信息化時代企業(yè)科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)的要點

張春艷

（中交天津港灣工程設(shè)計院有限公司，天津 300461）

企業(yè)科技檔案屬于重要信息資產(chǎn)，關(guān)系到企業(yè)技術(shù)安全，能夠為企業(yè)各項技術(shù)工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。經(jīng)過長時間運營，企業(yè)形成大量科技檔案，需要通過信息化建設(shè)高效開展檔案管理工作。引入數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，能夠使存儲空間得到節(jié)約的同時，提高資源利用率，但期間也存在一定技術(shù)風(fēng)險。因此，還應(yīng)加強(qiáng)科技檔案管理數(shù)字化要點分析，以便使檔案管理水平得到提升。

1 信息化時代企業(yè)科技檔案管理數(shù)字化

在信息化時代，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式已經(jīng)逐步被數(shù)字化方式所替代。運用數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理，能夠推動模式創(chuàng)新。在企業(yè)科技檔案生成過程中，將形成文字檔案和圖像檔案，使各項科研或決策得到有效記錄?？紤]到檔案儲存空間有限，運用數(shù)字化技術(shù)文字檔案轉(zhuǎn)換，將圖像檔案錄入到綜合檔案管理系統(tǒng)中[1]。使科技檔案管理逐步脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄形式，使不同地區(qū)檔案管理問題和信息局限性等問題得到解決，實現(xiàn)檔案資料廣泛收集，保證科技檔案內(nèi)容的完整性。借助軟件實現(xiàn)各種檔案資料分類，形成科技檔案目錄，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案組合放置。各部門根據(jù)需求在目錄中進(jìn)行檔案資料查找，可以及時完成檔案內(nèi)容打印，使資料得到充分利用。因此通過推動企業(yè)科技檔案管理數(shù)字化發(fā)展，能夠使檔案工作效率和質(zhì)量得到有效 提高。

2 企業(yè)科技檔案管理數(shù)字化技術(shù)要點分析

2.1 文件歸檔技術(shù)要點

2.1.1 收集技術(shù)

設(shè)計院科技檔案范圍主要是承攬的工程設(shè)計咨詢項目的資料，以施工圖紙、成果報告為主，在得到最終成果前將生成一些過程性文件，同樣需要進(jìn)行歸檔處理。在圖紙的批量掃描過程中，應(yīng)使圖紙得到平整放置，按照統(tǒng)一順序進(jìn)行掃描，確保掃描后的圖像清晰、完整，不存在失真問題，能夠得到接近原貌的效果。在實踐操作中，可以直接利用圖像處理軟件進(jìn)行自動化處理，將文件掃描制作jpg或pdf格式。為保證文件檔案得到及時接收，還要通過檔案平臺加強(qiáng)在線交流，及時完成檔案整理。

2.1.2 入庫技術(shù)

在檔案入庫階段，應(yīng)做好檔案校準(zhǔn)、命名等工作。為保證圖像能夠與系統(tǒng)掛接，應(yīng)輸入包含圖號、幅面、流水號等在內(nèi)的信息，按照統(tǒng)一規(guī)則進(jìn)行命名。在圖像校準(zhǔn)過程中，針對圖像顛倒、存在斑點等情況，應(yīng)做好處理。如老舊圖紙因帶有污點掃描時會出現(xiàn)黑線，可以利用軟件去污保證圖像質(zhì)量。反頁將出現(xiàn)顛倒情況，在拍照文件夾下分別建立文件夾進(jìn)行正頁、反頁存放，然后統(tǒng)一對反頁進(jìn)行180°操作，之后與正頁按照相同格式改名，確保頁面順利銜接。在檔案掛接階段，可以按照整件進(jìn)行圖紙上傳，完成系統(tǒng)批量掛接。考慮到人工操作難免出現(xiàn)重掃、漏掃等情況，為保證數(shù)字化成果，還要進(jìn)行程序校驗和抽檢。針對批量掛接文件，可以直接設(shè)置規(guī)則完成自動校驗，失敗后逐條核對能夠完成檔案修正。

2.2 檔案存儲技術(shù)要點

2.2.1 安全技術(shù)

