信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新

楊特團(tuán)

（福建省漳州市紀(jì)委信息技術(shù)中心，福建 漳州 363000）

1 引言

傳統(tǒng)的檔案管理工作采用人工方式，收集并錄入檔案基本信息，再建立起滿足規(guī)范要求的紙質(zhì)檔案，對檔案進(jìn)行歸檔與保管，向外界提供檔案信息查閱服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)存在著管理效率低等問題，隨著檔案數(shù)量的增多，會(huì)使得檔案資料越來越多，會(huì)給檔案管理工作人員帶來更多的工作量，檔案管理效果也不理想，需要采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，通過實(shí)踐創(chuàng)新不斷提高檔案管理水平。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作存在的問題

1）標(biāo)準(zhǔn)缺失。為保證可以按著統(tǒng)一要求對檔案信息進(jìn)行處理，需要制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)際的檔案管理工作過程中，存在著標(biāo)準(zhǔn)缺失問題，檔案信息的采集與錄入并沒有根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，使得檔案信息缺少規(guī)范性，還容易使檔案管理工作出現(xiàn)偏差。隨著檔案管理信息化不斷推進(jìn)，需要采集和錄入更多的信息，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)會(huì)給后續(xù)的工作帶來很多麻煩，需要做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，科學(xué)合理地設(shè)置檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息更為規(guī)范，更好地保證錄入信息的真實(shí)性、可靠性。

2）安全問題。紙質(zhì)檔案管理需要保證檔案室濕度達(dá)到存儲(chǔ)要求，再做好全面的防火工作，可以引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備來保證檔案室溫度、濕度，安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，可以很好地解決安全問題。采用信息手段對檔案進(jìn)行管理，主要依賴于檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過服務(wù)器來存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)，不法分子會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)侵入到檔案管理系統(tǒng)來獲取有價(jià)值的信息，會(huì)帶來嚴(yán)重的損失。檔案管理系統(tǒng)也存在著諸多不確定性因素，比如管理系統(tǒng)崩潰、電腦硬件損壞等問題，嚴(yán)重情況下會(huì)存在數(shù)據(jù)丟失問題，對檔案管理提出嚴(yán)峻的考驗(yàn)。需要在采用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)系統(tǒng)軟、硬件的管理，及時(shí)做好備份工作，避免檔案信息丟失帶來損失。

3）人員素質(zhì)。紙質(zhì)檔案管理工作，需要工作人員完成建檔、調(diào)檔等日常工作，對工作人員的素質(zhì)要求較低。采用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，需要工作人員具備檔案管理平臺(tái)的操作能力，了解管理軟件的使用功能，還需要具備豐富的檔案管理知識(shí)，可以有效解決信息化檔案管理過程中存在的問題。對平時(shí)的檔案管理工作情況進(jìn)行總結(jié)，向信息部門反映檔案管理軟件使用缺陷，不斷完善檔案管理軟件功能。將檔案信息情況整理成管理意見，為決策提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的參考依據(jù)。實(shí)際的檔案管理過程中，很多信息管理資源并沒有落實(shí)，很多檔案管理人員并沒有定期接受培訓(xùn)，管理人員的素質(zhì)停滯不前，不能勝任當(dāng)前的信息化檔案管理工作。

4）體系問題。采用信息化手段對檔案信息進(jìn)行管理，不只針對掌握檔案管理軟件的使用，還需要做好檔案數(shù)據(jù)信息采集錄入，采用數(shù)據(jù)庫對信息進(jìn)行管理，保證檔案信息的安全。同時(shí)，還需要多個(gè)部門配合檔案信息化工作，但很多部門并沒有對檔案信息化管理給予足夠重視，也沒有意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，使得檔案管理水平停滯不前，即便投入資金用于檔案信息化建設(shè)，但沒有建立起科學(xué)完善的檔案信息化管理體系，無法推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。管理層也沒有充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，在進(jìn)行決策時(shí)沒有充分利用好檔案信息，使得決策缺少數(shù)據(jù)支持。

