高校檔案數(shù)字化的重要性及其措施探析

張雪紅 龐永珍

（燕山大學(xué)，河北 秦皇島 066004）

隨著高校管理體制的不斷深入，高校在開展各項(xiàng)事業(yè)和擴(kuò)大招生規(guī)模的同時，檔案的數(shù)量和載體、類別也在逐年增長。隨著檔案利用范圍越來越大，服務(wù)對象也越來越廣泛，檔案的管理工作的要求也在逐漸提高。加強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。檔案管理數(shù)字化建設(shè)作為我國現(xiàn)代檔案發(fā)展的重要手段，對于檔案管理工作具有促進(jìn)作用，通過利用現(xiàn)代技術(shù)完善檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，這不僅能夠提高高校檔案數(shù)字化管理的手段，也能夠?yàn)樯鐣F(xiàn)代化檔案管理事業(yè)的發(fā)展指明方向。

1 高校檔案管理工作中的問題

1.1 高校對于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)缺乏重視

隨著素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，對于學(xué)生的教育受到了社會各界的關(guān)注，而高校在經(jīng)營管理的過程中會將管理的重心投入到各項(xiàng)教學(xué)活動的開展當(dāng)中，而檔案管理作為高校管理中的輔助內(nèi)容，高校管理人員對于其發(fā)揮的作用并沒有給予高度的重視。目前雖然很多高校在檔案管理的過程中已經(jīng)開展了數(shù)字化建設(shè)，但由于對檔案管理缺乏足夠的重視，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中投入的各項(xiàng)資源較少，導(dǎo)致很多高校的檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度較為緩慢。

1.2 數(shù)字化建設(shè)缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持

高校檔案管理工作在投入建設(shè)的過程中，不僅需要高校管理人員的重視程度，還需要軟件和硬件的共同支撐，但這需要高校給予必要的資金投入，才能夠促進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的完成，而在實(shí)際的高校管理中，財政資源往往是由政府負(fù)擔(dān)，相對來說資金較為緊張，因此在資金的分配的過程中，更多的是投入到了學(xué)校的教學(xué)活動當(dāng)中，對于檔案管理的投入較少，這就是很多高校的檔案管理數(shù)字化利用率低下的直接影響因素。

1.3 高校檔案管理人才整體素質(zhì)較低

為了適應(yīng)時代的發(fā)展，高校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的管理水平，通過提高對檔案管理理論的學(xué)習(xí)和先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，從而使檔案管理人員能夠更加熟練地對高校的檔案資源進(jìn)行有效的管理和整合，形成清晰的管理體系，但就目前高校的答案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現(xiàn)象。由于管理人員能力的限制，導(dǎo)致高校的檔案管理工作無法與實(shí)際俱進(jìn)，從而影響了高校檔案管理的數(shù)字化和專業(yè)化的開展。

2 高校檔案數(shù)字發(fā)建設(shè)的重要性

2.1 開展高校檔案數(shù)字化建設(shè)有利于適應(yīng)我國檔案數(shù)字化建設(shè)整體發(fā)展

隨著我國科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸融入到各行各業(yè)當(dāng)中，而在檔案管理的過程中，也逐漸向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。近年來，我國檔案管理部門開始逐漸探索檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施，并制定了相關(guān)文件積極要求各級當(dāng)管理部門積極響應(yīng)關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和實(shí)踐，雖然我國數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中受到了很多的阻礙，但隨著信息技術(shù)的不斷完善檔案管理，數(shù)字化模式也越來越完善。為了緊跟時代的步伐，加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)有利于使檔案管理工作更加的便利，通過利用數(shù)字化檔案管理模式，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的多樣性，從而改善傳統(tǒng)的檔案資源管理模式。

2.2 保護(hù)原始檔案資料，提高檔案資源的使用效率

高校檔案管理部門開展檔案數(shù)字化建設(shè)，通過合理利用數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)完成了高校檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。將高校的檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息后能夠?qū)Ω咝５臋n案資源進(jìn)行合理的開發(fā)。數(shù)字化檔案信息能夠打破傳統(tǒng)檔案在利用時間上的概念，通過網(wǎng)絡(luò)渠道能夠使更多的人快速合理的運(yùn)用同一份檔案資源。通過檔案數(shù)字化還可以實(shí)現(xiàn)異地檔案信息資源的傳遞和利用成為可能，通過將檔案工作合理的利用能夠最大限度地利用檔案信息資源，不僅如此，通過數(shù)字化檔案信息還能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)行業(yè)的迅速檢索，在收集各種單資源時，能夠更加便捷，有效降低對紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。

2.3 檔案數(shù)字化減少管理成本

對于高校檔案管理來說建立完善的檔案管理系統(tǒng)是對學(xué)校負(fù)責(zé)，對學(xué)生負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。但是，過去通過紙質(zhì)檔案的方式，不僅需要更多的人力資源以及管理費(fèi)用，而且學(xué)生紙質(zhì)檔案的保管也需要占用更多的空間，對于高校檔案管理工作來說也是一筆不小的費(fèi)用。如今通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案數(shù)字化不僅節(jié)省了人力資源和維護(hù)費(fèi)用，而且通過網(wǎng)絡(luò)空間的儲存，節(jié)約了存儲空間。不僅如此，通過檢索功能等類似的搜索手段，可以更快更好的找到需要搜索的內(nèi)容，減輕工作量，從而減少管理成本。

