材料名稱和內容；（4）將新材料放進檔案。二是檢查核對制度。通過檢查核對，能保證人事檔案的安全性和完整性，檢查內容是多樣化的，既包括檔案本身，看有無蟲蛀、霉爛；也包括檔案保管環(huán)境，例如門窗是否關好，溫濕度是否合理等。三是轉遞制度。當教師出現(xiàn)工作調動，檔案管理者應積極配合教師，對檔案進行轉移投遞。

3）提升人員素質。提升檔案管理者的綜合素質，是提高人事檔案管理水平的有效途徑，主要從兩個方面入手：其一，在人才選拔任用上，適當提高準入門檻，優(yōu)先選擇有學歷、有經(jīng)驗、有技術的人員。在管理人員的結構上，實現(xiàn)新老結合，一方面交流管理經(jīng)驗，另一方面提升部門工作活力。其二，對于現(xiàn)有的管理者，應定期進行培訓學習，例如專家講座、主題會議、技能競賽等，學習最新的理論知識和操作技能，對管理模式進行變革，切實滿足管理工作需求。

4）制定獎懲措施。獎懲措施作為人事管理中的常用手段，能激發(fā)人員的積極性和責任心，充分發(fā)揮出個人潛能[5]。針對中小學人事檔案管理人員流動性強的問題，應結合管理工作的特點，制定合適的獎懲措施，落實績效考核，并且和其他崗位的獎懲措施相區(qū)別。例如：從檔案整理效率、服務態(tài)度、檔案利用價值等方面，設置考核指標。通過獎懲，還能促使管理者心里產(chǎn)生危機感，督促管理隊伍不斷進步。

5）加強信息建設。人事檔案管理的信息化建設，一方面要從硬件入手，學校應增加硬件成本投入，及時更新管理設備。另一方面要從軟件出發(fā)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對系統(tǒng)版本進行升級，服務于管理工作。與此同時，管理者應積極接受信息技術，學習操作技能，發(fā)揮出信息技術的管理優(yōu)勢。

4 結語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理的一個重要內容，有利于選拔人才、人力管理和開展培訓。文中以中小學人事檔案管理工作為例，指出存在的問題，并從增強管理意識、完善管理制度、提升人員素質、制定獎懲措施、加強信息建設五個方面，闡述了管理工作的優(yōu)化途徑，以期提高人事檔案的管理效率和質量。