大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理策略探討

閆玉嬌

（河北省唐山市灤河下游灌溉事務中心，河北 唐山 063200）

引言：檔案管理是企業(yè)內部管理的重點內容，其管理質量直接影響企業(yè)職工個人信息安全，也與企業(yè)發(fā)展息息相關。但是，目前在檔案管理工作中，仍然存在系統(tǒng)功能不完善、缺乏數(shù)據(jù)化意識和專業(yè)人才欠缺等問題，影響了檔案管理質量，也阻礙了信息化進程。因此，如何完善檔案管理信息化系統(tǒng)，如何緊跟大數(shù)據(jù)時代步伐，成為檔案管理創(chuàng)新的關鍵。

1 大數(shù)據(jù)技術應用優(yōu)勢分析

1）有利于優(yōu)化檔案保存和查詢。傳統(tǒng)檔案以紙質文件為主，隨著檔案信息的增加，檔案文件的數(shù)量也不斷增加，歷史檔案查詢難度也隨之提升。將大數(shù)據(jù)技術應用于檔案管理中，構建數(shù)字化檔案庫，可以優(yōu)化檔案的儲存空間，簡化檔案存儲流程，有效提升管理效率。同時，在進行檔案查詢工作時，工作人員只需檢索關鍵詞，就能查閱相關檔案，相比傳統(tǒng)紙質檔案而言，節(jié)省了檔案查找的時間，提升了檔案管理工作效率。

2）有利于減少管理成本。在大數(shù)據(jù)技術的支撐下，檔案管理流程簡化，管理操作便利，無需耗費過多的人力資源和物力資源，就能實現(xiàn)存儲、查閱、更新一體化服務。從管理成本來看，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理減少了紙質消耗和人力消耗，且管理質量更高、效率更快，更加符合企業(yè)發(fā)展需求。從空間成本來看，大數(shù)據(jù)技術采用虛擬空間儲存，其儲存容量大、讀取便利，所以無需單獨安排實際儲存空間，從而節(jié)省了空間成本，提升了空間利用價值。

3）有利于推動信息化建設。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)管理信息化建設是時代所趨，也是企業(yè)管理創(chuàng)新改革的有效途徑，有利于促進企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。因此，通過采用大數(shù)據(jù)技術，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，不僅可以優(yōu)化檔案管理質量和效率，提高檔案管理水平，還能實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，提升信息資源的利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供保障。同時，在大數(shù)據(jù)技術的支撐下，數(shù)字化檔案建設進程加快，數(shù)字資源高效整合，推動了企業(yè)信息化建設，促進企業(yè)內部管理優(yōu)化 升級。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理現(xiàn)狀問題

1）缺乏大數(shù)據(jù)管理意識。根據(jù)調查顯示，目前企業(yè)檔案管理仍然采用傳統(tǒng)模式，其管理流程復雜繁瑣、管理效率低下，甚至還存在檔案殘缺、遺失問題，根本無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。同時，部分企業(yè)在信息化建設中，雖然建立了檔案管理系統(tǒng)，但是管理人員缺乏大數(shù)據(jù)管理意識，不主動嘗試新模式和新技術，造成了“形式化”現(xiàn)象，不僅阻礙了信息化建設進程，無法發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢，還影響了檔案管理質量，不利于企業(yè)健康發(fā)展。

2）檔案管理系統(tǒng)功能不完善。針對檔案管理工作，部分企業(yè)已經構建了管理系統(tǒng)，但其功能單一局限，只能滿足基本管理需求，如：檔案數(shù)據(jù)錄入、檔案查詢和修改，忽視了檔案的安全性和數(shù)據(jù)的共享，這對企業(yè)發(fā)展來講非常不利。同時，目前檔案管理缺乏監(jiān)督系統(tǒng)，導致工作人員存在操作不規(guī)范、數(shù)據(jù)錄入不合理等問題，可能出現(xiàn)誤刪、誤錄入現(xiàn)象，嚴重影響了檔案管理質量。此外，大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)安全問題尤為重要，所以在構建檔案管理系統(tǒng)時，必須優(yōu)化權限審核、安全防護，避免數(shù)據(jù)泄漏問題，才能真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的價值。

