試論如何做好檔案保密管理與利用工作

張 超

（南京市規(guī)劃和自然資源局江寧分局，江蘇 南京 211100）

1 引言

檔案保密管理是檔案管理部門的重要工作任務(wù)，檔案資料涉及單位管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，是對(duì)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的直觀呈現(xiàn)，需要保障檔案的安全管理和利用，處理好保密管理和資源利用的關(guān)系，是推動(dòng)檔案管理水平提升的重要基礎(chǔ)，對(duì)單位發(fā)展起到有效的推動(dòng)作用。

2 檔案管理人員的主要職責(zé)

檔案工作人員需要對(duì)單位管理運(yùn)行中產(chǎn)生的資料信息進(jìn)行全面的收集，并嚴(yán)格按照檔案管理制度對(duì)資料整理排序，進(jìn)行妥善保管，并提供相應(yīng)的利用服務(wù)，為檔案使用者提供查詢調(diào)用等服務(wù)，為單位管理決策的制定和執(zhí)行提供有效的數(shù)據(jù)支持和依據(jù)[1]。在管理活動(dòng)中，工作人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的審核，保證資料的真實(shí)有效，單位在管理運(yùn)行中產(chǎn)生的資料信息相對(duì)具有較強(qiáng)的保密性，需要工作人員對(duì)檔案保密等級(jí)進(jìn)行科學(xué)的評(píng)定，并結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展和相關(guān)政策，對(duì)相關(guān)保密范圍、年限等進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理，做好解密工作，提升檔案資料的安全性，防止資料數(shù)據(jù)的損壞或泄露。檔案資源的科學(xué)利用作為單位管理運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，需要工作人員結(jié)合檔案資料實(shí)際情況和單位發(fā)展需求，對(duì)利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)[2]。

3 正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

檔案保密與檔案資源的科學(xué)利用是保證管理工作的重要任務(wù)，對(duì)推動(dòng)單位業(yè)務(wù)工作的開展和管理制度的高效落實(shí)提供基礎(chǔ)保障，而保密工作與利用環(huán)節(jié)存在一定的對(duì)立性，需要管理部門有效處理兩者間的關(guān)系，在保證保密工作高效推進(jìn)的同時(shí)，在保密規(guī)范的指導(dǎo)下，進(jìn)行檔案利用工作的科學(xué)開展，提升檔案利用效率，在利用過程中切實(shí)保障資料安全，對(duì)利用過程進(jìn)行全面監(jiān)管，保證保密制度的高效落實(shí)，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)保密管理能夠?yàn)槔霉ぷ魈峁┯行У闹贫缺Ｕ?，?duì)利用過程進(jìn)行有效的規(guī)范，防止保密資料的泄露，提升檔案管理水平[3]。

4 做好檔案保密管理與利用工作的有效策略

1）優(yōu)化檔案管理思路。檔案保密與利用工作的高效開展，需要充分結(jié)合單位管理運(yùn)行和檔案工作實(shí)際，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，對(duì)檔案資源的利用環(huán)節(jié)形成有效的重視，有效把握保密與利用間的平衡，保證保密規(guī)范的高效執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的高效管理。要優(yōu)化保密等級(jí)設(shè)置，建設(shè)動(dòng)態(tài)化的保密管理體系，結(jié)合相關(guān)政策方針和社會(huì)環(huán)境的變化，對(duì)檔案保密級(jí)別進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，并針對(duì)具體的保密等級(jí)制定相應(yīng)的利用規(guī)范，為使用者設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，為利用環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的規(guī)范，在提升利用效率的基礎(chǔ)上保證資料安全。同時(shí)要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的保密措施，對(duì)檔案保密工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，要加強(qiáng)與使用部門和人員的溝通交流，實(shí)現(xiàn)對(duì)利用環(huán)節(jié)的有效反饋，對(duì)保密和利用工作進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，提升檔案管理 水平[4]。

