無錫人社檔案數字化項目過程中的問題及對策研究

孫靈昕

（無錫市人力資源和社會保障信息中心，江蘇 無錫 214011）

1 項目背景

2018年以來，無錫以信息化引領人社工作現代化，實施“數字人社”新三年計劃，開啟智慧人社建設。電子檔案建設作為其中一項重點工作，肩負打破信息孤島，數據煙囪，推動信息共享互認的重任。

紙質檔案數字化加工作為電子檔案建設的數據基礎，信息化支撐，由無錫市人力資源和社會保障信息中心統(tǒng)一牽頭，與業(yè)務部門形成共識，將利用率較高的企業(yè)人員檔案率先開展數字化加工，將退休人員檔案數字化加工作為試點，逐步向流動人員檔案數字化加工進行擴面。

無錫人社檔案數字化項目，由無錫市人力資源和社會保障信息中心統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一招標，是對人員檔案數據集中的初步探索，信息化后的紙質檔案歸還原保管單位。2018年12月啟動40萬頁《無錫市人社檔案數字化加工試點項目》，2019年8月啟動600萬頁《無錫人社紙質檔案數字化加工項目》，截至2020年6月，均已完成，可通過無錫人社電子檔案管理服務平臺實現接口數據交換，實現與業(yè)務系統(tǒng)的融合和應用。

2 存在的問題

1）管控難度大。（1）保管單位檔案數字化要求不統(tǒng)一。在無錫人社檔案數字化項目招標需求中，明確提出了統(tǒng)一規(guī)范和掃描要求。但在實際工作中，對流動人員檔案，部分檔案保管單位提出不需要全部掃描，如體檢單、化驗報告、試卷不做數字化掃描；不需要裝訂案卷；不需要將目錄打印出來。對退休人員檔案，在事后掃描模式運轉順利后，業(yè)務部門提出事中掃描的新需求。（2）數字化加工項目組場地不集中。為了紙質檔案的安全和方便使用，數字化加工項目組一般都設在檔案保管地所在辦公區(qū)域集中開展工作，由于無錫人社紙質檔案數字化加工項目同時分了多個標段，同時開展，多家項目組需要分別分散各處，或改動及臨時增加加工場地，對于無錫市人社信息中心的管控增加難度。（3）數字化加工項目組負責人員不固定。數字化加工項目組經理作為項目責任人，負責檔案場地的布置、熟悉檔案業(yè)務規(guī)范和操作流程、招納工作人員等工作，對整個檔案數字化項目起到承上啟下的作用。但在數字化加工過程中，仍會突發(fā)項目經理離職、遙控指揮、突然更換的情況，對整個檔案數字化加工項目的順利推進造成了阻礙。

2）落實有偏差。無錫人社紙質檔案數字化加工與無錫人社電子檔案管理服務平臺的建設和推進時間較為接近，兩者在實際工作存在一種相互補差、相互完善、相互升級、相互成就的關系。在紙質檔案數字化加工過程中，預想是能通過系統(tǒng)自動完成的盡量靠系統(tǒng)完成，加強工作效率。例如數字化加工過程性文檔、質檢文檔，能夠由數字化加工項目組自帶系統(tǒng)直接生成，在校驗系統(tǒng)中能自動校驗問題，及時解決問題。

但在實際工作發(fā)現，還存在著錄項內容錄錯、掃描成像不清晰、順序顛倒、漏掃漏掛；數字化加工過程性文檔手工填寫，缺乏通過系統(tǒng)直接生成的過程性文檔；配備的質檢軟件操作時間長，產生結果慢、檢測要素存在漏洞，仍需人工重復質檢等問題。

