企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)思考分析

張世廣

（吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0六隊(duì)，吉林 通化 134002）

企業(yè)想要完善檔案管理的信息化建設(shè)，其實(shí)是一件非常困難的事情。企業(yè)內(nèi)部需要做出相應(yīng)的調(diào)整和改善，才能從真正意義上去實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。在整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)的工作人員要靈活的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將信息技術(shù)更好地應(yīng)用于檔案管理方面，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量與效率。在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代背景中，企業(yè)想要快速提高自己的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要針對(duì)企業(yè)檔案管理這一方面做出相應(yīng)的改革。要想提高企業(yè)本身的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要實(shí)現(xiàn)全面的管理，檔案管理就是企業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中一個(gè)非常重要的管理層面，所以企業(yè)必須要對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案信息管理做出相應(yīng)的研究，并不斷地發(fā)展和完善。

1 企業(yè)檔案管理信息化的重要性及其建設(shè)的現(xiàn)狀

1）企業(yè)檔案管理信息化的重要性。在整個(gè)企業(yè)管理工作的開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，檔案管理是整個(gè)管理內(nèi)容當(dāng)中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是在現(xiàn)在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展如此迅速的當(dāng)下，企業(yè)不得不將加快腳步，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)，企業(yè)想要提高自己的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須重視起來(lái)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作。通過(guò)加強(qiáng)相應(yīng)的建設(shè)工作在一定程度上能夠提高企業(yè)檔案管理的相關(guān)質(zhì)量和效率。不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)減少一些不必要的成本開(kāi)銷，還能將可利用的人力和物力資源分配到合理的地方，實(shí)現(xiàn)資源的合理化分配。通過(guò)整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè)，能夠從整體角度上解放檔案管理人員的工作內(nèi)容，減刑檔案管理人員的工作壓力。檔案管理信息化的建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，不僅能夠使相關(guān)的人員快速的查到檔案信息，還能夠有效的利用相關(guān)資源。通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)內(nèi)部的很多部門之間的交流就會(huì)變得非常方便，通過(guò)加強(qiáng)各企業(yè)之間的聯(lián)系和交流，可以更好地服務(wù)于整個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在整體角度上能夠提高企業(yè)管理的水平。

2）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。（1）檔案管理信息化的意識(shí)有待加強(qiáng)。監(jiān)管在當(dāng)下這個(gè)激烈的市場(chǎng)環(huán)境之下，很多企業(yè)都意識(shí)到了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但是在具體的開(kāi)展工作和落實(shí)工作當(dāng)中卻出現(xiàn)了很多大大小小的問(wèn)題。企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，還有很多問(wèn)題等待相關(guān)的工作人員去解決和完善。在企業(yè)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，存在有一些工作人員或者是領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)整個(gè)信息化管理的理解和認(rèn)識(shí)不夠徹底，從思想方面就比較松懈信息化管理的質(zhì)量和水平，這就直接影響著整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展，會(huì)給整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)一定的阻礙。另外很多領(lǐng)導(dǎo)人也會(huì)認(rèn)為答案信息化建設(shè)和公司的經(jīng)濟(jì)效益并沒(méi)有直接的關(guān)系，所以投入信息化建設(shè)只是會(huì)增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)壓力，白白的浪費(fèi)企業(yè)的運(yùn)行資金。除此之外，檔案管理工作人員在對(duì)待自己的管理工作方面也有一些態(tài)度問(wèn)題，工作的能力也有待提高，所以這也就導(dǎo)致了檔案管理的質(zhì)量和效率比較低。（2）沒(méi)有對(duì)檔案信息化建設(shè)完整規(guī)劃。在開(kāi)展信息化建設(shè)工程的過(guò)程當(dāng)中并沒(méi)有和企業(yè)的整體發(fā)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展聯(lián)系起來(lái)，所以在信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，并沒(méi)有將檔案信息化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來(lái)。最根本的原因就是在于某一分企業(yè)重點(diǎn)看重的是眼前的經(jīng)濟(jì)收益，并沒(méi)有為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和未來(lái)的擴(kuò)展方向做出一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，這也就會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的方向出現(xiàn)差錯(cuò)。在信息化建設(shè)當(dāng)中，企業(yè)的相關(guān)工作人員要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度去看待問(wèn)題，要做好一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和方案設(shè)計(jì)，提高整個(gè)檔案信息化的水平，只有這樣才能夠?qū)n案信息化的相關(guān)資源充分的利用起來(lái)，共同服務(wù)于整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益方面。（3）檔案信息化管理人員缺乏。在開(kāi)展企業(yè)檔案信息化管理工作的過(guò)程當(dāng)中，管理人員的能力對(duì)于整個(gè)信息化管理的質(zhì)量來(lái)講至關(guān)重要，如果管理人員的能力達(dá)不到相應(yīng)的要求，就非常不利于信息化管理工作的開(kāi)展。想要高效率的開(kāi)展企業(yè)檔案信息化管理，就必須要聘請(qǐng)更多的專業(yè)信息化人才，只有有了專業(yè)的檔案，信息化人才的外在條件，才能從整體角度上去提高整個(gè)企業(yè)檔案信息化的服務(wù)水平?？墒窃趯?shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，很多管理人員，他們自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)都比較低，自己的業(yè)務(wù)能力達(dá)不到整個(gè)檔案信息化管理的相關(guān)要求。除此之外，在信息技術(shù)方面，業(yè)務(wù)也不夠熟練，不能夠靈活的運(yùn)用一些信息技術(shù)用于日常的檔案信息化管理當(dāng)中，從知識(shí)理論來(lái)講，對(duì)于整個(gè)檔案信息化管理的相關(guān)文獻(xiàn)了解程度不夠深入，這些都嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的高效率開(kāi)展。

