做好檔案安全保密工作提升檔案管理水平芻議

劉爔元

（黑龍江省農(nóng)墾北安管理局第三高級中學(xué)辦公室，黑龍江 黑河 164021）

檔案是單位各類實踐活動中產(chǎn)生的歷史產(chǎn)物，具有真實性和唯一性，主要發(fā)揮著原始真實憑證作用，具有較強的權(quán)威性。它還在“今世賴以知古、后世賴以知今”方面發(fā)揮著巨大參考作用。檔案利用是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，體現(xiàn)了人類社會不斷向前發(fā)展的客觀需要，其作用具有其他信息資源的不可替代性。但同時，它也具有較大的安全保密性。

1 強化檔案保管過程的保密工作管理

1）要突出庫房管理這個保密工作的重點。檔案庫房是保管檔案的重要場所。實踐證明，檔案車房能否實現(xiàn)科學(xué)管理，對于做好檔案保密和維護(hù)檔案安全而言，是一項基本保障。對于檔案庫房，國家制定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)?；疽笊希切枰獑为毰d建并配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，符合軟件及硬件方面的相關(guān)要求。但實際而言，部分單位由于不具備相應(yīng)的條件，多將庫房設(shè)置在機關(guān)辦公樓內(nèi)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。盡管不得已如此，但并非可隨意將辦公室選作庫房。根據(jù)實際情況和保密的基本要求，辦公樓的最底層不得作為庫房設(shè)置，還應(yīng)專門加固庫房門窗以防發(fā)生盜竊防水、防鼠、防蟲等。同時，要盡可能做到庫房與辦公室之間分開，庫房與閱覽室之間分開。對于檔案庫房，要做到由專人進(jìn)行專六管理，同時，還要制定嚴(yán)格的檔案庫房管理制度，禁止一切無關(guān)人員私自入內(nèi)。

2）把牢絕密檔案管理人員從業(yè)入口關(guān)。絕密檔案管理人員因為和密早、知密多且知密深，因此，不但地位特殊，其身份也特殊。同樣，也在保守黨和國家的秘密方面，責(zé)任更加重大。鑒于這一特殊的工作性質(zhì)和崗位要求，作為絕密檔案管理人員，把牢其從業(yè)入口關(guān)是至關(guān)重果的?；疽笫牵贺?zé)任心要強，事業(yè)心要強，同時，還要有高度的保密意識。在工作作風(fēng)方面，要有強烈的原則性，工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)，更要保證嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱等手續(xù)，經(jīng)辦的業(yè)務(wù)件件有始有終、有頭有尾，手續(xù)規(guī)范清楚。最重要的是，還要防止泄露“無形”儲存在頭腦中的秘密，即防止說者無意，聽者有心。

3）加強檔案庫管檔案的日常管理。庫管檔案中，絕密檔案是日常管理的重點。對于這類的檔案調(diào)閱、移出以及銷毀，是有著嚴(yán)格的規(guī)定的，作為檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)程序和要求。要經(jīng)過指定領(lǐng)導(dǎo)人簽字審批，并認(rèn)真履行相應(yīng)的登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)未辦理手續(xù)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后，應(yīng)及時對其進(jìn)行仔細(xì)清對、檢查，確認(rèn)無損壞后立即及時歸檔，并做好登記。如果確實發(fā)生了失密、泄密問題，要在保密前提下查明發(fā)生的原因，采取補救措施。

2 強化檔案利用全過程的保密管理

檔案利用，是檔案管理當(dāng)中的重要組成部分，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好其監(jiān)督工作。具體應(yīng)從以下方面來展開。

1）用強化制度建設(shè)打牢基礎(chǔ)。檔案利用規(guī)章制度包括的內(nèi)容較為全面。既包括了閱覽制度，也包括了外借制度以及復(fù)制制度等。在這方面，主要應(yīng)根據(jù)實際情況，對檔案利用人員的不同層次對其利用范圍進(jìn)行確定并規(guī)定其使用不同的審批手續(xù)。總之，總體要求和原則是保證檔案利用工作既有章可循，便于有效開展檔案利用，又確保不失密和不泄密，更要保證檔案利用后完好無損。對于較重要的檔案，原則上以利用復(fù)制件為主。在制定各項檔案利用規(guī)章制度時，其條文應(yīng)既嚴(yán)密又簡明，具有可執(zhí)行性并不斷加以充實和完善。