3）需求變化快。（1）發(fā)現“一人多檔”情況，合并不完善。在數字化加工過程中存在“一人多檔”的情況，即一個人的人事檔案會在一個或多個單位存在多份。若在數字化加工過程中發(fā)現，需要及時調整，及時合并。但由于數字化加工項目組是按單位分配，只能將該單位出現的一人多檔合并，一人多處檔案的情況只能在其退休時，通過系統(tǒng)查看，轉移再進行后續(xù)合并。（2）企業(yè)人員流動性強，檔案轉移銜接不順暢。一開始，無錫人社企業(yè)人員數字化加工皆為事后掃描，是對目前已有的紙質檔案進行數字化加工，但隨著業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的不斷融合和應用需求升級，檔案流轉從原先的紙質轉移，新增了電子轉移（目前是數字化掃描信息和影像轉移，后續(xù)會增加業(yè)務系統(tǒng)中形成的材料自動歸檔至檔案系統(tǒng)），對在職檔案數字化項目組和退休人員檔案數字化項目組的銜接提出新要求。在兩者銜接的過程中，存在在職人員檔案數字化加工開始但未完成，該人員檔案需要馬上調出辦理退休，之前完成的部分工作和后續(xù)項目組對接不及時，造成數字化成果浪費或者重復加工的情況；存在已完成數字化加工的在職人員檔案紙質材料在轉移過程中，業(yè)務經辦部門將部分材料取出或增加，導致數字化信息與紙質檔案內容不對稱和后續(xù)數字化加工量難統(tǒng)計的問題。（3）電子檔案系統(tǒng)不斷升級，未來標準不確定。目前，江蘇省人力資源社會保障一體化平臺建設工作正在啟動建設過程中，省電子檔案管理服務平臺也還未建設完成，新標準也未發(fā)布統(tǒng)一。已完成的紙質檔案數字化加工雖然已做到應錄盡錄，但是否能夠和省級系統(tǒng)做好銜接，在全省層面推行復制，在數據遷移過程中，是否會造成已有數據浪費暫未可知。

3 改善的措施

1）加強管理能力，有序推進數字化加工工作。（1）不斷更新思想觀念，學習優(yōu)秀單位經驗做法，增加溝通交流機會。一是要樹立大檔案思維和服務意識，全面學習檔案系統(tǒng)，人事檔案系統(tǒng)以及人社業(yè)務系統(tǒng)對于檔案建設提出的新規(guī)范和新要求，做到能遵照國標的遵照國標，沒有國標的形成統(tǒng)一意見，有效推行。從檔案方便業(yè)務部門利用的角度出發(fā)，從檔案方便群眾少跑腿的角度出發(fā)，不斷強化公共服務意識，不斷加強檔案服務水平。二是要強化學習，通過各種途徑開拓檔案知識范圍，吸收優(yōu)質工作經驗，結合實際工作進行復制和創(chuàng)新。三是要與檔案管理部門、業(yè)務部門多溝通，了解工作流程、工作要求，進一步完善電子檔案管理規(guī)范。（2）做到數據集中有序，保管單位責任到位。無錫人社紙質檔案數字化加工的數據集中，統(tǒng)一規(guī)范，離不開保管單位對檔案的前期保管、對數字化加工工作的事中監(jiān)督和交接規(guī)范，以確保檔案資料的實體安全和信息可靠。（3）強調數字化加工項目組負責人員不能隨意流動，增加外包服務考核機制。招標需求盡可能詳盡，對招標單位做到目的明確，責任到位，預設紅線要求。符合要求的項目經理不能隨意調動，對出現調動的項目單位拉長支付時間或降低支付比例。

2）重視系統(tǒng)可操作性，完善質檢工作。（1）完善質檢系統(tǒng)需求，增加評分和考核權重。在招標需求時提出自動化質檢要求，要求實際工作中使用的軟件需要與演示文件一致，要求數字化加工單位工程師有相關開發(fā)和完善質檢系統(tǒng)自動化的能力。（2）質檢工作責任到人，維保不設完成時。由于無錫人社紙質檔案數字化加工是一項民生工程，要求時間緊，任務重，后續(xù)將實現紙質檔案歸檔向電子檔案直接歸檔的跨越，因此質檢工作必須責任到人，一經發(fā)現問題，能夠及時改正問題，提供業(yè)務使用。

3）不斷適應新變化，創(chuàng)造條件提前介入。（1）增加電子檔案人事檔案整合新功能。人事檔案的整合有利于人員電子檔案袋建設，有利于避免人社業(yè)務紅利重復享受，有利于人員待遇審批有跡可循，有利于人員檔案完整齊全，有利于檔案管理有效規(guī)范，有利于線上使用脈絡明晰，是電子檔案功能建設的新要求。（2）優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)人事檔案紙質和電子移交緊密交互流程。無錫人社電子檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)實現接口的融合和應用，在檔案界或人社系統(tǒng)都走在前列，目前已優(yōu)化了在職轉退休人員數字化檔案流程，支持業(yè)務系統(tǒng)退休審批流程的經辦、審批和自動歸檔。后續(xù)需根據省一體化業(yè)務需求進一步調整。（3）積極反饋意見，參與全省電子管理服務平臺建設。在省人社一體化平臺調研無錫時，匯報和展示無錫人社電子檔案工作情況；在省級部門征求意見時，認真做好反饋；在有幸借調省廳協(xié)助電子檔案系統(tǒng)建設時，積極交流經驗，探討易操作、可推行的檔案管理新模式。