互聯(lián)網時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)與利用

孫紅梅

（湖北理工學院，湖北 黃石 435000）

目前，互聯(lián)網用戶數(shù)量和互聯(lián)網基礎設施建設都進入了前所未有的發(fā)展階段?；ヂ?lián)網時代的到來為檔案信息資源的管理和開發(fā)創(chuàng)造了獨特的條件。事業(yè)單位檔案不僅記錄了其發(fā)展的整個過程，也對事業(yè)單位的發(fā)展起到了非常重要的作用。因此，加強事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)與利用，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，也可以更好地為經濟社會發(fā)展服務。

1 互聯(lián)網時代對事業(yè)單位檔案信息資源管理的影響

隨著信息互聯(lián)網時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已被徹底顛覆，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式和相關理論已經無法適用互聯(lián)網信息時代檔案管理的需求，尤其是紙質檔案的應用和檔案的生命周期、檔案價值等都有了新的變化。因此，在互聯(lián)網信息時代對事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)與利用也必須要有科學的理論作為管理基礎，比如，新時期檔案資源的價值和來源等方面都要進行嚴格管理，才能適應新時期互聯(lián)網時代的新要求，為新時期檔案管理開辟嶄新的局面，更好的為事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)與利用作出相應的指導。近年來，隨著我國社會經濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量也在快速增長，給檔案資源的開發(fā)與利用帶來了很大挑戰(zhàn)和壓力，尤其是新時期檔案資源多樣化趨勢明顯，互聯(lián)網信息時代檔案形式以及從傳統(tǒng)的紙質格式上升到視頻、音頻、多媒體等多種格式。如何提升對這些檔案資源的管理水平和開發(fā)利用，是目前檔案管理部門面臨的一個難題。在互聯(lián)網信息時代，資源共享程度越來越高，但是對于部分檔案資源是高度敏感的，必須要進行嚴格保密，一旦泄露就會造成事業(yè)單位甚至給國家造成很大的負面影響和損失。因此，必須要對事業(yè)單位檔案資源安全管理引起足夠重視。

1）檔案管理設備的現(xiàn)代化。檔案載體隨著互聯(lián)網信息化時代的來臨，從傳統(tǒng)的紙質檔案演變成了電子形式，事業(yè)單位檔案資源開發(fā)與利用過程也呈現(xiàn)出多種形式，檔案管理設備也從傳統(tǒng)的實體演變成現(xiàn)代化的電子設備，雖然增加了檔案資源開發(fā)與利用成本，但檔案管理的效果卻得到了很大的提升。

2）檔案信息查找的便捷化?；ヂ?lián)網信息化時代事業(yè)單位紙質檔案信息可以通過電子掃描的方式轉換成電子檔案進行存儲，把之前所有的紙質檔案都轉換成電子檔案進行存儲方便查詢工作。通過計算機可以直接在網上進行檔案信息的查詢和利用，提高了搜索效率的同時還提升了檔案資源的利用率。

3）檔案信息收集的多元化。檔案管理過程中，要對檔案資料進行有效地收集和整理，這是檔案管理的基礎，檔案資料收集會直接關系到檔案資源開發(fā)與利用效率。互聯(lián)網信息化時代電子檔案從生成到利用，中間所有的檔案操作程序都可以通過互聯(lián)網計算機技術來完成，使事業(yè)單位檔案信息管理從紙質化走向了無紙化，從手工走向了電子化，不僅提升了檔案采集的效率，也提升了檔案資源共享的范圍。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

1）信息基礎設施不齊全?；ヂ?lián)網信息化時代要提升事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)與利用水平，就必須配備完善的信息化基礎設施，建立健全檔案信息化管理的相關規(guī)章制度。但是，由于很多事業(yè)單位對檔案資源信息化管理的重要性還沒有清楚的認識，很多管理人員都有輕檔案重實際的思想，導致檔案信息化管理的腳步前進速度很慢，跟不上時代發(fā)展的腳步。特別是很多事業(yè)單位檔案室明顯比其他部門陳舊，檔案室的信息配套設備也很落后，無法滿足信息化檔案資源管理需求，直接影響到事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)與利用。所以，完善的信息化基礎設施建設是提升事業(yè)單位檔案信息化管理的基礎，是確保檔案資源開發(fā)與利用的關鍵。

