論加強(qiáng)工程檔案管理促進(jìn)工程建設(shè)質(zhì)量

夏艷暉

（廣東佛盈匯建工程管理有限公司，廣東 佛山 528000）

在工程建設(shè)活動中會形成多種類型的工程檔案，比如工程的可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)資料、合同、計量、招投標(biāo)文件、施工管理文件等工程資料是在工程建設(shè)過程中逐步形成的，是反映工程項目在整個建設(shè)過程中工程管理的原始記錄，是工程項目管理中的一項重要組成部分，也是工程使用過程中維修、擴(kuò)建、改建等重要的參考資料，更是工程竣工驗收、審計、結(jié)決算、財務(wù)審計的有力依據(jù)。這些文件有文字形式、圖表形式、聲像形式等，但無論以哪種形式、哪種介質(zhì)存在，都需要經(jīng)過檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整理、歸檔保存，目的是為后續(xù)工作提供文件溯源支持。

1 工程檔案的內(nèi)涵

工程檔案是在建設(shè)項目的過程中形成的投資計劃、設(shè)計方案、施工進(jìn)展、檢查驗收、維修改造等活動中形成的文檔材料。工程檔案它貫穿于整個工程建設(shè)的全過程，是維護(hù)建設(shè)工程歷史真實面貌的一項重要工作，從一個工程項目的提出、立項、論證、審批、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、圖紙等各種載體的總和。交通運輸部、國家檔案局發(fā)布的《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)[2005]431號）、《交通建設(shè)項目檔案管理登記辦法》、《交通建設(shè)項目檔案專項驗收辦法》和《交通檔案進(jìn)館辦法》（交辦發(fā)[2007]436號）；以及廣東省檔案局《廣東省執(zhí)行〈企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法〉實施細(xì)則》、廣東省檔案局、省發(fā)改委《廣東省檔案局發(fā)改委-重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（粵檔發(fā)[2006]32號）（含《廣東省重大建設(shè)項目檔案驗收評分表》）等文件精神要求：科技檔案是科技活動的歷史記錄，是一項重要的信息資料和知識寶庫。工程檔案作為發(fā)展工程建設(shè)必不可少的依據(jù)，在工程科研、規(guī)劃設(shè)計和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮著越來越大的作用。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

1）檔案管理工作缺少專業(yè)的人才。在進(jìn)行工程的建設(shè)過程中，管理人員通常情況下都是擔(dān)任了很多其他職位的工作人員，或者是臨時抽調(diào)的，對檔案管理的條例以及規(guī)定并不了解，有的人員沒有檔案管理業(yè)務(wù)的技能，同時也沒有管理的經(jīng)驗，使得工程尤其是隱蔽工程的文件資料收集不完整，歸檔不滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，在檔案質(zhì)量以及管理方面的水平還有待提高。要利用既懂路橋?qū)I(yè)知識又熟悉檔案管理的專業(yè)人才對項目檔案管理進(jìn)行規(guī)劃和整理，組建有專業(yè)經(jīng)驗的竣工文檔編制整理隊伍迅速對所有文檔進(jìn)行收集、整理、編制和規(guī)范，并形成最終的竣工檔案。2）工程檔案管理基礎(chǔ)薄弱。工程項目大都遠(yuǎn)離城市，大都在比較都在交通不便、自然環(huán)境惡劣的農(nóng)村野外。工程建設(shè)往往點多線長，施工地點和施工單位流動頻繁，難以組織起有效的檔案管理隊伍。四個同步工作很難在實踐中落實到位。檔案管理崗位人員往往臨時指定，隨意換人。又存在著不便于在施工現(xiàn)場駐場，在現(xiàn)場了解掌握第一手的施工資料，很容易形成工程各階段資料不夠完整詳實。檔案資料沒有分門別類專門整理存在的檔案室。往往造成檔案管理人員收集資料倉促，檔案材料不完整。有的單位有專門的檔案室。有的單位則由其他業(yè)務(wù)部門代管。很多工程項目竣工后，只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。3）督導(dǎo)檢查工作以及工程檔案竣工移交工作完成不到位。工程建設(shè)項目法人在檔案管理方面的督導(dǎo)檢查的力度不夠，無法保障歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。進(jìn)行工程檔案竣工移交工作的過程中，常常出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案移交工作的時候，有關(guān)的檔案管理工作人員沒有對要歸檔的文件資料進(jìn)行認(rèn)真的審查，導(dǎo)致很多時候有錯交遺交的現(xiàn)象出現(xiàn)，這些情況都在很大程度上影響了入庫檔案的質(zhì)量。

