高校會計(jì)檔案信息化管理探析

熊雪芬

（惠州城市職業(yè)學(xué)院，廣東 惠州 516025）

高效的會計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，需要涉及的范圍非常廣泛，不僅包括教學(xué)科研，而且還包括行政，管理等一系列的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的歷史記錄關(guān)系，通過高校的會計(jì)檔案管理能夠?qū)Ω咝５慕?jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行高效的記載，并為今后的查找提供可靠的依據(jù)，而隨著時(shí)代的發(fā)展，會計(jì)檔案管理工作也出現(xiàn)了變化，信息化管理模式給會計(jì)檔案的管理模式提供了新的路徑。通過將會計(jì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，能夠借助網(wǎng)絡(luò)的形式，對信息進(jìn)行有效地儲存，從而實(shí)現(xiàn)了脫機(jī)保存，而這種管理方法的改變，也是高校的會計(jì)檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，從而提高了會計(jì)檔案信息化管理的工作效率，有利于推進(jìn)會計(jì)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 高校檔案管理工作中的問題

1.1 高校對于檔案管理的信息化建設(shè)缺乏重視

高校的會計(jì)檔案信息化管理工作缺乏完善的會計(jì)檔案信息化管理制度。由于缺少充足的資金保障，因此在開展會計(jì)信息化管理的過程中，缺乏少應(yīng)的配套設(shè)施做輔助，而且由于高校的會計(jì)檔案管理人員管理理念落后，無法結(jié)合時(shí)代的發(fā)展對管理理念進(jìn)行調(diào)整，因此在管理的過程中存在紕漏，部分管理人員認(rèn)為檔案的管理工作只需對檔案信息化進(jìn)行歸檔，保存，保障高校教學(xué)科研的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的真正意義。

1.2 信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持

高校檔案管理工作在投入建設(shè)的過程中，不僅需要高校管理人員的重視程度，還需要軟件和硬件的共同支撐，但這需要高校給予必要的資金投入，才能夠促進(jìn)檔案信息資源信息化建設(shè)的完成，而在實(shí)際的高校管理中，財(cái)政資源往往是由政府負(fù)擔(dān)，相對來說資金較為緊張，因此在資金的分配的過程中，更多的是投入到了學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)當(dāng)中，對于檔案管理的投入較少，這就是很多高校的檔案管理信息化利用率低下的直接影響因素。

1.3 高校檔案管理人才整體素質(zhì)較低

為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的管理水平，通過提高對檔案管理理論的學(xué)習(xí)和先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，從而使檔案管理人員能夠更加熟練地對高校的檔案資源進(jìn)行有效的管理和整合，形成清晰的管理體系，但就目前高校的答案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現(xiàn)象。由于管理人員能力的限制，導(dǎo)致高校的檔案管理工作無法與實(shí)際俱進(jìn)，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業(yè)化的開展。

2 強(qiáng)化高校會計(jì)檔案信息化管理的有效策略

2.1 完善高校會計(jì)檔案信息化的軟件和硬件的建設(shè)工作

首先，為了更好地促進(jìn)高校會計(jì)檔案信息化管理工作的開展，在儲存硬件設(shè)施中必須保持管理的合理性，比如應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的庫房和檔案陳列柜為檔案的儲存提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，并且在檔案庫內(nèi)應(yīng)當(dāng)安裝空調(diào)，確保檔案庫的溫度和濕度都能保持在適宜的范圍內(nèi)，不僅如此還應(yīng)注意防水、防火、防潮、防主等工作，通過優(yōu)化檔案儲存的環(huán)境，從而使檔案管理工作能夠更好地開展，并且在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)做到責(zé)任到人，將管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)管理者當(dāng)中，一旦管理出現(xiàn)問題，可以直接責(zé)任到人，避免了部門之間的相互推諉，提高了檔案管理的管理效率。其次，高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)完善電子信息儲存和電子檔案軟件系統(tǒng)的建設(shè)，通過與會計(jì)核算系統(tǒng)相連接，從而獲得高校會計(jì)檔案的相關(guān)電子信息，通過對這些信息進(jìn)行有效的保存，從而確保高校會計(jì)檔案信息化管理建設(shè)，能夠按照相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)步進(jìn)行。

2.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)

為了更好地開展高校檔案信息化管理工作，應(yīng)當(dāng)建立一批綜合性較強(qiáng)的會計(jì)管理人員。首先，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過各個(gè)渠道對會計(jì)人員進(jìn)行職業(yè)道德的培訓(xùn)和敬業(yè)精神自律性的養(yǎng)成，并結(jié)合實(shí)際情況，對會計(jì)培訓(xùn)方案進(jìn)行合理的調(diào)整。其次，應(yīng)當(dāng)對高校的會計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，通過提高會計(jì)人員處理會計(jì)業(yè)務(wù)的能力以及對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟練程度，從而促進(jìn)高校會計(jì)檔案信息化管理的穩(wěn)步開展，最后，高校會計(jì)檔案信息化管理人員應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，通過不斷吸取創(chuàng)新知識提高自身的素質(zhì)，從而使高校的會計(jì)管理工作能夠結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展做出調(diào)整，并且在日常的會計(jì)檔案信息化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校的實(shí)際情況對管理工作進(jìn)行有效地調(diào)整，從而為高校的計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，

2.3 完善檔案信息的安全保障體系

在高校會計(jì)檔案信息化管理的過程中，應(yīng)當(dāng)確保會計(jì)檔案信息化管理的安全，首先，在檔案儲存的過程中，除了對相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效地保存之外，還應(yīng)對其進(jìn)行備份通過做好兩手準(zhǔn)備，從而避免數(shù)據(jù)的丟失而使管理人員無所適從，并且在進(jìn)行信息錄入的過程中，要注重內(nèi)外網(wǎng)的分離以及寫入和讀取的分離，通過這種方式避免由于操作失誤而造成的數(shù)據(jù)丟失。值得注意的是，在進(jìn)行檔案儲存的過程中，應(yīng)當(dāng)選擇專用的儲存位置，從而保證數(shù)據(jù)的完整，而且在對電腦的磁盤和服務(wù)器進(jìn)行選擇的過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專門的認(rèn)證，并且安排專業(yè)的人員進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，從而保證數(shù)據(jù)的安全性，其次，在使用的過程中，應(yīng)當(dāng)對使用的用戶進(jìn)行限制，只有符合規(guī)定的用戶才能夠在規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行登錄、查詢和使用。不僅如此，還應(yīng)針對高校會計(jì)檔案信息化管理，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，通過充分利用各種防范軟件和防護(hù)系統(tǒng)，從而對整個(gè)會計(jì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，通過對數(shù)據(jù)嚴(yán)格的限制，從而避免出現(xiàn)惡意攻擊和篡改的現(xiàn)象發(fā)生。

3 總結(jié)

結(jié)合上述分析，高校的會計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)工作中重要的記錄模式，也是高校管理發(fā)展過程中的重要依據(jù)。因此，我國高校應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)前高校會計(jì)檔案管理的問題進(jìn)行有效地調(diào)整，通過完善高校會計(jì)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)力度，提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)，完善檔案信息的安全保障體系，從而構(gòu)建行之有效的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)高校會計(jì)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。