數(shù)字檔案資源建設在國家信息化體系中的地位和作用

趙慧娟

（廣饒縣檔案館，山東 東營 257300）

在新時代背景下，實施數(shù)字檔案資源信息化建設是必然發(fā)展趨勢，采取何種方式把數(shù)字檔案在信息化建設期間的作用體現(xiàn)出來，并且采取新型數(shù)字檔案管理方式解決傳統(tǒng)檔案中存在的各項問題，明確重要性是面臨的首要問題。

1 數(shù)字檔案資源建設在國家信息化體系中的地位和作用

自從進入了信息化時代以后，各個領域內逐漸加大了對現(xiàn)代科學技術的應用，在開展檔案信息化建設工作期間，數(shù)字檔案的選擇是最為關鍵的一方面，其是實現(xiàn)檔案信息化管理的必然流程，在國家信息化體系內應用數(shù)字檔案資源，有利于增強檔案的規(guī)范性和合理性。針對企業(yè)而言，伴隨著員工流動性的增加，檔案堆積數(shù)量增多，當應用企業(yè)檔案信息化管理技術的話，能夠處于較短時間段內探究實際情況，提升工作效率。再者以醫(yī)院舉例說明，保證病人資料的完善性是特別重要的，一般情況下，相關人員進行存檔保存，可是越來越多的病例將使得醫(yī)院檔案管理部門的工作量隨之增加，以往傳統(tǒng)的紙質檔案管理手續(xù)非常復雜，只有借助計算機網(wǎng)絡下的數(shù)字方案系統(tǒng)才可以解決各項問題。而且，數(shù)字檔案資源建設在國家信息化體系中產生的作用還遠遠不止這些，檔案技術推動了人類檔案的歷史發(fā)展，從一方面來講，記錄過去事件，另外一方面，則是對于未來事件的啟發(fā)。所以，在檔案信息化資源建設期間，采取何種方式來提升檔案信息的準確性和有效性是非常關鍵的。數(shù)字檔案資源的實施為后期工作提供了便利，由于是高科技類型的產物，所以能夠實現(xiàn)所有檔案的及時管理以及更新效果，和以往實體檔案相比較來看，數(shù)字檔案在準確性方面產生的準確性更高。最后，數(shù)字檔案在國家信息化體系中還有一項非常明顯的優(yōu)勢，那就是有著特別高的安全性，這一點是非常重要的。雖然之前的紙質方案流傳時間特別高，可是安全性方面較低一些，沒有數(shù)字檔案高，這是因為數(shù)字檔案能夠應用各項高科技技術加密文檔，所以和紙質文檔比較看出，數(shù)字檔案的優(yōu)勢非常高。

2 國家檔案數(shù)字資源體系建設期間存在問題的分析

2.1 沒有制定完善的管理體系

從國家層面上進行分析，沒有制定相應的檔案數(shù)字資源體系建設檔案，國家檔案具備不可再生以及稀缺性特征，當建設檔案數(shù)字資源體系以及開發(fā)數(shù)字化的過程中，離不開制度的保障。結合目前情況看出，我國各級檔案館開放檔案方式等均統(tǒng)一規(guī)定了檔案的保存和開放問題，并且也沒有詳細說明檔案數(shù)字化資源建設現(xiàn)象，管理體系不完善現(xiàn)象在國家檔案數(shù)字化以及歷史檔案館建設期間逐漸體現(xiàn)了出來，因為各部門沒有統(tǒng)一規(guī)劃檔案數(shù)字化、標準不規(guī)范和檔案的得不到良好的保護，因此增加了國家檔案數(shù)字資源建設的難度，檔案保護問題也得不到良好的解決。所以，從面向服務方面進行考慮，遵循前端控制基本原則，在制定檔案數(shù)字化資源體系的過程中以不同類型的檔案、載體類型為主，設置數(shù)字化標準。

