信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新淺談

李 娟

（山西陽(yáng)光蘭臺(tái)科技有限公司，山西 太原 030000）

前言：隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的飛速發(fā)展，信息使用和信息管理成為社會(huì)發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)水平的象征。當(dāng)前在檔案管理中，需要突出信息化的特點(diǎn)，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)管理檔案，這樣的管理方式使傳統(tǒng)的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，可以快速的管理檔案和查閱檔案，有利于發(fā)揮出檔案的作用，避免資源的浪費(fèi)。檔案管理包括電子檔案的錄入、采集、查詢、共享，要挖掘和利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息作用和功能，是檔案信息滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代需求的重大戰(zhàn)略問(wèn)題。怎樣在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代做好檔案管理工作，發(fā)揮其重要作用，是我們面臨的主要 任務(wù)。

1 信息時(shí)代檔案管理的必要性

1）檔案管理更高效。信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，符合信息時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資源通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，突破了傳統(tǒng)檔案信息管理的時(shí)空限制，為檔案管理的信息化建設(shè)提供前提條件。在檔案管理工作中使用信息技術(shù)集中處理檔案信息，將不容易保存的實(shí)體檔案整理成電子檔案，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上傳到對(duì)應(yīng)的管理庫(kù)，利用信息技術(shù)分析檔案信息、加快對(duì)檔案信息的處理速度、提高檔案信息的準(zhǔn)確性，不僅方便保存，還促進(jìn)此部門管理工作水平逐步提升，具有可借鑒價(jià)值。

2）信息采集更便捷。通過(guò)與信息化社會(huì)大背景相結(jié)合，檔案管理工作整體體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)信息化特點(diǎn)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案也成為檔案信息化的重要標(biāo)志[1]。信息化的檔案管理工作在采集信息方面，將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間整理出大量準(zhǔn)確的檔案信息。與傳統(tǒng)檔案管理相比較，現(xiàn)代檔案管理采集信息迅速，還保障了檔案信息的時(shí)效性，大大提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。

2 檔案管理工作面臨的問(wèn)題

1）檔案資源浪費(fèi)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，在幾乎所有的單位，檔案管理工作都是一項(xiàng)牽制行業(yè)發(fā)展的工作。各行業(yè)的最寶貴的資源都在檔案室里，但是大多數(shù)檔案館依然處在紙質(zhì)存放的傳統(tǒng)檔案管理階段。幾乎所有的檔案室平常都是大門緊鎖無(wú)人管理，造成檔案室中信息資源的浪費(fèi)，是行業(yè)的巨大損失。若公司需要查找以往資料，進(jìn)行當(dāng)前項(xiàng)目的規(guī)劃及決策時(shí)，工作難度就會(huì)相應(yīng)增加，在檔案館中找某一年的資料就很難，當(dāng)需要在這些檔案堆里找出某幾年的以及與其相關(guān)的資料簡(jiǎn)直就是難上加難。但是這些需求在行業(yè)里面都比較常見(jiàn)，不僅需要準(zhǔn)確的檔案信息還要可以快速及時(shí)的找到。信息時(shí)代的快速發(fā)展，能夠讓工作人員了解及明確檔案管理工作中存在的不足，了解當(dāng)前行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)自身工作作出調(diào)整。

2）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低。隨著信息時(shí)代的迅速發(fā)展，檔案管理開(kāi)始信息化建設(shè)，但當(dāng)前檔案管理體系與現(xiàn)代化建設(shè)不相適應(yīng)，自主研發(fā)的文件管理體系不能滿足文件管理的統(tǒng)一發(fā)展要求。檔案管理部門也沒(méi)有一套完整規(guī)范和規(guī)格。因此檔案管理工作不符合規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息管理體系的形態(tài)各不相同，也沒(méi)有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化文件，這使網(wǎng)絡(luò)檔案的管理缺乏規(guī)范、共享等功能，不能滿足信息時(shí)代下檔案信息相互協(xié)調(diào)通用要求。大多數(shù)系統(tǒng)軟件的兼容性不好，所以檔案管理工作可能隨時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，阻礙了檔案管理信息現(xiàn)代化的 發(fā)展。

