電子檔案管理系統(tǒng)設計及其功能實現(xiàn)

林 俠

（吉林省梨樹縣梨樹鎮(zhèn)預防保健中心，吉林 四平 136500）

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷加強與完善，我們的經(jīng)濟水平也在不斷的進行增長，現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡技術也變得越來越發(fā)達，電子檔案作為一種全新的檔案管理方式，使其原本的紙質文件變得方便與輕薄，不但能夠方便人們的工作，使人們的工作變得更加的準確與清晰，工作變得更加平面化。但是在方便人們工作的同時，也存在著許多新的與互聯(lián)網(wǎng)技術或檔案管理技術相關的問題出現(xiàn)。電子檔案管理系統(tǒng)的基礎性能完善已經(jīng)成為一個當前最重要的研究課題，這是一個值得人們進行思考的問題。也是值得設計人員進行深入討論與探討的問題。電子檔案管理的相關設計人員，應當從電子檔案管理系統(tǒng)科學設計規(guī)劃角度出發(fā)，為了能夠更好的實現(xiàn)現(xiàn)代的但電子檔案技術的應用功能，我們在對電子檔案進行設立設計和管理系統(tǒng)方案時，應當結合多方面的實際情況和問題，從整體的結構性能角度出發(fā)，提出科學合理的解決方案，以保證在設計過程當中，在最終的結果提交時保證正確的方案的可行性，本篇文章將會對電子檔案管理系統(tǒng)當中可能出現(xiàn)的功能以及問題，還有設計方案進行全面的確定性的簡單的分析，并對分析結果提出一定的意見和建議。

1 電子檔案管理的內(nèi)容與重要性

隨著社會的發(fā)展進步，現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)逐漸的增多，網(wǎng)絡變得更為普及與廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理方式當中，通常都是使用紙質版來進行檔案的記錄與管理。但是在當今現(xiàn)代社會的發(fā)展前提下，傳統(tǒng)的紙質檔案管理形式已經(jīng)不再適應現(xiàn)代的檔案管理工作，我們?yōu)榱四軌蚋旄行У恼沓鲂畔n案，以及對信息和檔案進行歸納和整合以及保存電子檔案管理，技術已經(jīng)成為我們當今時代必須要使用的技術之一。也正是因為這樣的原因，電子檔案管理系統(tǒng)隨著電腦技術的開發(fā)與應用變得應運而生。所謂電子檔案，就是指將保存歸檔價值的文件進行電子錄入和電子化處理，例如一些電子郵件，電子書籍以及電子類的相關的表格，報表，圖紙，信息等都可以稱為電子檔案。這些電子檔案通常都會以磁帶或者光盤或者U盤的形式來進行存儲。然后再通過這些電子文件的命名以及對盤各種存儲媒介進行有序的分類和歸檔。電子檔案在與傳統(tǒng)的手工檔案管理上來進行比較時，是具有非常大的便捷優(yōu)勢的，不但能夠極大程度上的方便，日常的檔案管理工作，使得檔案管理變得不再繁瑣和復雜。還能夠使得檔案在進行查閱和翻找時有了更大的便利性，使得檔案可以快速的得到檢索。檔案相關從業(yè)人員可以直接進入相關的網(wǎng)站進行查詢，即可找到電子檔案與之對應的信息，不僅節(jié)省了在查閱檔案時所消耗掉的時間，還從極大程度上簡化了，我們在對檔案進行查找時的繁瑣程序。

2 電子技術在管理時仍然存在問題

在電子檔案的實際使用過程當中，中國目前對電子檔案的管理系統(tǒng)應用服務依舊不夠完善，在檔案相關的軟件開發(fā)上依舊存在著一些不得不去考慮的問題。

2.1 無法正確認識電子檔案的優(yōu)勢

傳統(tǒng)檔案在對信息進行記錄與獲取時，主要的區(qū)別來源于紙張的大小以及材質的不同，而針對電子檔案的存儲來說，電子檔案的存儲載體已經(jīng)十分的多元化了，比如磁盤，硬盤，磁帶，光盤等相關的戒指，都可以用來電子檔案的存儲，紙質的檔案盡管可以隨時的進行查閱，并且信息內(nèi)容相對全面，但是電子檔案在計算機的使用上已經(jīng)達到了初始。路滑的地步。計算機技術和網(wǎng)絡系統(tǒng)具有很大的依賴性，電子檔案的存在為人們提供了極大的便利。或許有些時候可能會因為網(wǎng)絡的關系，而導致存儲的載體變得不太穩(wěn)定，甚至有時電子文件都無法查閱，或對檢索到的信息都不能進行清楚的識別，所以有時也很容易對電子的歸檔工作造成一些不必要的影響。也正是因為紙質版的傳統(tǒng)檔案從某些角度上已經(jīng)優(yōu)于電子檔案了，尤其是在保管環(huán)境上，這就為電子檔案的保管方面提出了更加高度的要求和標準，另一方面紙質文件的信息只能是通過靜態(tài)的文字或圖形來對人們進行呈現(xiàn)，但電子文件可以展現(xiàn)多種動態(tài)形式，例如視頻聲音等各種多樣化的功能。也正是因為這樣，我們可以通過對圖片文字和聲音畫面的結合，讓人們在對其進行檢索時找到更加符合條件的更加立體的信息，并且能夠直接的獲取進行下載直接可見，所以電子檔案在實際應用方面應更強于紙質檔案。

2.2 軟件設計中的不足

在網(wǎng)絡歸檔過程中，軟件忽略了電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔，導致電子文件失效。同時，在傳輸電子文件時，相關軟件缺乏合理的系統(tǒng)管理設計。同時，將不科學的系統(tǒng)軟件設計應用到電子文件管理中，會大大降低電子文件的利用率。

3 電子檔案問題的解決措施

3.1 確保電子檔案信息化的嚴密性

為了保證電子文件結構和內(nèi)容的安全，電子文件管理系統(tǒng)必須針對潛在的安全風險采取有效的安全措施。提高電子檔案管理的利用率也可以降低檔案的管理成本，同時提高安全技術和訪問服務水平，保證安全技術過程中的有效性和真實性，保證電子檔案系統(tǒng)的快速恢復和正常有效運行。

3.2 使檔案信息庫健全完整

不斷更新電子檔案管理系統(tǒng)的配置設施，統(tǒng)一和規(guī)范系統(tǒng)接口，保證足夠的存儲空間，保證快速高效的信息處理，保證操作系統(tǒng)與配置設施相對應。實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的高質量性能，加強各方面的網(wǎng)絡系統(tǒng)建設，突出其特點和優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和資源共享，通過設置防火墻或設計不同的網(wǎng)絡安全來保證信息傳輸?shù)陌?全性。

3.3 發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)優(yōu)秀人才

案管理部門或企業(yè)還應增加人力物力，確保經(jīng)濟可行性，吸引計算機專業(yè)人才，加強檔案管理人員的培訓，提高他們的計算機應用知識和實際操作能力。電子檔案管理系統(tǒng)要以人為本，不僅需要一個多功能、快捷、方便的系統(tǒng)平臺，還需要增強檔案管理人員的服務意識和工作熱情。

4 結語

綜上所述，作為一項復雜的科研項目，電子檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)需要更加前沿和有效的科技支撐。同時，也需要專業(yè)設計師的共同努力來開發(fā)和創(chuàng)新，不斷提出新的總體設計方案，逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)的功能。