3 高校檔案管理數(shù)字化的有效措施

加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用有利于實(shí)現(xiàn)檔案存在的價值，而這對于發(fā)展高校檔案管理工作具有重要意義，為了更好地加強(qiáng)檔案資源管理的開發(fā)和利用工作，應(yīng)當(dāng)樹立強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識，充分認(rèn)識到高校檔案管理的重要性，以下是為了促進(jìn)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議：

3.1 完善高校檔案的管理制度

完善檔案管理的管理制度，實(shí)現(xiàn)對高校檔案的規(guī)范化管理?，F(xiàn)代的檔案形式多以電子檔案為主，要想對其充分利用就必須統(tǒng)一高校各個部門之間的檔案存儲模式，從而對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作。不僅如此，隨著現(xiàn)代化科技技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，在進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過與時代同步的方式，將檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行有效分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，從而實(shí)現(xiàn)簡化管理、深化搜索的目的，通過這種方法不僅使檔案管理工作更加便捷，而且為用戶的查找提供了便捷條件，不僅如此，通過信息搜索傳輸?shù)男畔浫肽軌蚴箼n案管理工作更加深層次的儲存和加工，從而形成計(jì)算機(jī)搜索和在網(wǎng)傳輸?shù)谋憬菽Ｊ健?/p>

3.2 培養(yǎng)高校檔案管理人才

為了更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化檔案管理，應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)管理人員對于高校檔案的重視。只有在政治思想上，提高認(rèn)識才能制定符合高校檔案發(fā)展的有效措施，并且通過思想的帶動，有利于促進(jìn)措施的落實(shí)工作，如果管理人員在思想上缺乏對于檔案事業(yè)的重視，那么在制定管理措施時，就會缺乏完善系統(tǒng)或者未能從根本上提出相關(guān)的管理措施，使很多措施流于形式，不能對檔案事業(yè)的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。因此，在開展檔案工作時，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的管理思想，通過結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)與檔案管理的實(shí)際情況相結(jié)合，從而制定出一套符合時代標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理意識，通過網(wǎng)絡(luò)和科技的融合，有利于促進(jìn)高校檔案信息化的發(fā)展。

不僅如此，還應(yīng)強(qiáng)化工作人員的意識，首先，因?qū)ぷ魅藛T的信息管理意識進(jìn)行改善。在檔案管理工作中需要處理較多的數(shù)據(jù)信息，而這些信息具有較大的零散性，因此在整理的過程中，相對比較繁瑣，為了保證信息的規(guī)范性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息管理的意識，從而使檔案信息管理工作能夠順利開展，實(shí)現(xiàn)自身的價值。其次，應(yīng)當(dāng)對檔案有效使用力的意識進(jìn)行強(qiáng)化，在整理檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)采取規(guī)范的整理方法，從而提高檔案的利用率，最后，應(yīng)當(dāng)提高利用檔案的意識，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理分配，并提高檔案的有效使用率，從而避免檔案資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

3.3 加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的完善

提高檔案管理工作的使用率離不開軟件和硬件設(shè)施的完善。因此，對于檔案管理部門的信息化建設(shè)應(yīng)列入部門預(yù)算當(dāng)中，通過資金上的支持保證檔案管理部門在技術(shù)上的需要，通過先進(jìn)的器材保證人事檔案的妥善保管。根據(jù)《檔案法》、《人事檔案管理制度》、《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，建立符合高校規(guī)劃檔案管理需要的數(shù)據(jù)庫，做好檔案信息化的利用、檔案的轉(zhuǎn)接以及檔案的保密工作。并且加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)人才管理，從硬件設(shè)施到軟件配置對檔案管理工作做好完善措施。

隨著時代的進(jìn)步，科技的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速崛起，也帶動了檔案管理工作的開展，通過微信、微博、網(wǎng)站、App等互聯(lián)網(wǎng)平臺，為林業(yè)檔案的信息化管理提供了更好的途徑。通過線上、線下相結(jié)合的管理模式，使檔案管理工作能夠符合時代發(fā)展的需求，利用在線預(yù)約和查詢的方式降低檔案管理的管理成本，從而實(shí)現(xiàn)平臺和個人相互連接的便捷程度，通過互聯(lián)網(wǎng)的有效應(yīng)用，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感，使企業(yè)的檔案管理工作更好地為客戶服務(wù)。不僅如此，還應(yīng)對檔案管理部門所涉及的檔案建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用使檔案管理工作更加便捷。

4 總結(jié)

結(jié)合上述分析，高校檔案工作是學(xué)校的重要的基礎(chǔ)性工作，對高校檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，不僅是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是推動高校檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的重要途徑，通過高校檔案數(shù)字化能夠提高高效的辦事效率，提升檔案工作者在社會中的社會地位。而為了更好地加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程處理的自動化，通過完善高校檔案的管理制度，培養(yǎng)高校檔案管理人才，加強(qiáng)軟件硬件設(shè)施的完善，從而促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展。