3）檔案的安全性和保密性弱。信息化檔案管理以計(jì)算機(jī)電子文件形式儲(chǔ)存，電子檔案存儲(chǔ)的方式有很多種，一般是光盤或磁盤，磁盤容易產(chǎn)生物理反應(yīng)，變卷曲導(dǎo)致磁粉脫落，破壞磁盤里面的文件。電子檔案遇到不法分子網(wǎng)絡(luò)攻擊或者計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓以及進(jìn)行病毒傳播時(shí)，就會(huì)被損壞無(wú)法使用。電子檔案的保存壽命一般在10年左右。電子檔案有很大的脆弱性，容易損壞數(shù)據(jù)而無(wú)法讀取[2]。

4）檔案管理人員缺乏?，F(xiàn)階段，大多數(shù)檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，但是缺乏檔案現(xiàn)代化管理的專業(yè)知識(shí)技能，還有一些年齡大的檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)利用計(jì)算機(jī)工作的工作環(huán)境。所以檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，專業(yè)技術(shù)人才匱乏。

3 信息時(shí)代檔案管理的實(shí)踐與創(chuàng)新

1）創(chuàng)新檔案管理方式高效利用檔案信息。隨著通訊技術(shù)及信息化技術(shù)發(fā)展，各行業(yè)推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，所以電子檔案的收集工作不斷增加，在這樣的新形勢(shì)下，創(chuàng)新檔案管理就顯得尤為重要。之前的檔案室只存實(shí)體檔案和檔案目錄，現(xiàn)階段要求雙管齊下的工作制度，即同時(shí)保留紙質(zhì)檔案及電子檔案，要求在具體工作中推陳出新，改進(jìn)以往工作中不足的內(nèi)容。任何檔案管理部門都不會(huì)將所有知識(shí)信息全部收集保存和加工利用，因此各個(gè)檔案管理部門都必須建立完善的信息共享系統(tǒng)，發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)。要想創(chuàng)新檔案管理方式，就要加以重視，才能改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，使檔案管理更加有針對(duì)性。之后要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究，創(chuàng)新檔案管理的方式，可以進(jìn)一步減少檔案管理障礙，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

2）檔案管理方式的創(chuàng)新。檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳工作，從各方面提高檔案管理工作的社會(huì)地位，強(qiáng)化管理意識(shí)?？茖W(xué)的使用檔案管理系統(tǒng)，使保管和統(tǒng)計(jì)的工作也變得更加方便迅速。自主研制開(kāi)發(fā)信息化辦公系統(tǒng)，對(duì)檔案管理信息做到更深層次的利用，該系統(tǒng)匯集了單位的大量電子檔案，利用率高，是檔案利用最方便的平臺(tái)。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，要求檔案管理人員具有專業(yè)的理論知識(shí)，也要良好的職業(yè)道德和熟練的工作技能。有助于提高綜合素質(zhì)和做好信息時(shí)代的檔案管理工作。

3）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)要協(xié)調(diào)信息技術(shù)與檔案管理工作，利用信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的整理與保護(hù)。選用的辦公系統(tǒng)應(yīng)該安全可靠，根據(jù)采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全。還要依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。比如：電子檔案整理內(nèi)部文件，以年、組織機(jī)構(gòu)、保管期限為類別進(jìn)行整理[3]。

4）思想觀念的創(chuàng)新。檔案管理工作在現(xiàn)實(shí)中非常繁雜，整理檔案信息，需要先對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行分類，再進(jìn)行分別保存，這樣可以直接地獲取信息的關(guān)鍵部分，有效的利用檔案信息。所以創(chuàng)新思想觀念，有利于提高對(duì)檔案工作的認(rèn)知，加強(qiáng)文件工作者的保密意識(shí)，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。利用信息技術(shù)獲取文件信息，促進(jìn)文件資源高效的開(kāi)發(fā)。對(duì)檔案信息的使用，可以提高更好的工作效率，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜漫長(zhǎng)的任務(wù)，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，利用合理科學(xué)的檔案管理模式，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，助力各行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，力求分步實(shí)施，講求實(shí)效，努力創(chuàng)新，持續(xù)發(fā)展。從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。