3 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)踐

1）樹立起正確的檔案管理理念。檔案管理人員應(yīng)該樹立起正確的工作觀念，明確檔案管理工作職責(zé)，不斷提高檔案信息化管理水平。應(yīng)該具備檔案信息化全面建設(shè)的理念，開展好檔案信息管理工作，并不是一個(gè)部門可以解決的，需要多個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，積極配合開展好檔案信息管理工作，這樣才能將檔案信息充分應(yīng)用起來。還需要樹立起信息化理念，不能將檔案信息化等同于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，需要將信息化應(yīng)用到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，制定信息化管理制度，明確管理內(nèi)容。樹立起標(biāo)準(zhǔn)化理念，只有做好標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能解決檔案管理無序化的現(xiàn)象，制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)才能使檔案信息化管理更為規(guī)范，明確檔案管理流程，保證檔案管理按著要求有序開展，可以更好地保證檔案信息的準(zhǔn)確性，不斷提高檔案管理工作價(jià)值。樹立檔案信息價(jià)值利用理念，將檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，對檔案管理工作進(jìn)行評價(jià)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，為決策提供更為寶貴的信息，也可以使管理層轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的印象，其它部門也可以更好配合檔案工作。

2）檔案管理內(nèi)容。需要不斷推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確定檔案創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案內(nèi)容不存在遺漏。例如，對人事檔案進(jìn)行建檔工作時(shí)，需要統(tǒng)一工作年限、年齡等計(jì)算方法，不可以存在標(biāo)準(zhǔn)不一致的問題。對音頻、視頻等檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)該明確納入標(biāo)準(zhǔn)，都存在著那些主體要素，采用何種記錄標(biāo)準(zhǔn)。管理制度是開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的依據(jù)，應(yīng)該把檔案管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，對每項(xiàng)管理內(nèi)容制定合理制度，工作人員可以根據(jù)制度規(guī)定來開展檔案管理工作。檔案管理還需要按著標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行操作，從檔案信息的處理，再到為決策提供檔案數(shù)據(jù)，需要嚴(yán)格按著流程進(jìn)行管理。檔案是資源整理的重點(diǎn)內(nèi)容，如果資源管理存在問題則會(huì)使檔案管理工作無法有效開展，資源管理可劃分為入庫前、入庫后兩個(gè)不同的階段，入庫前需要做好信息收集與處理，保證錄入信息的準(zhǔn)確、全面，可對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行驗(yàn)證，保證信息的時(shí)效性，及時(shí)更新檔案信息內(nèi)容。入庫后需要開展好檔案數(shù)據(jù)庫管理工作，根據(jù)檔案類型來劃分類目，并將信息納入檢索目錄，保證利用管理軟件可以對檔案信息進(jìn)行查詢。定期更數(shù)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，做好檔案信息的備份工作，對達(dá)到保存期限的檔案進(jìn)行刪除。

3）檔案管理工作方式。檔案管理工作會(huì)與多個(gè)部門存在工作交叉，應(yīng)該加強(qiáng)與其它部門的溝通與協(xié)調(diào)，保證檔案管理工作可以正常開展，保證錄入到數(shù)據(jù)庫的檔案信息都真實(shí)可靠。為了調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，可以對工作人員進(jìn)行績效考核，制定出科學(xué)合理的績效標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理工作業(yè)績突出的給予獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，為工作人員提供公平的職業(yè)上升空間。

4）檔案管理工作人員。為了提高檔案信息化管理水平，需要定期對工作人員進(jìn)行管理軟件使用、檔案管理內(nèi)容、管理流程、標(biāo)準(zhǔn)化處理等方面的培訓(xùn)，對培訓(xùn)考核不合格的人員應(yīng)該停崗學(xué)習(xí)，達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)后方可以上崗。引進(jìn)復(fù)合型檔案管理人才，優(yōu)化檔案管理人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)，不斷提高檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。

5）保障檔案數(shù)據(jù)安全。為保證檔案信息系統(tǒng)的安全，應(yīng)該對管理內(nèi)容進(jìn)行安全分級(jí)，絕密檔案應(yīng)該給予特殊保管，做好檔案備份工作。做好檔案管理數(shù)據(jù)庫安全維護(hù)，定期更換管理密碼，對不同級(jí)別管理人員授予不同的管理權(quán)限，與檔案管理人員協(xié)定保密協(xié)議，約束管理人員的行為。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代開展好檔案管理工作，應(yīng)該明確檔案信息化管理內(nèi)容和工作方式，工作人員樹立起正確的工作理念，加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，采取有效的檔案數(shù)據(jù)安全措施，才能不斷提高檔案管理水平。