3）缺乏專業(yè)管理技術人才。相比傳統(tǒng)模式而言，大數(shù)據(jù)檔案管理雖然簡單便捷，但是對管理人員能力要求較高，不僅需要其具備檔案管理知識，了解檔案管理要點，還需掌握系統(tǒng)操作技能和信息素養(yǎng)，才能保障檔案管理工作有序開展。現(xiàn)有的檔案管理人員雖然專業(yè)能力過硬，具有豐富的管理經驗，但是信息化技術能力局限，缺乏大數(shù)據(jù)管理意識，對管理系統(tǒng)功能運用不熟練，嚴重影響了檔案管理質量，也阻礙了檔案管理信息化進程。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理優(yōu)化策略

1）建立數(shù)字化管理理念。大數(shù)據(jù)時代的到來，給社會生活、工作帶來了新活力，為社會創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造了契機，成為時代發(fā)展的新趨勢。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，必須創(chuàng)新管理工作理念，樹立數(shù)字化管理意識，推動管理系統(tǒng)優(yōu)化升級，提升管理效率和質量，才能為企業(yè)發(fā)展提供支撐。例如，在日常管理工作中，明確大數(shù)據(jù)技術的重要性，落實數(shù)字化管理的宣傳工作，增強管理人員的大數(shù)據(jù)意識，也能保障數(shù)字化管理工作有效落實。同時，在檔案管理工作中，強調檔案安全的重要性，普及檔案信息泄漏的影響，讓管理人員樹立安全保護意識，有效避免檔案泄漏問題。通過這樣的方式，不僅可以構建良好的檔案管理環(huán)境，保障數(shù)字化管理工作落實到位，還能提升管理質量和效率，為企業(yè)發(fā)展提供服務。

2）健全檔案管理系統(tǒng)功能。首先：基礎管理功能。根據(jù)調查顯示，存儲、查閱和更新是檔案管理的基本工作內容，也是運用頻率較高的系統(tǒng)功能。因此，在構建檔案管理系統(tǒng)時，必須結合企業(yè)實際需求，完善基礎管理功能的內容，避免出現(xiàn)檔案錄入數(shù)據(jù)不全，檔案查閱不到的問題，有效節(jié)省檔案管理時間。例如，在檔案數(shù)據(jù)錄入時，為了保障數(shù)據(jù)的完整性和正確性，可以增加紙質檔案掃描件功能，在登錄數(shù)字檔案的同時，將紙質檔案同步掃描保存，為后期查詢和核實提供依據(jù)。其次：安全防護功能。檔案信息涉及個人信息、公司信息，如果出現(xiàn)檔案泄漏問題，會危害個人安全，影響企業(yè)信譽，阻礙企業(yè)健康發(fā)展。因此，加強檔案信息安全防護工作，設置多道安全審核功能，如：身份認證、指紋識別和數(shù)據(jù)加密等，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)等級和權限，打造安全健康的檔案管理系統(tǒng)。例如，檔案管理者在操作系統(tǒng)時，必須先進行身份認證，待身份認證成功，才能進行檔案管理工作。同時，根據(jù)企業(yè)檔案管理要求，設置不同的等級權限，如：檔案管理者只具備儲存和查閱權限，如需更改或調用檔案內容，必須向上級領導申請，待領導同意后，對領導進行指紋識別，才能正常操作檔案內容。這樣不僅保障了檔案的安全，規(guī)范了檔案管理和利用流程，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)調用共享，提升了數(shù)據(jù)資源利用效率。

3）打造高素質、專業(yè)性管理團隊。在大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，企業(yè)必須加強檔案管理團隊建設，重視信息化技術人才培養(yǎng)，強化管理人員大數(shù)據(jù)意識，為企業(yè)檔案管理提供人才支撐。例如，在日常管理工作中，開展信息技術培訓工作，鼓勵現(xiàn)有管理人員參與，為其講解大數(shù)據(jù)知識、信息操作方法，練習管理系統(tǒng)功能運用，提升管理人員系統(tǒng)操作熟練度，也能提高檔案管理效率。同時，根據(jù)企業(yè)人才現(xiàn)狀，構建“一帶一”幫扶模式，讓老員工帶新員工熟悉業(yè)務，了解工作流程，而新員工可以滲透新理念、新技術，輔助老員工操作電腦，進而提升管理團隊整體水平，

4 結束語

總而言之，在新時代環(huán)境下，加強檔案管理數(shù)字化建設，推動企業(yè)信息化進程，對企業(yè)發(fā)展非常有利。通過分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，總結出建立數(shù)字化管理理念、完善檔案管理系統(tǒng)和打造專業(yè)管理團隊等策略，不僅發(fā)揮了大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理效率和質量，還優(yōu)化了企業(yè)管理健康，為企業(yè)發(fā)展提供保障。