新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

劉文雯

（儀征市棗林灣文化體育旅游發(fā)展有限公司，江蘇 儀征 211400）

21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開始迅速發(fā)展，人們已經(jīng)開始進(jìn)入大信息時(shí)代，對(duì)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和生活產(chǎn)生了巨大的影響，企業(yè)檔案管理信息化在這個(gè)背景下也應(yīng)運(yùn)而生。如今社會(huì)信息資源在各企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有重要地位，信息化建設(shè)工作的開展從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，讓企業(yè)檔案管理的成果和效率得到顯著提高。在新形勢(shì)下，開展企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)企業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要。

1 現(xiàn)如今企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1 企業(yè)重視不高

相對(duì)于目前來說，大部分的企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)還不夠重視，并沒有意識(shí)到其重要性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)和優(yōu)點(diǎn)沒有深入的了解，信息技術(shù)投入資金不足，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)徒有其表，并沒有真正的進(jìn)行建設(shè)，所以在企業(yè)中也不能發(fā)揮出其作用。

1.2 管理人員能力不夠

由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)檔案管理對(duì)于檔案管理人員的要求也不斷提升，需要企業(yè)招聘高知識(shí)、高學(xué)歷、高水平的管理工作人員。但是，現(xiàn)如今企業(yè)相關(guān)部門缺少的就是高水平人才，導(dǎo)致現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮出最大的作用。檔案管理工作人員的各方面基本能力，直接影響到企業(yè)檔案管理信息化的水平，管理人員沒有豐富的知識(shí)理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理的效率和質(zhì)量大大降低。而且因?yàn)橛行┢髽I(yè)體制的特殊性，在選擇檔案管理人員的時(shí)候只會(huì)應(yīng)付了事，沒有責(zé)任感，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

1.3 規(guī)劃不清晰

企業(yè)檔案管理工作是一件很繁瑣的事情，需要長時(shí)間又有條理的開展，所以，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要有清晰的計(jì)劃。沒有工作規(guī)劃，檔案管理工作就失去了開展的目標(biāo)，變得沒有方向，使工作效率低下，管理的效果也遠(yuǎn)不如預(yù)期。如果工作人員缺乏責(zé)任感，信息化建設(shè)就會(huì)變得缺頭少尾，最后潦草收?qǐng)觯诶速M(fèi)時(shí)間的同時(shí)又消耗了精力與物力，得不償失，起不到任何作用。

1.4 管理體系不夠完善

擁有完善的管理體系，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)才能順利進(jìn)行，只對(duì)檔案進(jìn)行整理從而忽視管理檔案，就不能使檔案信息建設(shè)發(fā)揮最大的作用，還會(huì)使工作效率降低，從而造成檔案丟失和保存不當(dāng)?shù)氖虑榘l(fā)生，為后期對(duì)檔案的閱讀和調(diào)查帶來阻礙。

2 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法和措施

2.1 提高重視程度

在實(shí)際發(fā)展中，企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位突出，首先要做的就是，改變自身傳統(tǒng)的思想觀念，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)高度重視。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理信息化建設(shè)的管理人員，需要改變對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)觀念和想法，意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和迫切性，為檔案管理的信息化建設(shè)工作開展提供人力物力和財(cái)力，為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，與一些大企業(yè)進(jìn)行合作，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的技術(shù)和優(yōu)點(diǎn)，引進(jìn)其他優(yōu)良企業(yè)的先進(jìn)設(shè)備。其次，企業(yè)高層人員可以聘用高新技術(shù)管理人才，或者為優(yōu)秀員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓優(yōu)秀人員的隊(duì)伍得到進(jìn)一步擴(kuò)充，管理人員要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有一個(gè)充分的理解和認(rèn)知，改變落后的管理思想，順應(yīng)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的潮流趨勢(shì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，讓自己變的更充實(shí)，從而讓企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展更上一層樓。

