電子化票據(jù)檔案管理的分析

胡艷梅

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣財政局，黑龍江 大慶 166200）

電子化票據(jù)檔案管理過程中，要構建更加完善的管理制度，同時要加強對于管理風險的控制，以不斷加強電子化票據(jù)檔案管理水平。在實踐研究過程，本文通過進一步工作實踐，從多方面對電子化票據(jù)檔案管理工作進行了分析，希望有效分析能夠提出更加完善、高效的電子化票據(jù)檔案管理措施。

1 電子化票據(jù)檔案管理特點

1.1 檔案占用空間小，存儲容量大

光盤是目前基層財政電子檔案的主要存儲載體，它的形狀和大小雖然不起眼，但是儲存量大小可以達到100個G，一張光盤足以存儲過去需要大量紙質留存的檔案。如基層財政工作中的整理惠農(nóng)補貼工作，這項工作涉及的內容非常豐富，因此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型也很復雜。大致可以分成包括農(nóng)民補貼和負擔發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)民家庭的基本信息登記表、給予農(nóng)民補貼的面積的統(tǒng)計表等等。一張光盤存儲一個年度的惠農(nóng)補貼等各種財政信息和文件的存儲不在話下，幾個年度的財政信息的儲存也完全可以滿足。

1.2 方便快捷的儲存方式，不受時間和地點的限制

從事檔案管理的工作人員會將四個工作職能不同的會計職員如預算會計等等的計算機里存儲的相關的信息和數(shù)據(jù)進行整理導出，并刻成一張光盤并復制三份，不同的會計需要自己將自己職能范圍內所有事物進行分類并刻成光盤，且需要進行妥善的保管。最后還需要將所有會計的各項業(yè)務信息或數(shù)據(jù)進行綜合管理，并以年份作為單位刻成光盤，復制兩份。兩份的去處也有講究，分別遞交給市財政局檔案室和財政所檔案室進行儲存。

1.3 財政數(shù)據(jù)分析與使用更為方便

信息化辦公環(huán)境已經(jīng)成為當前基層財政的標配，當前辦公正逐漸實現(xiàn)無紙化，而電子化的信息整理也顯示了它便于攜帶、方便快捷等特點。如果使用紙質方式進行記錄的檔案發(fā)生遺失，那么通過電子檔案等方式也可以進行找尋，若已經(jīng)進行過異地備份，那么只需要進行復原即可。因此，從事檔案管理的職能可以將每年的財政管理檔案的占據(jù)重要地位的原始憑證進行單獨保存，再掃描整理成電子檔案的形式，交檔案員歸檔以便各種需要的人進行查閱。

2 電子化票據(jù)檔案管理的措施

通過對電子化票據(jù)檔案管理特點的分析，提高了對于電子化票據(jù)檔案管理工作的認識，為了全面加強電子化票據(jù)檔案水平，工作人員要結合電子化票據(jù)檔案特點，科學的采取更加完善的管理方案，以加強電子化票據(jù)檔案效率，具體分析如下。

2.1 完善管理制度，加強風險防控管理

若想從根本上提升電子化票據(jù)管理的規(guī)范化程度，將其作為所有相關人員的工作職責，便需相應設置更具有科學性和完善程度的制度體系。只有形成更為規(guī)范化的制度內容，才能為員工的日常工作行為提供標準參照。行業(yè)人員在完成日常工作內容時，需嚴格按照規(guī)定要求落實，同時電子化手段還可實現(xiàn)對各類情況的及時反饋，從而掌握工作人員對制度的執(zhí)行效果。該種方式能夠提升政府等機構具體工作完成過程的透明度，從而提高群眾對政府的認可與信任程度，避免財政資金在源頭環(huán)節(jié)被截留他用，保證票據(jù)的電子化管理水平不斷提升。在創(chuàng)新票據(jù)管理形式時，還需同步提升風控意識。政府需在內部范圍建立更為有效的風控體系，嚴肅落實風控要求，倡導所有相關人員參照執(zhí)行。該種方式能夠將所有相關人員的工作行為通過網(wǎng)絡平臺進行反饋，為管理層進行監(jiān)管提供便利，同時還可及時發(fā)現(xiàn)實施中存在的問題，并能夠結合具體原因進行措施優(yōu)化，將具體的管理責任落實到人頭。

