談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的重要作用

張 晶

（吉林省梨樹縣經(jīng)濟(jì)信息中心，吉林 四平 136500）

檔案信息化是一個(gè)運(yùn)用數(shù)字，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體虛擬化，檔案資源數(shù)字化，檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化，檔案利用共享化，檔案提供智能化，檔案展示多樣化的新的發(fā)展態(tài)勢.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)既是檔案工作的客觀要求，也是檔案部門提高管理效率，提升服務(wù)能力與水平的迫切需要信息化時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及，推動了各企事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)團(tuán)體辦公的信息化管理.基于紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案建設(shè)與管理模式面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的巨大挑戰(zhàn)，因此必須變革傳統(tǒng)觀念，適應(yīng)社會發(fā)展潮流，利用現(xiàn)代化的技術(shù)和方法對檔案進(jìn)行有效管理。檔案是對人類實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是人類在認(rèn)識世界和改造世界過程中形成的寶貴財(cái)富。檔案工作最終都服務(wù)于檔案的開發(fā)利用，將檔案的潛在價(jià)值挖掘出來轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，同時(shí)也是檔案信息服務(wù)于社會的最佳手段，因此當(dāng)前需要加快推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的重要作用分析

1.1 改善檔案管理工作

檔案信息化實(shí)現(xiàn)后，能夠?yàn)闄n案利用工作提供更多的便利條件。檔案信息采集、管理、服務(wù)等職能都會發(fā)生較大的變化，加快了檔案開發(fā)性進(jìn)程。而且電子檔案產(chǎn)生后，有效的提升了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用效率，檔案的查詢和利用操作更為簡單，檔案管理人員勞動強(qiáng)度大幅度降低，為檔案信息的合理配置及規(guī)范化管理創(chuàng)造了良好的條件。

1.2 為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)

檔案信息化建設(shè)投入具有一次性特點(diǎn)，但其產(chǎn)出則具有多次性，而且檔案信息化實(shí)現(xiàn)后，不僅可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，而且檔案信息資源共享，為檔案服務(wù)水平的提升起到了積極的促進(jìn)作用。二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間大幅度降低，有效的提高檔案信息利用的時(shí)效性，而且大量的文獻(xiàn)信息也能夠?yàn)榭茖W(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)，為這檔案信息資源的利用效率的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.3 檔案信息化可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”

當(dāng)前電子政務(wù)和電子商務(wù)開始普及，檔案信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，開發(fā)利用形式也更具多樣化，這也對檔案管理方法提出了更高的要求，對于電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)，使人們在利用檔案過程中不再受時(shí)間和空間的限制，使檔案利用更具便利性，有效的提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，因此需要檔案管理人員努力提高自身的專業(yè)技能，強(qiáng)化電子檔案的管理水平，更好的發(fā)揮出檔案信息的效益。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的途徑

2.1 拓寬檔案管理工作思路

檔案信息化建設(shè)工作中需要檔案管理人員加快觀念的轉(zhuǎn)變，樹立良好的服務(wù)意識，加快建立健全檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步拓寬檔案管理工作思路。作為檔案管理人員，需要充分的利用先進(jìn)的技術(shù)手段來對檔案進(jìn)行優(yōu)化升級，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)對數(shù)據(jù)庫內(nèi)容進(jìn)行更新，從而為人們提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。這不信有利于檔案管理工作的規(guī)范化，而且能夠促進(jìn)檔案工作的有序發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置。在檔案信息化建設(shè)過程中，通過搭建科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)閺那疤峁┘皶r(shí)的數(shù)據(jù)支撐和信息資源，而且有利于實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理和處理，降低檔案風(fēng)險(xiǎn)，為檔案資源的有效利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.2 提升檔案信息管理質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)部門應(yīng)該重視檔案信息管理質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理體系。隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，電子檔案受到廣泛關(guān)注，檔案信息化管理人員可以應(yīng)用電子檔案提升檔案信息管理水平，通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與計(jì)算機(jī)管理兩個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。同時(shí)，檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，提高其經(jīng)濟(jì)效益。除了可以為社會提供經(jīng)濟(jì)服務(wù)之外，還能產(chǎn)生巨大的社會經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)的過程中，檔案的行程具有多元化特征，無論是工程項(xiàng)目確立還是項(xiàng)目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質(zhì)量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)與掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識，認(rèn)真參與到軟件開發(fā)工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作，同時(shí)，還要制定完善的檔案信息化管理規(guī)章制度，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創(chuàng)造有利于檔案管理的條件，發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

2.4 建立完善檔案信息化技術(shù)和資金保障體系

檔案信息化建設(shè)工作，離不開技術(shù)支撐和軟件、硬件相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的`檔案館建設(shè)離不開強(qiáng)大的技術(shù)支持和資金保障。檔案信息化應(yīng)用軟件開發(fā)、系統(tǒng)平臺建設(shè)，數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都需要一定資金的投入，隨著檔案信息化工作的整體推進(jìn)，各級各類檔案管理機(jī)構(gòu)，既要進(jìn)一步加大專項(xiàng)資金的投入，還要加強(qiáng)技術(shù)支持，推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，打造檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺。

2.5 積極推進(jìn)檔案信息資源共享體系的建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，主要是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好檔案的存儲和網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè)，特別是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，并構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理、存儲、利用等各個(gè)流程的網(wǎng)絡(luò)化，保證電子檔案信息入口的通暢性，推進(jìn)檔案信息資源共享體系的建設(shè)，為檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.6 構(gòu)筑檔案信息安全保障體系

檔案信息安全體系建設(shè)是檔案工作的重中之重，是檔案事業(yè)順利開展的基本保障。確保檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障新形勢下國家信息安全的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在檔案信息化建設(shè)過程中，要高度重視加強(qiáng)檔案信息安全工作，采取有效措施和技術(shù)手段，保證檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠，建立健全檔案建設(shè)、管理和應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)涉及檔案信息安全的規(guī)章制度，建立檔案數(shù)據(jù)備份和應(yīng)對突發(fā)災(zāi)難的檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，增強(qiáng)檔案信息安全保障能力，確保檔案信息的安全性和完整性。

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門為了能夠更好的與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，加快了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)過程中，需要認(rèn)識到這是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)的工作，而且檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也并不是某一個(gè)部門及單純依靠幾個(gè)技術(shù)人員即能夠?qū)崿F(xiàn)的，其需要檔案人員及各部門的有效參與和積極配合，打造高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，從而更好的推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為檔案管理現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。