3 加強(qiáng)工程檔案管理的措施

1）實現(xiàn)工程檔案管理信息化、加大檔案管理的安全性。要強(qiáng)化工程檔案管理的信息化，運用新思路及新方法，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，使電子檔案管理更加科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)范化，提高工程檔案管理的效率。利用軟件對檔案實現(xiàn)信息化管理，不斷壓縮工程檔案的體積及儲存空間，擴(kuò)大工程檔案的儲存量，不僅便于檔案的存儲，還能有效提高工程檔案原件的保護(hù)水平。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，為保障工程檔案的信息安全，要采取行之有效的安全保護(hù)措施，完善安全管理制度，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，最大限度地規(guī)避人為方面的安全隱患。不斷提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，制定完善的安全防范措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運行。2）加強(qiáng)對建設(shè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)。工程建設(shè)主管部門以及工程項目法人應(yīng)該有規(guī)律的開展不同的培訓(xùn)，同時讓工作人員到相關(guān)的單位參觀學(xué)習(xí)，讓工作人員能夠及時的學(xué)習(xí)檔案管理方面的新標(biāo)準(zhǔn)以及新知識。同時，還需要對有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行探究討論，把所學(xué)到的新技能運用到實際的檔案管理工作中，用以處理和解決在他們工作過程中所出現(xiàn)的問題。全方面的強(qiáng)化工程建設(shè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而全方面地提升檔案管理工作的水準(zhǔn)。3）建立完善制度，抓好落實執(zhí)行。建立完善檔案管理制度，抓好制度的落實和執(zhí)行提高工程檔案管理水平的關(guān)鍵所在。檔案管理制度是檔案管理工作開展的重要依據(jù)，是實現(xiàn)工程檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)。（1）建立健全制度是根本。通過建立健全檔案管理制度，從機(jī)制體制上保障工程檔案管理工作的正常有序開展。檔案管理制度必須與工程建設(shè)管理實際相符合，做到全面、科學(xué)、系統(tǒng)。要研究制定檔案管理技術(shù)規(guī)范規(guī)程，推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（2）抓好制度落實是關(guān)鍵。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度是實現(xiàn)工程檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。要加強(qiáng)對檔案管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，促進(jìn)檔案管理各項制度措施落實到位。（3）明確責(zé)任主體是抓手。落實檔案管理工作責(zé)任制，真正實現(xiàn)工程檔案層層有人管理、層層有人負(fù)責(zé)。配套建立問責(zé)機(jī)制，對未認(rèn)真履行檔案管理責(zé)任的人員實行責(zé)任追究，對發(fā)生重大檔案質(zhì)量失控問題的工程實行責(zé)任倒查機(jī)制，通過明確責(zé)任、建立問責(zé)，確保檔案管理工作扎實開展。4）構(gòu)建數(shù)字化平臺，提升檔案信息的有效性。工程建設(shè)檔案管理的重要性不需贅述，而想要使其作用得到切實發(fā)揮，除了理順管理流程外，更重要的是提升信息的有效性，針對這一點，可以通過構(gòu)建數(shù)字化檔案信息平臺的方式來實現(xiàn)。這一平臺可以幫助檔案管理人員迅速處理檔案資料，讓檔案資料以統(tǒng)一形式完成入檔。另外，當(dāng)具有審閱權(quán)限的人員查看檔案時，也能根據(jù)要求迅速調(diào)出對應(yīng)的資料，從而提升審閱效率。數(shù)字化平臺還具有共享性特征，能夠讓工程建設(shè)單位內(nèi)部的各個部門獲得相同的信息內(nèi)容，這對于加強(qiáng)部門之間的聯(lián)動具有重要意義。

4 結(jié)束語

新時期工程檔案管理要符合社會發(fā)展的需求。因此，要充分認(rèn)識工程檔案管理在建設(shè)工程質(zhì)量中的重要性，努力提高檔案管理人員的思想意識和專業(yè)能力，明確管理的載體、主體、任務(wù)以及要素，依照法律法規(guī)嚴(yán)格進(jìn)行管理。工程檔案管理不只是記錄，更要把完整的整個建設(shè)工程串聯(lián)在一起，發(fā)揮其積極作用，還要保持順暢、快捷，其價值才能充分發(fā)揮出來。