試論新時(shí)期單位電子檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用

曹改清

（呂梁市房屋租賃管理中心，山西 呂梁 033000）

信息時(shí)代的到來(lái)使電子檔案成為檔案管理中的重點(diǎn)對(duì)象，很多企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化。這大幅減少了人力物力，也極大推動(dòng)了檔案管理質(zhì)量。那么，如何開(kāi)展好電子檔案的管理與利用工作，充分發(fā)揮電子檔案的價(jià)值是我們檔案工作者值得思考的主要 課題。

1 電子檔案管理的重要性

1）能有效節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)不少人力物力才能做好保管工作，特別是部分易破碎的檔案資料需花費(fèi)更多的人力物力去管理。將檔案資源電子化以后用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案資源，通過(guò)按“件”歸檔模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的按“卷”歸檔模式[1]。同時(shí)，也讓檔案資源利用更為便捷，提高了信息檢索效率，檔案管理員的工作壓力也得到明顯緩解。

2）有助于提高檔案服務(wù)質(zhì)量。電子檔案是將紙質(zhì)檔案上面的信息集中保存到相關(guān)電腦存儲(chǔ)介質(zhì)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播。用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱所需的檔案信息，不僅突破了時(shí)空的限制，可以隨時(shí)隨地查閱，而且也提高了檔案檢索效率。這樣檔案管理才能獲得較好的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而促使檔案服務(wù)水平的提升。

3）有助于滿足多元化的需求。伴隨社會(huì)的發(fā)展，很多檔案使用者對(duì)檔案的使用要求表現(xiàn)出多元化特點(diǎn)。除了要查閱原始的紙質(zhì)檔案外，他們還想看原始的圖片、影像等資料。傳統(tǒng)的檔案管理方式是很難提供上述服務(wù)的。電子檔案所保存的信息形式包括文字、圖片、影像等，能夠滿足檔案使用者多元化的需求。

2 電子檔案利用的常見(jiàn)渠道

1）直接使用。這是指借助檔案部門(mén)或某個(gè)檢索機(jī)構(gòu)的電腦，登錄檔案部門(mén)的網(wǎng)站去查詢所需資料。直接使用的主要特征是使用者可以獲得相關(guān)技術(shù)支持，同時(shí)，多個(gè)使用者能夠同時(shí)使用同一份電子檔案。而上述方法的可能性，主要由檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中能夠供直接使用的信息資源的多少?zèng)Q定。

2）提供拷貝。利用電子檔案的一個(gè)常見(jiàn)方式就是拷貝，需要檔案的人員可以獲得檔案信息，保障檔案利用過(guò)程中的權(quán)威性[2]。單位檔案管理者在提供拷貝時(shí)，需要參照通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式對(duì)文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，而檔案使用人員需要自行利用相關(guān)軟硬件平臺(tái)閱讀檔案信息。對(duì)于缺少電子文檔軟硬件平臺(tái)的用戶，由檔案人員提供相關(guān)打印件或縮微品。

3）網(wǎng)絡(luò)傳輸。對(duì)于不能到達(dá)檔案現(xiàn)場(chǎng)的使用者來(lái)說(shuō)，利用網(wǎng)絡(luò)獲取電子檔案是最佳的選擇。這不僅節(jié)省了時(shí)間與財(cái)力，也是電子檔案的常見(jiàn)使用方式。網(wǎng)絡(luò)傳輸就是借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳輸，可以讓電子檔案在不同館際或單位之間傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的交流與共享。同時(shí)，也可以向較為固定的查檔單位提供相關(guān)檔案資料。

3 提高單位電子檔案管理與利用效率的對(duì)策

1）整合電子檔案資源，完善電子檔案利用制度。為更好地利用電子檔案，單位需構(gòu)建一套健全的檔案利用審批制度，使用者在查閱與利用電子檔案前，需經(jīng)過(guò)檔案主管人員的審批。同時(shí)，單位還需制定一套檔案利用規(guī)章制度。檔案部門(mén)應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)展檔案收集、整理工作，確保電子檔案能夠及時(shí)更新，最大限度滿足檔案使用者的多元化需求[3]。同時(shí)，將各種紙質(zhì)檔案與電子檔案做好整合與劃分，實(shí)現(xiàn)兩種檔案資源的互補(bǔ)利用，創(chuàng)新檔案管理形式，使電子檔案得到更好的開(kāi)發(fā)利用。