2）完善管理制度。管理部門要結(jié)合保密和利用工作實(shí)際，對(duì)管理制度進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，為檔案工作的開展提供有效的制度保障，對(duì)工作流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，有效降低因管理漏洞造成的泄密風(fēng)險(xiǎn)。要健全監(jiān)管機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理活動(dòng)的全面監(jiān)督，有效發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中存在的問題和不足，并針對(duì)具體的保密風(fēng)險(xiǎn)設(shè)置相應(yīng)的處理措施，提升管理活動(dòng)的安全性，保證保密資料安全。管理人員要加強(qiáng)對(duì)利用環(huán)節(jié)的管理力度，對(duì)利用過程進(jìn)行全面的記錄，對(duì)使用者的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)證，并對(duì)資料的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行全面監(jiān)控，對(duì)保密等級(jí)較高的資料要建設(shè)相應(yīng)的利用環(huán)境，防止檔案流轉(zhuǎn)過程造成的資料泄露[5]。

3）創(chuàng)新管理模式。隨著單位業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案保密和利用工作的需求，雖然信息設(shè)備在檔案工作中得到廣泛的運(yùn)用，已經(jīng)能夠利用信息設(shè)備進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，但是當(dāng)前的信息化水平相對(duì)不足，不能形成較好的管理效果。這就要求管理部門要提升創(chuàng)新意識(shí)，構(gòu)建信息化管理體系，為保密和利用工作的高效開展提供有效支持。信息設(shè)備的科學(xué)運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)資料的數(shù)字形式轉(zhuǎn)變，通過專業(yè)的加密技術(shù)進(jìn)行相關(guān)資料的加密，提升保密效果。要利用先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)保密資料進(jìn)行深入分析，按照相應(yīng)的保密等級(jí)建設(shè)相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)庫，有效提升管理活動(dòng)的智能化水平，減少人為因素的干預(yù)，提升保密資料的安全性。要建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的高效整合，對(duì)檔案管理和利用活動(dòng)進(jìn)行全面的覆蓋，并對(duì)管理流程進(jìn)行詳細(xì)記錄，對(duì)相關(guān)操作的安全性進(jìn)行有效的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理和利用活動(dòng)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的解決，提升檔案管理的有效性。

4）優(yōu)化利用環(huán)節(jié)。檔案資源的利用環(huán)節(jié)是影響保密管理效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，管理部門要對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，在保證保密檔案安全的前提下，提升利用水平，推動(dòng)檔案服務(wù)質(zhì)量的增強(qiáng)。要結(jié)合單位實(shí)際情況和保密規(guī)范，為相關(guān)的使用部門和人員制定相應(yīng)的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)，在利用環(huán)節(jié)中對(duì)具體使用人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份識(shí)別和權(quán)限驗(yàn)證，并對(duì)其借閱、調(diào)用等行為進(jìn)行全面監(jiān)管，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)，保證檔案安全。同時(shí)要利用信息技術(shù)手段對(duì)利用環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)使用者具體情況制定相應(yīng)的檢索權(quán)限，對(duì)利用過程進(jìn)行有效的規(guī)范。要加強(qiáng)對(duì)遠(yuǎn)程利用活動(dòng)的監(jiān)管力度，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，有效杜絕網(wǎng)絡(luò)安全威脅對(duì)保密資料的入侵，提升保密效果。

5）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。檔案保密和利用工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，管理部門要積極引進(jìn)保密管理和信息技術(shù)人才，充實(shí)管理隊(duì)伍，提升管理水平。要完善培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合保密和利用工作中存在的具體問題，制定針對(duì)性的培訓(xùn)策略，提升管理人員的素質(zhì)能力水平。要加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，提升其保密意識(shí)。要完善考核機(jī)制，對(duì)保密和利用工作成效進(jìn)行公正客觀的考評(píng)，形成準(zhǔn)確的考核結(jié)果，與激勵(lì)措施進(jìn)行有效結(jié)合，提升管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

5 結(jié)語

檔案保密和利用是檔案工作的重要內(nèi)容，是提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的重要基礎(chǔ)，管理部門要結(jié)合單位檔案工作實(shí)際，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，正確處理保密與利用間的關(guān)系，提升主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，優(yōu)化管理模式，合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建完善的管理體系，建設(shè)長(zhǎng)效保密機(jī)制，優(yōu)化檔案資源利用環(huán)節(jié)，切實(shí)保證保密資料安全，提升檔案利用水平。