大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理探討

熊新華

（咸寧市人社局，湖北 咸寧 437100）

人社檔案是人社系統(tǒng)各科室及業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在履行機(jī)關(guān)職責(zé)及辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成的各類具有保存價(jià)值的原始記錄資料，表現(xiàn)為文字、圖像、影像、表格等形式，具體包括：1）機(jī)關(guān)文書檔案；2）事業(yè)單位干部人事檔案、大中專畢業(yè)生人事檔案、靈活就業(yè)人員檔案、參保退休人員檔案；3）勞動(dòng)仲裁、勞動(dòng)監(jiān)察案卷；4）勞動(dòng)能力、工傷認(rèn)定材料；5）參保單位登記材料、參保人員登記材料；6）社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人賬戶管理材料；7）社會(huì)保險(xiǎn)登記、社會(huì)保險(xiǎn)待遇領(lǐng)取、資格驗(yàn)證等材料。由于我國(guó)人口眾多，參與社保的人口基數(shù)大，人社檔案呈現(xiàn)出數(shù)量多、內(nèi)容繁雜、社會(huì)性、動(dòng)態(tài)性的特征，管理難度大。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)處理效率提升，人社檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效推動(dòng)其管理模式的信息化、數(shù)字化發(fā)展，全面提升人社檔案管理及服務(wù)水平。不過，在人社檔案管理信息化建設(shè)過程中，存在不少難題，需循序漸進(jìn)，逐一解決。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施需進(jìn)一步完善。人社檔案記載了的人社部門全部發(fā)展進(jìn)程，充分反映了人社工作的成果，并且事關(guān)民生，因此，人社部門檔案具有非常價(jià)值，必須安全、高效地做好檔案管理工作。庫(kù)房建設(shè)是檔案保管的物質(zhì)基礎(chǔ)，咸寧市人社局歷來對(duì)檔案庫(kù)房建設(shè)十分重視，為規(guī)范管理、節(jié)約資源、合理利用，設(shè)立了集檔案庫(kù)房、閱文室、檔案整理操作間、榮譽(yù)室為一體的咸寧市人社局綜合檔案室。但十余年來，隨著庫(kù)房檔案種類不斷增多，數(shù)量日益增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的庫(kù)房建設(shè)已無法滿足檔案管理恒溫、恒濕、防光、防塵、防蟲、火災(zāi)報(bào)警等需求，查找檔案還需檔案員手動(dòng)翻找，存在服務(wù)效率不高等問題。

2）檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程滯后，檔案軟件建設(shè)及管理有待增強(qiáng)。從現(xiàn)狀來看，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為適應(yīng)人社部門業(yè)務(wù)量日益增長(zhǎng)及業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦的需求，咸寧市人社局檔案管理信息化建設(shè)工作已列入重點(diǎn)工作范圍。然而，因我局室存檔案種類繁多，數(shù)量龐大，數(shù)字化加工所需時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不到位等問題導(dǎo)致我局檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程呈現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。在傳統(tǒng)的人社檔案管理模式中，大部分資料為紙質(zhì)文件，無法長(zhǎng)期儲(chǔ)存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導(dǎo)致信息丟失，而且大量紙質(zhì)文件累積，手動(dòng)查找資料也極為困難，整體服務(wù)效率較低。檔案信息化建設(shè)能夠有效打破這一局面，紙質(zhì)檔案影像化，構(gòu)建電子檔案，可以有效解決上述問題。但是，雖然本單位在人社檔案硬件設(shè)施管理方面比較健全，然而在軟件建設(shè)及管理方面則存在有待提升的局面。比如，人社檔案系統(tǒng)管理軟件缺乏，未能建設(shè)完善的數(shù)字化檔案室，沒有設(shè)置管理權(quán)限等，使得相關(guān)電子檔案的查詢效率不高，進(jìn)而影響到電子檔案利用率的提升。

3）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。隨著人社檔案資料的不斷累積，檔案管理工作量會(huì)越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，應(yīng)該推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理，創(chuàng)新管理手段，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高效化檔案管理，但是這一過程會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，目前，人社系統(tǒng)在崗檔案管理人員多為非檔案管理專業(yè)人員，有的是辦公室兼職人員，總體缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，無法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求[1]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理策略分析