2）加強(qiáng)電子檔案利用形式的規(guī)范化管理，減少損失。電子檔案的利用并非無(wú)原則性可講，而應(yīng)視檔案使用者的需要來(lái)定，并且要結(jié)合電子檔案對(duì)應(yīng)的密級(jí)采取必要的管理措施。若屬于內(nèi)容不能全部開(kāi)放的電子檔案，一般不允許進(jìn)行拷貝，而且必須在專門(mén)的監(jiān)控條件下使用者才能瀏覽這類資料。在通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸檔案資源時(shí)，對(duì)于涉密檔案資料需先做加密，而且要定期或不定期更新使用的“密鑰”，確保檔案資料的安全性，也能防止因?yàn)檎`操作造成的嚴(yán)重?fù)p失。

3）實(shí)行“雙套制”管理模式，保證關(guān)鍵信息的完整性?！半p套制”是指將紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)提交保存歸檔的方式[4]。這種管理模式對(duì)檔案管理者提出了新要求，檔案從業(yè)者必須與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)，不然就不能做好電子文檔的形成與保管工作。在推行這一管理模式時(shí)存在的一個(gè)突出問(wèn)題就是如何來(lái)確定劃分哪些檔案應(yīng)該采取“雙套制”，哪些檔案不需要采取“雙套制”。對(duì)此，檔案人員應(yīng)根據(jù)單位工作實(shí)際以及不同類型檔案內(nèi)容以及密級(jí)層度，采用合適的管理措施，科學(xué)地使用“雙套制”模式。當(dāng)然，建議單位盡快出臺(tái)“雙套制”管理辦法，明確“雙套制”管理的對(duì)象、類型、方法，以便檔案人員操作。這樣就能確保對(duì)關(guān)鍵信息的完整保存，也避免了人力物力的浪費(fèi)。

4）重視電子檔案安全管理。電子檔案所具有的一個(gè)主要特征是不可消耗性，因?yàn)橹T多因素的影響，電子檔案內(nèi)容容易受到破壞，進(jìn)而給單位造成較大的損失。單位在加強(qiáng)電子檔案開(kāi)發(fā)利用的同時(shí)需抓好安全管理工作。一般采用定期備份的方法，把關(guān)鍵信息做分布式雙機(jī)備份。比如，若一臺(tái)計(jì)算機(jī)發(fā)生故障可馬上啟動(dòng)備份機(jī)，防止電子檔案受到破壞，保障了電子檔案的安全性。值得注意的是，保存電子檔案的設(shè)備必須專機(jī)專用，這是保障檔案安全的前提。若保存電子檔案的計(jì)算機(jī)有其它用途，必然會(huì)安裝一些應(yīng)用軟件，從而增加了感染病毒的概率，也讓電子檔案面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。特別是隨著時(shí)間的推移計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)產(chǎn)生大量無(wú)用文檔，也可能發(fā)生誤操作導(dǎo)致電子文檔被誤刪、誤用。檔案管理者需經(jīng)常檢測(cè)檔案存儲(chǔ)設(shè)施，同時(shí)，加強(qiáng)日常維護(hù)，經(jīng)常對(duì)軟硬件設(shè)施升級(jí)，保障各類設(shè)備可以正常運(yùn)行。此外，可采取有效的技術(shù)措施來(lái)提升電子檔案的安全級(jí)別，如采用數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證、讀寫(xiě)權(quán)限設(shè)置、使用殺毒軟件等辦法[5]。

5）建立綜合水平高的檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。雖然與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)點(diǎn)眾多，明顯減輕了檔案從業(yè)者的工作負(fù)荷，但同時(shí)對(duì)從業(yè)者的綜合素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求。除了要掌握必需的專業(yè)理論知識(shí)外，而且也要熟練操作電腦與相關(guān)信息技術(shù)?，F(xiàn)實(shí)中檔案部門(mén)整體專業(yè)素養(yǎng)不高，存在年齡大、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化等問(wèn)題。因此，單位必須抓好電子檔案管理人才培養(yǎng)工作，給予檔案部門(mén)更大的支持。首先，可從高校、社會(huì)上篩選、吸納一些檔案優(yōu)秀人才與技術(shù)人才，逐步優(yōu)化現(xiàn)有的檔案隊(duì)伍。其次，結(jié)合單位實(shí)際設(shè)計(jì)檔案培訓(xùn)計(jì)劃，定期安排檔案人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案軟件的使用技巧、電子檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并加強(qiáng)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化他們的責(zé)任觀念與法律觀念，能夠自覺(jué)遵守檔案管理法律法規(guī)。

總之，在信息時(shí)代檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)。單位必須抓好電子檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用工作，讓電子檔案資源得到最大程度的利用，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。