2.2 檔案管理系統(tǒng)建設標準缺少

國家檔案有著還原歷史事實的功能，因為年代久遠，載體和內容以及形式上都有著一定的特殊性。當前階段，大部分檔案均是紙質載體的傳統(tǒng)檔案，因為語言文字變化，因此使得檔案內容得不到有效的識別，檔案處于載體、內容和形式等方面上也要求檔案管理系統(tǒng)具備相應的特殊性。當標準缺失以后，國家檔案管理面臨著一定的難度，并且不利于開發(fā)和利用檔案。由于缺少統(tǒng)一的功能需求標準，國家檔案管理系統(tǒng)升級進和擴展成為面臨的首要難題。不同系統(tǒng)內規(guī)定的數(shù)據(jù)類型和接口也不一樣，所以國家檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷徙、備份過程等無法實現(xiàn)各項系統(tǒng)的全面兼容。

3 數(shù)字檔案資源建設在國家信息化體系中的應用策略

3.1 調配檔案信息網(wǎng)和相關的信息資源

網(wǎng)絡化存取是數(shù)字檔案館中最為明顯的一種表現(xiàn)，該項表現(xiàn)說明了網(wǎng)絡有著一定的依附性，對內的業(yè)務組織和對外的信息化服務等均立足于網(wǎng)計通連。其中，分布式海量數(shù)據(jù)庫群使得信息源具備多層次和多角度，這從一定程度上說明了數(shù)字檔案館資源建設和優(yōu)化并不是單個檔案館可以完成的，僅僅依靠檔案信息網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)是不行的，還需要各方面的相互配合，在完善信息內容的基礎上重視資源建設。

3.2 加強檔案信息的安全保密性

在檔案信息化工作開展期間，確保檔案信息的安全性是非常重要的一方面，當沒有結合實際情況制定安全防范措施的話，那么檔案信息工作將難以正常開展。首先，就需要制定健全的檔案信息安全體系，以層次分明的信息利用機制和權限設置為主，確保信息得到安全運輸。并且還應當引進防火墻技術，這是因為網(wǎng)絡病毒和黑客入侵以后會導致信息受到影響。所以，必須在數(shù)字檔案資源建設大力應用防火墻技術，將病毒和黑客進行阻隔，以此維護檔案信息的安全性。

3.3 建立管理體系和立法

結合發(fā)達國家的相關經驗可以看出，采取立法方式管理文件，能夠將電子文件和電子檔案的法律地位等位置有效解決。當前階段，我國法制建設得到了良好發(fā)展，不過檔案工作方面有關于立法運行情況相對滯后一些。國際中普遍采取的一種做法是對文件生成期間處于法律框架內加以規(guī)范，使文件從生成到生成以后均依照法律要求加以管理，監(jiān)督文件整體環(huán)節(jié)，從文件管理的大系統(tǒng)入手，采取批量或者是完整的集合處理方式來保障電子文件的真實性以及完善性，從根本上避免對單份電子文件應用管理措施和合法性判斷以及識別漏洞等造成的問題。有的國際標準也將該項思想理念全面體現(xiàn)了出來，我國正在積極主動參與到國際標準制定和有關課題研究方面，以此加快法律體系的建設速度。目前存在的問題表現(xiàn)為我國和法制建設較發(fā)達區(qū)域相比較看出，管理體系差別明顯，立法工作滯后，直接應用標準的話不符合實際情況，這就要求積極面對現(xiàn)實，盡可能促使檔案信息化標準和我國國際標準相符合。在原則方面，面向計算機和網(wǎng)絡技術的標準以國家標準為主，總之，應當減少檔案自定標準的數(shù)量，落實標準體系，以此達到和國家信息系統(tǒng)相互兼容的目的，防止產生檔案信息孤島現(xiàn)象。

3.4 增強規(guī)范性

標準和規(guī)范是開展國家數(shù)字檔案信息資源建設的關鍵，面對于復雜的數(shù)字資源類型，我國對數(shù)字資源共享要求和技術以及設備等都需要結合實際內容進行全面調查，形成數(shù)字檔案信息資源建設標準體系，逐漸落實各項規(guī)范標準，以此確保數(shù)字資源內容被長期保存，安全應用，有效管理以及數(shù)據(jù)交換，最終實現(xiàn)資源共享的目標。

4 結語

在國家數(shù)字檔案信息資源建設期間，人員是一項重要的保障，數(shù)字檔案信息資源建設中必須遵循以人為本的基本理念，將復合型人才當成一項重點，加快檔案信息資源管理人才隊伍的建設力度，提升人員技能，并且還需要制定各項措施，比如加強檔案信息的安全保密性，建立管理體系和立法，以此解決各項問題，確保檔案的完善性和準確性。