對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)管理工作的思考

關(guān) 欣

（黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械工程科學(xué)研究院綏化農(nóng)業(yè)機(jī)械化研究所，黑龍江 綏化 152054）

衡量農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵指標(biāo)之一就是文書(shū)資料管理。文書(shū)資料管理工作在農(nóng)業(yè)科研事業(yè)逐步發(fā)展過(guò)程中占據(jù)了越來(lái)越重要的位置，隨之提高的還有人們對(duì)農(nóng)業(yè)科研文書(shū)資料管理工作的關(guān)注以及對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)。農(nóng)業(yè)科研單位文書(shū)資料管理要想從容的應(yīng)對(duì)和處理當(dāng)下全新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，就必須基于以往的管理模式采取改進(jìn)措施，根據(jù)當(dāng)下工作需求實(shí)施更加合理的管理方案，為農(nóng)業(yè)科研工作的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的文書(shū)資料支撐力量。

1 農(nóng)業(yè)科研所文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

首先，文書(shū)檔案管理制度完整性不高。文書(shū)管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，未按規(guī)范和要求處理文書(shū)，另一方面由于文書(shū)資料的形成分散于不同的研究室，擁有研究室公章鑰匙的人不止一個(gè)，所以很容易因?yàn)槿藛T疏忽出現(xiàn)文書(shū)重號(hào)的問(wèn)題；其次，缺乏文書(shū)檔案資料收集意識(shí)。省級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所大多負(fù)責(zé)重點(diǎn)的攻關(guān)項(xiàng)目，科研人員雖然對(duì)資料有較好的建檔意識(shí)，但缺乏文書(shū)管理意識(shí)，甚至認(rèn)為只是上報(bào)用的，沒(méi)有重視公務(wù)活動(dòng)中文書(shū)檔案的歸檔[1]；再次，材料收集不夠完整，部分工作人員沒(méi)有深刻理解文書(shū)檔案資料的價(jià)值，不愿意將需要?dú)w檔的資料交至檔案室存檔，或者因?yàn)槿狈π湃?，往往無(wú)法及時(shí)歸檔有關(guān)經(jīng)濟(jì)利益、重大科研成就和人員獎(jiǎng)懲的材料，難以保證歸檔材料的質(zhì)量；最后，檔案管理還未從人工操作階段跳脫出來(lái)，在檔案調(diào)閱、文書(shū)查對(duì)和關(guān)鍵信息檢索等環(huán)節(jié)都難以提升工作效率。

2 有效開(kāi)展農(nóng)業(yè)科研院所文案管理的策略

2.1 建立具有規(guī)范性的文書(shū)資料收集制度

文書(shū)檔案資料的收集與整理是科研工作的重要組成部分，農(nóng)業(yè)科研院所有必要建立具有規(guī)范性的文書(shū)資料收集制度，涉及借閱記錄、收發(fā)登記、打印留存等管理制度，在文書(shū)管理人員的崗位責(zé)任中納入資料收集任務(wù)。文書(shū)借閱要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保辦結(jié)文件成功歸檔，按照要求保證字跡材料的壽命和公文載體材料，提升公文用筆、格式和簽章的規(guī)范性。關(guān)于文書(shū)的處理和來(lái)龍去脈等信息，檔案管理人員要高度關(guān)注，在每個(gè)周期內(nèi)篩選收集的文件材料并做好分類(lèi)，細(xì)致化的開(kāi)展文書(shū)檔案資料的收集整理工作，確保材料內(nèi)容的質(zhì)量。

2.2 制定科學(xué)合理的文書(shū)資料分類(lèi)方案

有效的文書(shū)材料收集和歸檔是基于科學(xué)合理分類(lèi)方案展開(kāi)的，相關(guān)人員要立足于日常工作實(shí)際情況，圍繞本單位活動(dòng)和工作緊密相關(guān)的文件資料進(jìn)行分類(lèi)整理，在分類(lèi)上注意把控歸檔文件的完整性，最好能直觀的反映單位工作全過(guò)程。工作人員在資料收集中嚴(yán)格按照科學(xué)合理的分類(lèi)方案執(zhí)行，一方面以對(duì)號(hào)入座的形式歸置文件，另一方面在后期也可以基于這個(gè)分類(lèi)快速的查找資料，創(chuàng)造發(fā)揮文書(shū)資料價(jià)值的便利條件[2]。關(guān)于文書(shū)資料分類(lèi)方案的制定，檔案管理人員可借助調(diào)研去征求單位各職能部門(mén)的意見(jiàn)，在每年年終時(shí)間段對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)整理，提升歸檔資料的質(zhì)量。