2）切實加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員同時也多是擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的人員。對于利用制度來說，屬于直接貫徹者執(zhí)行者，更是檔案安全管理的直接責(zé)任者。因此，必須具有較高的綜合素質(zhì)。主要包括：政治素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)三個方面。作為檔案管理人員，一方面要對這項工作有強烈的政治責(zé)任心，并具有人民服務(wù)和甘于奉獻(xiàn)的精神；另一方面，要掌握專業(yè)性知識，對負(fù)責(zé)保管的內(nèi)容做到心中有數(shù)，并能熟悉國家檔案法規(guī)和本單位相關(guān)的規(guī)章制度。此外，還要有較高的文化知識。特別是近年來，檔案電子化程度越來越高，更需要檔案管理人員掌握信息化知識的能力，做到善于總結(jié)工作規(guī)律，獨立處理利用中常見性一般性問題。

3）采取積極有效的各類監(jiān)督措施。作為檔案管理工作人員，最大限度地確保檔案利用中的檔案安全，是重中之重，應(yīng)實現(xiàn)采取多種有效監(jiān)護(hù)措施，確保檔案安全。為做到這一點，既要積極爭取加大硬件設(shè)施的投入，如，安裝攝像監(jiān)視器。應(yīng)了解和掌握檔案利用人員的目的，重點做好偷撕或涂改檔案現(xiàn)象的發(fā)生。對于有不良習(xí)慣，如看書劃線或翻書沾口水之類的人員，要做好及時提醒，避免人為性損壞檔案及丟失現(xiàn)象。

此外，還要堅持做到：嘴勤，多提醒勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定；眼勤，要把握每個利用者的動態(tài)；手勤和腦勤，要勤分析利用者的情況，對被利用的案卷勤檢查和勤登記簿上備注說明。針對損毀檔案一類嚴(yán)重違法行為，應(yīng)及時上報并最大限度挽回?fù)p失。

3 要做到檔案利用和安全保密工作互促共進(jìn)

檔案管理工作，保密與利用都是十分重要的，要通過有效管理，實現(xiàn)這兩項工作的互促共進(jìn)。

1）強化庫存檔案的篩查和分類。檔案管理工作重點在于安全性和保密性，它需要以做好檔案的審查和分類作為前提和基礎(chǔ)。從當(dāng)前來看，檔案包括普通檔案和密級檔案。密級又可以分為秘密和絕密等級別。檔案密級不同，其針對的使用對象也是不同的。因此，應(yīng)該在檔案管理過程中，在接收檔案時以及在開展檔案其他管理工作時，都應(yīng)該做好細(xì)致的審查，區(qū)別其保密等級，并據(jù)此采用相應(yīng)的管理方式，執(zhí)行相應(yīng)的程序，這樣，會對提升檔案管理的安全性和保密性是非常有利的。

2）強化用制度去約束檔案管理工作。雖然各單位都出臺了相應(yīng)的檔案管理制度，但在實際執(zhí)行中仍然由于管理制度仍持續(xù)性完善和具體執(zhí)行時落實上的差距，造成了檔案管理中安全性和保密性還有一定的提升空間。特別是隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理制度更應(yīng)與時俱進(jìn)不斷完善并將抓好其實際落實作為主要手段。對這方面的基本要求是：成立專門機構(gòu)，落實專人負(fù)責(zé)并明確具體的責(zé)任范圍。在進(jìn)行檔案管理監(jiān)管時，要做到真正在職盡責(zé)，實現(xiàn)全過程監(jiān)督，真正用強化用制度去約束檔案管理工作。

3）提升檔案管理硬件軟件建設(shè)水平促進(jìn)規(guī)范化管理。為確保檔案管理的安全性和保密性，必須要把提升檔案管理硬件軟件建設(shè)水平作為促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的有效手段。特別是近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)了快速發(fā)展，這使得檔案管理中，電子檔案的比重越來越大，傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的任務(wù)也越來越重。雖然它具有諸多傳統(tǒng)檔案所無法比擬的優(yōu)勢，但同時，計算機的軟件和硬件也存在著一定的風(fēng)險性，如易受到病毒攻擊。這對于保證檔案的安全性和保密性來說是較大的威脅。因此，要做好計算機的軟件和硬件維護(hù)和檢查，以切實提升檔案管理的安全性和保密性。

4 結(jié)語

總之，做好檔案安全保密工作與提升檔案管理水平是同步的，它需要我們在充分認(rèn)識其重要意義基礎(chǔ)上，并從檔案管理所涉及的“保密、管理及利用”這三個方面采取針性提高和改進(jìn)措施，以切實提升檔案管理水平。