在檔案存儲過程中，考慮到科技檔案特殊性還應(yīng)加強(qiáng)保密管理。結(jié)合業(yè)務(wù)分工，需要對軟件不同操作模塊權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，確保檔案數(shù)字化過程由專人管理。配備視頻監(jiān)控等設(shè)施，按要害部位管理要求進(jìn)行加密處理，避免檔案信息被隨意調(diào)閱。在密鑰管理上，應(yīng)按規(guī)定定期和不定期更換密鑰，保證未開放檔案無法被私自拷貝、修改等操作。針對檔案各項操作，需要進(jìn)行跟蹤記錄。為避免綜合檔案管理系統(tǒng)因遭遇外部入侵出現(xiàn)信息安全問題，需要加強(qiáng)防火墻等技術(shù)運用。此外，需要使檔案保存載體的物理安全得到保證。針對各種磁盤、介質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)環(huán)境管控，做好避光、防塵等各方面管理，并與強(qiáng)磁場等有害物質(zhì)保持距離。

2.2.2 維護(hù)技術(shù)

在科技檔案數(shù)字化管理工作中，需要使用大量設(shè)備，給檔案存儲帶來威脅。安排專人負(fù)責(zé)維護(hù)工作，做好設(shè)備安全風(fēng)險評估和檢測工作，能夠使隱患得到及時排除。針對各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，還應(yīng)定期開展安全檢測，禁止安裝無線網(wǎng)卡等設(shè)備。采取物理隔離方式，禁止使用無線鍵盤等互聯(lián)功能外圍設(shè)備，可以降低木馬、病毒侵入威脅。在存儲部件損壞時，盡可能由企業(yè)內(nèi)部技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢修維護(hù)，需要外來人員維修應(yīng)做好現(xiàn)場監(jiān)督，避免信息出現(xiàn)泄漏情況。此外，針對徹底損壞存儲硬盤等部件，應(yīng)妥善處理。因為即便采取高級格式化技術(shù)進(jìn)行文件刪除，依然無法保證數(shù)據(jù)徹底清除，應(yīng)采取措施杜絕數(shù)據(jù)非法 恢復(fù)。

2.3 檔案利用技術(shù)要點

2.3.1 編碼技術(shù)

為加強(qiáng)檔案利用，在數(shù)字化管理上還應(yīng)結(jié)合科技檔案成套性、多樣性等特點進(jìn)行編碼，體現(xiàn)檔案管理專業(yè)性。按照電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對在磁性載體上零散分布的文件進(jìn)行分類編碼，能夠使檔案處于有序狀態(tài)，通過著錄標(biāo)引確保檔案得到高效利用。為此需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)運用，結(jié)合門類劃分、文件內(nèi)容進(jìn)行產(chǎn)品項目分類編號，制定科學(xué)方案，保證各份文件編號固定且唯一，能夠形成有機(jī)整體。針對按照工程性質(zhì)劃分的專業(yè)組卷，可以按照組建立文件目錄表格，按照歸檔時間進(jìn)行排序。建立以項目命名的文件夾，對電子掃描件進(jìn)行囊括，保證通過目錄查找到文件時能夠獲得全部圖紙資料，促使資源利用率得到提高。根據(jù)編碼類別，可以根據(jù)各類人員級別、層次完成檔案使用權(quán)限設(shè)定，使檔案訪問得到有效控制[2]。

2.3.2 檢索技術(shù)

檔案以數(shù)碼形式在各載體上存儲，在使用時依賴軟硬件平臺實現(xiàn)內(nèi)容還原。整個過程較為復(fù)雜，還要做好參數(shù)定義，確保格式得到順利轉(zhuǎn)換。在檔案資料檢索上，考慮到圖紙掃描后將以pdf或掃描版形式存儲，同時為保證圖紙內(nèi)容清晰、完整選擇較大分辨率，造成科技檔案數(shù)量級較大，直接傳輸原件容易出現(xiàn)卡頓問題。為保證文件能夠得到快速檢索，可以直接通過掃描二維碼進(jìn)行文件獲取，也可以通過系統(tǒng)平臺對檔案條目名稱進(jìn)行查找。通過在檢索欄中輸入工程名稱、項目關(guān)鍵字等，都可以對文件名稱進(jìn)行確認(rèn)。設(shè)定相應(yīng)條件輸入，構(gòu)成綜合檢索平臺，能夠使檔案得到精準(zhǔn)獲取。

3 結(jié)論

企業(yè)科技檔案管理數(shù)字化工作是需要長期開展的系統(tǒng)工程，要求管理人員掌握整個工作流程，做到熟練運用各種數(shù)字化技術(shù)保證檔案資料有效性、完整性，為資源利用奠定扎實基礎(chǔ)。對文件歸檔、檔案存儲等各環(huán)節(jié)數(shù)字化技術(shù)要點進(jìn)行把控，能夠運用信息技術(shù)手段科學(xué)開展檔案管理工作，繼而使企業(yè)科技檔案管理質(zhì)量和效率得到保證。