2.3 在完整性原則下做好文書(shū)資料的收集工作

資料收集是開(kāi)展后期各環(huán)節(jié)文書(shū)管理工作的重要基礎(chǔ)，而文書(shū)資料的完整性又與文書(shū)檔案的利用價(jià)值、文書(shū)檔案的質(zhì)量和文書(shū)檔案的借閱等有著緊密的聯(lián)系。資料收集要注意兩點(diǎn)，一是突出機(jī)關(guān)單位的主要職能活動(dòng)，二是體現(xiàn)機(jī)關(guān)單位的歷史面貌與發(fā)展特色，這樣才能保證這些文件材料是具有較高價(jià)值的，比如農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)、農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和外事活動(dòng)中形成的材料。檔案員在開(kāi)展材料收集工作時(shí)要盡可能的拓寬收集渠道掌握主動(dòng)權(quán)，同時(shí)還要具備超前意識(shí)，基于對(duì)部門(mén)工作的了解去收集文件資料從而提供超前有效的服務(wù)[3]。在整理環(huán)節(jié)中要抓住立卷歸檔材料的重點(diǎn)，設(shè)置短期、中期和長(zhǎng)期三個(gè)不同保管期限來(lái)確保立卷歸檔的時(shí)效性，及時(shí)的做好后續(xù)一系列工作，包括收集、審核、完善、整理、歸檔和移交等。對(duì)于包含了單位全部工作內(nèi)容和發(fā)展歷史的文書(shū)檔案，必須以集中性統(tǒng)一管理模式開(kāi)展工作，確保系統(tǒng)性和完整性，從而最大化的發(fā)揮其對(duì)單位建設(shè)的服務(wù)價(jià)值與 作用。

2.4 致力于推進(jìn)文書(shū)檔案工作的信息化建設(shè)

人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在時(shí)代發(fā)展背景下被越來(lái)越廣泛的應(yīng)用到了各社會(huì)領(lǐng)域，新時(shí)代下科研院所文書(shū)檔案資料管理要求已經(jīng)無(wú)法從傳統(tǒng)管理方式中得到完美的實(shí)現(xiàn)，因此必須跟隨信息時(shí)代發(fā)展步伐，致力于推進(jìn)文書(shū)檔案工作信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位文書(shū)檔案信息化管理，一方面能更加便利高效的開(kāi)展檔案借閱、歸檔和查詢，騰出大量的資料堆放空間，讓管理人員的工作量和工作強(qiáng)度有所緩解，另一方面，在保存文書(shū)檔案完整性的同時(shí)提高文書(shū)價(jià)值的利用率，最大化的避免檔案損耗、丟失和放置混亂等情況出現(xiàn)[4]。所以有必要在解放思想、轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)上開(kāi)展與時(shí)俱進(jìn)的信息化建設(shè)的工作，加快推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)，在此過(guò)程中既要加大培養(yǎng)現(xiàn)有工作人員和積極引進(jìn)外部人員的力度，讓檔案信息化發(fā)展擁有足夠的人才力量支撐，還要從資金、硬件層面上加大投入，采購(gòu)掃描儀、計(jì)算機(jī)和管理系統(tǒng)等信息化辦公設(shè)備，讓檔案信息化發(fā)展擁有堅(jiān)實(shí)的硬件條件。

2.5 通過(guò)強(qiáng)化部門(mén)合作提升文書(shū)和檔案工作銜接性

農(nóng)業(yè)科研單位的文書(shū)檔案是以各職能部門(mén)的文書(shū)資料為基礎(chǔ)的，在某種程度上來(lái)說(shuō)，各部門(mén)文書(shū)的質(zhì)量將會(huì)影響到整個(gè)檔案資料的價(jià)值，所以有必要做好文書(shū)工作和檔案工作的銜接。單位文書(shū)人員要以檔案管理的要求時(shí)刻提醒自己，及時(shí)準(zhǔn)確的處理文書(shū)，做好收發(fā)文件的登記工作，及時(shí)查找缺乏內(nèi)容并做好補(bǔ)充，尤其是具有實(shí)時(shí)性的外出會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)講話等會(huì)議材料等，一定要及時(shí)收集才能確保完整性，從而有效開(kāi)展后續(xù)的文書(shū)材料立卷歸檔，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案一體化。

2.6 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)

負(fù)責(zé)文書(shū)檔案資料管理的人員除了擁有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力以外，還要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和管理能力。文書(shū)檔案業(yè)務(wù)的管理與服務(wù)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的過(guò)程中面臨著越來(lái)越高的要求和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)更新不及時(shí)的文書(shū)檔案管理人員就難以在面對(duì)新問(wèn)題的時(shí)候從容應(yīng)對(duì)和處理，所以當(dāng)下有必要通過(guò)自主學(xué)習(xí)和參加各種培訓(xùn)來(lái)強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，一方面要熟知農(nóng)業(yè)科研工作的流程、步驟和各個(gè)環(huán)節(jié)，分門(mén)別類(lèi)的掌握不同載體檔案的管理方法，另一方面要拓寬視野多多關(guān)注農(nóng)業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和現(xiàn)狀，將檔案學(xué)科的新技術(shù)和新理論應(yīng)用到管理工作中，實(shí)現(xiàn)多樣復(fù)合型的工作方式。

3 結(jié)語(yǔ)

農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展不僅需要良好的精神風(fēng)貌、扎實(shí)的工作作風(fēng)，還需要合理適宜的有效措施，同時(shí)滿足農(nóng)業(yè)科研文書(shū)檔案自身發(fā)展需求和農(nóng)業(yè)科研工作需求。通過(guò)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研文書(shū)檔案管理工作推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目順利實(shí)施。