2.2 結合實際，堅持“電子+紙質”雙備份

實施票據(jù)的檔案管理工作時，需側重向電子化方向發(fā)展和落實具體的管理工作。如在政府搭建采購電子化平臺后，便可將所有的采購信息在平臺上公布，這樣社會各階層便可及時了解政府采購情況，增強對政府的信任度。基層的財政檔案進行電子化管理，也可作為檔案管理工作的重要突破。但電子文件具有一定的特殊性質，可直接受到網(wǎng)絡環(huán)境的影響，存在數(shù)據(jù)被盜、受到網(wǎng)絡攻擊等情況的威脅風險，因此單純以電子形式開展檔案管理仍存在一定的不確定性。為提升財政檔案信息管理的安全系數(shù)，避免檔案信息遭到破壞而形成的損失，基層財政部門在實施檔案管理時，需以電子和紙質兩種形式管理檔案信息，財務人員可按月對財務數(shù)據(jù)進行處理，分別存儲于電腦等設備中，同時將相應的文件信息形成紙質文檔進行系統(tǒng)保存。此外還需將數(shù)據(jù)光盤在上級財政部門檔案管理部門進行備案，從而形成多重數(shù)據(jù)保障。

2.3 依托現(xiàn)代科學技術手段，建立統(tǒng)一化的電子平臺

網(wǎng)絡技術的發(fā)展不斷拓展其應用領域，各企業(yè)的運行均大幅依賴于網(wǎng)絡技術的支持，以此提升生產(chǎn)效率，促進經(jīng)濟行業(yè)的總體發(fā)展。尤其基于信息技術的支持，票據(jù)的電子化管理也獲得了實現(xiàn)的可能性。因此需加大電子化管理手段的應用力度，實現(xiàn)工作實施途徑的革新。在完成電子化票據(jù)的設置方面，可運用相應的信息技術對票據(jù)簽署過程進行加密設置，這便大幅降低被仿制的風險，提升政府服務的安全度。此外還可構建專業(yè)的電子平臺，將所有涉及的票據(jù)服務內容進行共享，上述工作內容僅為相應部門提供，具有一定的封閉性特征。為群眾提供服務時，便可將信息發(fā)送到查詢等平臺，最大限度保證信息的可靠性，同時降低工作的實施難度，并節(jié)省紙質資源。

2.4 結合電子化管理，拓展和挖掘票據(jù)檔案系統(tǒng)功能

各級票據(jù)管理組織需基于票據(jù)管理系統(tǒng)所提示的信息內容，加強對財政票據(jù)資源的分析深度，通過電子化的管理手段優(yōu)化非稅收類的征收工作效能，及時對各類違規(guī)等行為進行治理，嚴肅抵制串用票據(jù)等情況發(fā)生，加強相關制度的完善和優(yōu)化。提升財政電子票據(jù)的應用研究深度。對于新的電子支付手段所形成的新問題，應從提升財務核算規(guī)范角度來深化研究，總結出電子票據(jù)是票據(jù)發(fā)展的最終方向和必然形式。財政票據(jù)仍需以三聯(lián)形式對數(shù)據(jù)進行留存，只是從管理角度進行創(chuàng)新，從原來的紙質印發(fā)、核銷與管理等環(huán)節(jié)轉變?yōu)殡娮幼詣由膳c管理等。財政機構需聯(lián)合各級票據(jù)管理部門，共同參與電子票據(jù)的管理研究，盡早制定出更為可行的管理途徑和方式，明確定義電子票據(jù)的概念、監(jiān)督管理等方面工作內容。

3 結束語

總之，隨著新時期檔案管理水平的不斷提高，為了加強電子化票據(jù)檔案管理效率，作為相關工作人員，要全面提高自身專業(yè)水平，要重視結合工作實際，科學的采取更加完善的管理模式，以不斷構建更加高效的財政票據(jù)電子化管理體系。希望通過以上分析，能夠進一步提高電子化票據(jù)檔案管理質量。