2 企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)策略

1）注重檔案信息管理的概念轉(zhuǎn)化。想要更好地提高企業(yè)的檔案信息化管理水平，就必須要不斷的去更新企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理的觀念和看法，必須要改變相應(yīng)的管理觀念才能夠和時(shí)代發(fā)展共同進(jìn)步，在整個(gè)管理工作當(dāng)中，工作人員需要靈活運(yùn)用檔案信息化管理的創(chuàng)新模式，企業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)也需要投入一定的人力和物力用于整個(gè)檔案信息化建設(shè)的宣傳上，讓公司內(nèi)部的人員更好地意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，通過(guò)這樣一個(gè)引導(dǎo)效果，可以促使企業(yè)的全部工作人員積極主動(dòng)地參與到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，這樣可以很好的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2）完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。想要進(jìn)一步的提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平，就必須要不斷的完善建設(shè)施工當(dāng)中所需要用到的基礎(chǔ)設(shè)施，只有加大投入力度，才能夠不斷的完善基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平，企業(yè)需要在這一方面做出相應(yīng)的改善，并不斷地加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的完善。要想保證企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，如此激烈的環(huán)境下生存下去，就必須要以一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的遠(yuǎn)光做出相應(yīng)的規(guī)劃，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)度，在企業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中需要投入一定的專項(xiàng)資金，這樣能夠?yàn)闄n案信息化工作的開(kāi)展創(chuàng)造有利的條件，除了硬件設(shè)備要跟得上之外，還需要在軟件當(dāng)中加強(qiáng)投入力度，只有這樣才能滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)更加符合企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。

3）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)。在整個(gè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，必須要有專業(yè)化的管理人員參與進(jìn)去，這才是提高檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的關(guān)鍵因素，企業(yè)在聘請(qǐng)人才的時(shí)候，一定要注意引進(jìn)一些開(kāi)發(fā)檔案信息化建設(shè)的工作人員。只有這樣才能更好的完成人才儲(chǔ)備的工作，通過(guò)積極的組織相應(yīng)的信息管理人才的培養(yǎng)活動(dòng)，讓檔案信息化建設(shè)人員得到專業(yè)的提升，通過(guò)采用相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，以此來(lái)達(dá)到提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)。不管是從理論知識(shí)上還是實(shí)踐技術(shù)方面，都要加大力度培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)，能夠讓檔案信息化人才積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)，在檔案信息化管理工作當(dāng)中會(huì)更加得心應(yīng)手。除此之外，企業(yè)也可以采取一定的措施去激發(fā)工作人員的工作積極性，通過(guò)制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，可以更好地促進(jìn)員工不斷努力提高自己的專業(yè)能力，共同服務(wù)于整個(gè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)也想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的環(huán)境下長(zhǎng)期的生存下去，就必須要重視起來(lái)企業(yè)檔案管理工作。通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，全面的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展，采取強(qiáng)而有效的措施，讓檔案管理信息化建設(shè)的水平相對(duì)以前有一個(gè)顯著的提升。