信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新探究

余艷芬

（柳州市綠化建設(shè)發(fā)展中心，廣西 柳州 545001）

為了適應(yīng)當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的需求，很多企事業(yè)單位在檔案管理方面迎合了信息化發(fā)展的技術(shù)趨勢和時(shí)代潮流，將信息化技術(shù)合理應(yīng)用到單位的文書檔案管理過程中，創(chuàng)新文書檔案管理方式，有效提升文書檔案管理的時(shí)效性。本文重點(diǎn)分析了當(dāng)前文書檔案管理中存在的問題，并提出了應(yīng)對策略，以此優(yōu)化文書檔案管理質(zhì)量。

1 文書檔案管理工作的重要性

1）可為其他科室提供信息服務(wù)辦公室開展各項(xiàng)活動(dòng)所產(chǎn)生的文件與資料就是辦公室文書檔案，收集與整理這些文書檔案，可以了解活動(dòng)開展內(nèi)容，分析其開展的意義之所在，也可對政府機(jī)構(gòu)及各個(gè)部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄，進(jìn)而對這些業(yè)務(wù)的潛在價(jià)值進(jìn)行有效挖掘，進(jìn)而為其他活動(dòng)的開展提供可靠的信息依據(jù)，其他機(jī)構(gòu)或部門通過信息檢索即可查閱與調(diào)取這些資料，可以將文書檔案的價(jià)值充分展現(xiàn) 出來。

2）為其他工作的開展提供法律憑證文書檔案資料記載了政府機(jī)構(gòu)建立、變更及發(fā)展等相關(guān)信息，是其運(yùn)轉(zhuǎn)狀況以及各項(xiàng)活動(dòng)開展效果的重要體現(xiàn)，這些文書資料可以讓上級(jí)管理部門對政府機(jī)構(gòu)的運(yùn)營狀況進(jìn)行管理，也可為紀(jì)檢監(jiān)察部門調(diào)查與處理政府機(jī)構(gòu)中發(fā)生的違法事件提供證據(jù)。正因如此，文書檔案具備了一定的法律憑證效力，可為其他工作的正常開展提供有力的指導(dǎo)。

2 信息時(shí)代文書檔案管理工作面臨的問題

2.1 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失

檔案資料本身具有實(shí)用性、信息化的特點(diǎn)，管理時(shí)必須按照國家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以保證檔案的準(zhǔn)確性、安全性。然而實(shí)際工作中，文書檔案的管理存在不少問題，例如資料收集不全面、分類不嚴(yán)謹(jǐn)，管理形式比較落后，信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)有差異。這些問題的存在，會(huì)影響文書檔案的服務(wù)和資源共享，因此信息化管理的發(fā)展速度緩慢。

2.2 文書檔案管理理念較為落后

文書檔案在通常情況下是企事業(yè)單位資料管理工作中的重要內(nèi)容，可以為企事業(yè)單位的日常經(jīng)營管理提供重要的參考依據(jù)，屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性但是非常重要的工作。但就企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，許多文書檔案管理人員思想守舊，缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)，缺乏信息化管理應(yīng)用意識(shí)，依然沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理理念。如此不僅無法提高文書檔案管理工作效率，無法真正提高文書檔案管理工作水平，同時(shí)對于整個(gè)文書檔案管理工作的開展而言，也會(huì)產(chǎn)生較為不利的影響，容易產(chǎn)生資源浪費(fèi)問題。

2.3 檔案管理水平不高

從人的角度看，由于重視程度不夠，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的系統(tǒng)性謀劃和積極主動(dòng)的工作態(tài)度，就難以在信息化大背景下制定出科學(xué)合理、符合企業(yè)實(shí)際的檔案信息化管理制度體系和工作機(jī)制，對待工作，不積極不主動(dòng)，工作態(tài)度極為惡劣，敷衍了事，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的深層次意義。與此同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒有充分結(jié)合檔案信息化建設(shè)的趨勢，使工作效率過于低下。從物的層面講，多數(shù)單位對檔案管理必備的條件解決程度和落實(shí)效果較差，如沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室空間有限、環(huán)境潮濕、“六防”設(shè)備不配套，影響檔案管理的質(zhì)量和效率還在其次，更甚者會(huì)引起檔案材料的霉變、蟲蛀并存在安全隱患，這與信息化管理的要求相比，差距較大。

3 提升文書檔案管理工作的可行性對策

3.1 提高對文書檔案管理工作的重視程度

政府部門的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對文書檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識(shí)到其對辦公室工作所產(chǎn)生的影響，發(fā)揮出自身的職能，制定出有利于文書檔案管理工作開展的工作規(guī)劃，立足于文書檔案管理工作的全局，對文書檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)部署。同時(shí)，還要對文書檔案管理工作予以嚴(yán)格的監(jiān)督與管理，針對文書檔案管理工作中的問題提出指導(dǎo)建議，總結(jié)工作中的可借鑒之處并進(jìn)行全面的推廣與應(yīng)用。在此過程中，領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)發(fā)揮出自身的影響力，提升所有工作人員對文書檔案管理工作的重視程度。

3.2 對檔案深加工

對文書檔案進(jìn)行深加工，能提高數(shù)據(jù)處理能力，為用戶提供更好的服務(wù)。以文書檔案的分類為例，可以按照企事業(yè)單位內(nèi)部文件、對外聯(lián)系文件進(jìn)行劃分，可以按照通知類、記錄類、總結(jié)類進(jìn)行劃分。在網(wǎng)絡(luò)鏈接方面，可以分為城域網(wǎng)鏈接、互聯(lián)網(wǎng)鏈接、專用網(wǎng)鏈 接等。

3.3 規(guī)范化流程

目前，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位文書檔案管理流程普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在文書檔案歸檔不及時(shí)、文書檔案交接隨意性、文書檔案內(nèi)容不完整等等，極大地影響了文書檔案管理質(zhì)量和效率，因此，要切實(shí)規(guī)范文書檔案管理流程，實(shí)行全流程規(guī)范化管理。一方面，要規(guī)范文書檔案收集。明確文書檔案收集范圍、保管期限，文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等；另一方面，要規(guī)范文書檔案整理。嚴(yán)格按照文書檔案形成時(shí)間、內(nèi)在聯(lián)系等因素，做好文書檔案規(guī)范整理，確保頁碼編制不漏號(hào)、不空號(hào)。此外，要規(guī)范文書檔案借閱、歸還等利用流程，嚴(yán)格履行檔案利用手續(xù)，確保檔案保密和安全。

4 結(jié)語

綜上所述，在單位發(fā)展和改革的過程中，關(guān)于檔案管理工作的進(jìn)行，需要領(lǐng)導(dǎo)和各部門人員共同協(xié)調(diào)重視來完成，并在其中加入現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，搭建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓(xùn)以提高其專業(yè)性，為單位的發(fā)展和改革奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，最終提高其競爭力和實(shí)力。