2）電子檔案的安全問題。傳統(tǒng)的紙質檔案雖然開發(fā)和利用起來效率比較低下，但是安全性方面相對現(xiàn)代電子檔案還是比較可靠，由于互聯(lián)網信息化時代的電子檔案的構件和管理都是通過計算機互聯(lián)網技術，雖然開發(fā)和利用方面比較便捷，但容易遭受網絡病毒和黑客的攻擊，造成檔案信息的泄露、被篡改甚至丟失，一旦出現(xiàn)類似情況會給事業(yè)單位檔案管理工作帶來巨大的負面影響。因此，保護好電子檔案，提升電子檔案的安全問題也越來越被社會高度關注，成為目前新的焦點之一。

3）檔案管理人員的業(yè)務水平有限。隨著我國社會經濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案更加規(guī)范，檔案數(shù)量也在快速增加，也給檔案管理人員提出了更高的要求?；ヂ?lián)網信息化時代的檔案管理需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)能力。但是目前很多事業(yè)單位在檔案管理方面都缺乏相關的專業(yè)管理人員，在檔案信息化管理過程中也存在硬軟件等配套設施方面的不完善，阻礙了事業(yè)單位檔案信息化管理水平的提升。

3 互聯(lián)網時代提升事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用的措施

1）加強電子檔案的安全管理。在電子文件的開發(fā)和利用過程中，對電子文件進行加密，以保證其數(shù)據(jù)的真實性；建立電子文件的訪問權限，確定電子文件訪問者的身份，做好訪問登記工作；監(jiān)控電子文件信息的使用，加強信息監(jiān)管；建立電子文件存儲計算機的密鑰，加強防火墻和防病毒軟件；在不同的地方備份電子文件，防止數(shù)據(jù)丟失。電子文件的安全性直接關系到整個單位文件的機密性，因此電子文件的安全性不容小視。

2）提升檔案管理人員的業(yè)務水平。無紙化辦公是未來事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，尤其是事業(yè)單位檔案資源管理過程中，要實現(xiàn)紙質化辦公向無紙化管理的過渡，就必須要對事業(yè)單位檔案管理人員進行嚴格管理，提升檔案管理人員的業(yè)務水平。作為新時期事業(yè)單位檔案管理人員必須要具備專業(yè)的檔案管理技能，同時還要結合計算機互聯(lián)網技術，對檔案資源進行有效管理。要提升檔案管理隊伍整體水平，就必須對檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質進行定期培訓和考核，不斷培養(yǎng)和吸收檔案管理學方面的專業(yè)人才，做好檔案管理專業(yè)人才的儲備工作。

3）建立科學的檔案信息管理制度。檔案管理涉及廣泛的環(huán)節(jié)，在管理過程中還要對各種檔案信息進行篩選和處理，任務十分繁重。因此，有必要規(guī)范各種管理流程，建立科學規(guī)范的管理體制機制。在檔案信息制度建立過程中可以借鑒國外先進的管理模式和技術，制定可行的檔案信息管理系統(tǒng)，監(jiān)督各環(huán)節(jié)，防止漏洞和錯誤。尤其是對檔案的安全管理方面要制定嚴格的安全管理制度，加強對檔案的保護，設置嚴格的權限管理制度和密匙系統(tǒng)，才能確保事業(yè)單位檔案資源管理的安全性和科學性。

3 結語

檔案信息資源在社會的發(fā)展中起著重要的作用，因此開發(fā)和利用檔案資源是非常必要的。檔案部門領導需要更加重視這方面，轉變思想觀念，創(chuàng)新管理方法，運用現(xiàn)代信息技術開發(fā)檔案信息資源，做好日常管理工作。也要做好基礎工作，加強基礎設施建設，重視人才培養(yǎng)，為進一步開發(fā)農場檔案信息資源奠定基礎。檔案管理人員在開展各項工作的過程中，還需要結合開展形式對工作進行完善和更新，確保檔案管理工作的順利開展。