1）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，建立智能、高效的現(xiàn)代化檔案管理庫(kù)房

人社檔案記載了的人社部門全部發(fā)展進(jìn)程，充分反映了人社工作的成果，領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，充分重視檔案工作。庫(kù)房建設(shè)是檔案保管的物質(zhì)基礎(chǔ)，人社系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極創(chuàng)建集恒溫恒濕、防蟲防塵、煙感報(bào)警、氣體滅火、智能密集架為一體的智能、高效的現(xiàn)代化檔案管理庫(kù)房，以確保庫(kù)房檔案安全，為公眾提供高效服務(wù)。

2）加快檔案管理信息化步伐，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)。檔案規(guī)范管理，是為了更好的實(shí)際利用，而檔案工作信息化水平的高低又是檔案利用水平的重要指標(biāo)之一。在未來的幾年中，人社部門在檔案信息化建設(shè)方面，應(yīng)圍繞服務(wù)、便捷、高效的工作目標(biāo)，推進(jìn)檔案服務(wù)工作邁向更高的發(fā)展水平。一方面，制定人社系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)工作方案，摸清各科室及經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息化工作的需求，拿出合理預(yù)算，并積極向財(cái)政爭(zhēng)取項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。采購(gòu)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高速掃描儀、專用服務(wù)器等信息設(shè)備。搭建合適的電子檔案儲(chǔ)存環(huán)境，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)，明確檔案信息化管理要求，確保實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：（1）完成數(shù)字化檔案建設(shè)項(xiàng)目。采集和接收電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)各應(yīng)用系統(tǒng)中傳輸、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理完畢后的電子文件數(shù)據(jù)；通過建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)為局機(jī)關(guān)各科室和局屬事業(yè)單位提供不同種類的電子文件的長(zhǎng)久存儲(chǔ)、管理、利用等服務(wù)的信息系統(tǒng)，確保在內(nèi)網(wǎng)各應(yīng)用系統(tǒng)中運(yùn)行的電子文件數(shù)據(jù)，完整、安全地得到采集與妥善保存。（2）建立電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，利用電子政務(wù)平臺(tái)，建立各種載體檔案和相關(guān)電子檔案同步接收平臺(tái)。（3）建立電子檔案管理與信息網(wǎng)站（內(nèi)、外網(wǎng)站）的銜接，為本局領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)服務(wù)；面向社會(huì)、服務(wù)公眾，提供現(xiàn)行公開文件、開放檔案目錄等政府公開信息的網(wǎng)上查詢閱覽服務(wù)，發(fā)揮檔案的積極作用。另一方面，為保障信息安全，需加強(qiáng)檔案軟件建設(shè)及管理。在檔案軟件的使用過程中，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時(shí)，設(shè)定賬戶權(quán)限等級(jí)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員可瀏覽后臺(tái)數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級(jí)系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

3）完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平。人社系統(tǒng)應(yīng)該完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動(dòng)檔案工作的落實(shí)。而且，人社檔案信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應(yīng)該引進(jìn)在檔案專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，并做好崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育等工作。定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理專用軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)庫(kù)與技能庫(kù)，確保其能夠掌握當(dāng)前人社檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，保障電子檔案的儲(chǔ)存、利用安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，讓社會(huì)認(rèn)識(shí)到了信息資產(chǎn)的價(jià)值，為人社檔案管理革新創(chuàng)造力契機(jī)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，搭建咸寧市人社系統(tǒng)檔案管理平臺(tái)，完成數(shù)字化檔案建設(shè)項(xiàng)目，將實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的各用戶（包括領(lǐng)導(dǎo)、科室、事業(yè)單位、群眾）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析及挖掘服務(wù)，建成檔案信息綜合查詢及輔助決策系統(tǒng)。同時(shí)，依托咸寧市人社系統(tǒng)檔案管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢的功能，面向社會(huì)、服務(wù)公眾，為適應(yīng)我局信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，進(jìn)一步提高我局檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。