2.2 提升工作人員的綜合素質(zhì)

人類是工作的主體，管理人員的素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，企業(yè)檔案管理工作就沒辦法進(jìn)行。所以，必須要加強(qiáng)企業(yè)管理人員對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的了解和掌握，對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)于專業(yè)信息知識(shí)點(diǎn)的理解，實(shí)行分明的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)積極參加培訓(xùn)并取得良好效果的管理人員給予充分的肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作人員的積極性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和信息技術(shù)的掌握能力。其次，企業(yè)可以引進(jìn)一批高素質(zhì)的檔案管理人才，傳授給其豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，讓企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)能夠跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，與新時(shí)期的技術(shù)相連接，使企業(yè)檔案管理工作效率大大提升。最后，培養(yǎng)工作人員對(duì)職業(yè)的責(zé)任感和工作耐心，讓管理人員能夠改變落后的思想觀念，對(duì)檔案管理工作有更清晰的認(rèn)識(shí)，多多宣傳企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的重要意義和管理的必要性，讓工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)更加重視，從而對(duì)檔案管理有更強(qiáng)的責(zé)任心，對(duì)待工作態(tài)度認(rèn)真，使企業(yè)檔案管理工作效率進(jìn)一步提升。

2.3 有良好的工作規(guī)劃

為了使企業(yè)檔案管理工作能夠順利開展，就必須為檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理的規(guī)劃，制定井然有序的工作計(jì)劃，保證工作在計(jì)劃下順利進(jìn)行。首先，對(duì)檔案管理工作操作方法和過程有明確的計(jì)劃，使工作人員嚴(yán)格按照具體計(jì)劃進(jìn)行，并讓管理人員規(guī)范自己的操作方法，了解工作流程，使工作人員按照流程進(jìn)行操作。其次，要對(duì)工作人員的操作過程進(jìn)行看管和監(jiān)督，防治工作人員有操作失誤和操作不當(dāng)?shù)男袨?，要保障操作方法的?guī)范性，進(jìn)而防止出現(xiàn)信息輸入不正確和無法查詢等問題。最后，要定期維護(hù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全，尤其是信息庫的維護(hù)，要想使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作能夠順利進(jìn)行和發(fā)展，就要確保信息化建設(shè)的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行保持暢通，讓工作更加穩(wěn)定，從而使企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.4 建立檔案管理體系

沒有完整統(tǒng)一的管理體系，就會(huì)讓企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)很多問題，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的工作進(jìn)程變得緩慢。所以，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，必須有一個(gè)完整的管理體系。管理體系需要完整且周密，保證檔案管理體系能夠正常運(yùn)作的同時(shí)，又能防止一些特別情況對(duì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展造成阻礙。在企業(yè)發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)的初期階段，一定要注意保管好紙質(zhì)檔案，避免檔案發(fā)生丟失遺漏，讓企業(yè)信息發(fā)生泄漏情況。另外，要保障信息系統(tǒng)的安全性，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的定期檢查、網(wǎng)絡(luò)病毒的阻攔、查閱權(quán)限的限制和防護(hù)功能的保護(hù)。這個(gè)管理體系需要全方位覆蓋，讓工作人員做到行為規(guī)范，防止工作人員有疏忽行為。還需要盡快制定檔案管理機(jī)制，讓各個(gè)部門對(duì)自己的分工更加明確。

3 結(jié)語

信息技術(shù)在我國的地位越來越重要，其發(fā)展為我國企業(yè)的生存發(fā)展創(chuàng)造了良好的機(jī)會(huì)。在新形勢(shì)的要求下，企業(yè)應(yīng)該緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，正確的運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行信息化建設(shè)，讓企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的地位變得更加突出。綜上所述，對(duì)于企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展情況制定與其相符合的檔案管理信息化建設(shè)方案，進(jìn)而讓檔案管理信息化建設(shè)的工作發(fā)揮出其具有的最大作用。