縣級醫(yī)院檔案管理存在的問題和對策

盧斐雯

（云和縣人民醫(yī)院，浙江 麗水 323600）

醫(yī)院檔案可以真實地反映出醫(yī)院在建設和發(fā)展過程中一些原始性記錄資料，而進一步將醫(yī)院檔案管理工作做到位也是切實響應醫(yī)院檔案管理建設工作和相關醫(yī)療政策的重要工作內(nèi)容，同時它又是保證人民健康的基本需要?？h級醫(yī)院的檔案管理工作作為一項基礎性的工作，它不僅實時地反映出了醫(yī)院的發(fā)展，同時又促進著醫(yī)院能夠連續(xù)工作或是可持續(xù)性開發(fā)利用工作的展開，對醫(yī)院建設有著頗為重要的影響意義。

1 縣級醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

鑒于縣級醫(yī)院檔案管理意識比較欠缺的緣故，很多時候由于相關的管理機制不健全而造成了醫(yī)院工作檔案管理工作不能規(guī)范進行，如此，尤其對于縣級醫(yī)院而言更是缺乏一些專業(yè)化的管理人才，且沒有將檔案管理分類工作全面做到位，在管理手段或者管理模式應用上不夠科學，導致一些檔案資料缺失，甚至有一些比較重要的檔案沒有按要求行成，這為后續(xù)的提供及利用留存下來許多困難[1]。

2 縣級醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1）醫(yī)院對檔案管理重視度不足。在我國，絕大多數(shù)醫(yī)院都把醫(yī)院發(fā)展的重頭放在醫(yī)療和科研上面，在檔案管理方面重視度極度欠缺，而且經(jīng)常會為此而使醫(yī)院產(chǎn)生比較嚴重的經(jīng)濟損失。再或者部分醫(yī)院在這方面工作中根本不愿意投入充足的資金或時間，嚴重一些直接性忽略了這方面的工作，致使最終檔案不能夠合理地利用到位。除此之外，又因為一些工作人員在這方面意識欠缺的緣故，甚至不愿意在檔案的記錄和整理上花費過多的時間和精力[2]。

2）檔案管理制度不健全。在眾多工作項目中，檔案管理作為縣級醫(yī)院管理過程中比較保密的一項，它要求醫(yī)院方面必須要制備相關的專業(yè)化管理機制和工作制度。然而實際工作中，卻有很多企業(yè)對此工作沒有提起足夠的重視，制約了有關工作制度的完善，如此便使得整個工作的開展變得混亂不堪。再者，由于醫(yī)院沒有建立健全相關的管理制度，并且欠缺專業(yè)的考核機制，這樣一來嚴重打擊了或者影響了工作人員的工作積極性，最普遍的就是一些基礎工作沒有做到位的問題，影響著整體性縣級醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3）檔案管理人員專業(yè)水平不高。從事檔案管理工作的人員基本都是一些兼職人員，專業(yè)人員很少，也有一些縣級醫(yī)院管理檔案的工作人員都是從醫(yī)院內(nèi)部行政管理、醫(yī)療技術崗位等轉(zhuǎn)崗到檔案管理工作崗位上來的。即便這些人員也具備一定的工作經(jīng)驗，但卻未經(jīng)過專業(yè)化的培訓和學習，不具備專業(yè)的學習知識和技能，對檔案資料并沒有太多深入的了解，也就不能更好地在檔案管理工作崗位上有太過深入的研究和思考，如此也對醫(yī)院整體發(fā)展的系統(tǒng)性或者專業(yè)性造成了很大影響。最后，由于檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新的緣故，自身掌握的知識儲備比較陳舊，如此也制約著行業(yè)的進步和發(fā)展。

3 優(yōu)化并提升縣級醫(yī)院檔案管理工作的對策

1）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員?？h級醫(yī)院的規(guī)范化或科學化管理是波及醫(yī)院整體化發(fā)展或服務質(zhì)量水平提升的重要因素，而切實地發(fā)揮出醫(yī)院內(nèi)部技術人才的優(yōu)勢則更有助于培養(yǎng)訓練出高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理人員，同時這也是該項工作中的重要項目內(nèi)容。鑒于此，想要全方位做好縣級醫(yī)院的檔案管理工作，必須以專人管理、提升檔案意識以及要求檔案管理人員對自己所在崗位的工作內(nèi)容給予足夠的重視等作為基礎性工作前提條件，指導管理人員盡忠職守，熱愛本職工作，具備全局意識，將自己手中的工作做好，做到位。醫(yī)院進行檔案管理的內(nèi)容包含了患者病歷、圖書、基建及科學技術設備、財務文書等相關文件，做好檔案管理工作的最終目的也是為了能更好地為前述相關工作內(nèi)容更好地服務，并且為了更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的工作目標，另外一方面是為了將以往的工作經(jīng)驗以檔案的形式留存下來，以此當作財富進行收集整理，以備不時之需，基于此，作為一名合格的檔案管理工作人員，應該在日常工作中就養(yǎng)成喜好收集整理并且保管優(yōu)良的工作習慣，以在有人需要用到檔案時可以在第一時間將其找出來，這樣能節(jié)省下來不少時間，甚至在危急情況下可以起到關鍵作用。另外，縣醫(yī)院需要對檔案管理的有關專業(yè)知識進行合理選擇并培養(yǎng)，管理工作者除了要掌握基本的醫(yī)療知識以外，還要會綜合利用或者分類管理，要同時懂得紙質(zhì)檔案管理和基于信息技術下的檔案管理，做好電子檔案，比如像衛(wèi)生部門人事信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡無紙化辦公、信息化機讀檔案管理和電子病歷等，做好各方面工作信息的管用工作。

2）提高醫(yī)院檔案管理工作的重視度。第一，醫(yī)院相關領導人員和工作人員應該加強對《檔案法》的學習了解，認識到醫(yī)院檔案管理的重要性，以此來提高對縣級醫(yī)院檔案管理工作的重視度。第二，對縣級醫(yī)院檔案管理的宣傳工作也要做到位，全面將可持續(xù)發(fā)展與醫(yī)院各種業(yè)務的同步規(guī)劃擺在同一層面上進行討論，持續(xù)性提高醫(yī)院檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，提高檔案利用率。最后一點，必須要提高在縣級醫(yī)院檔案管理工作方面的資金投入力度，同時引薦一些時代性的先進技術和設備，使檔案管理全方位接軌現(xiàn)代化科學技術，深入并且真正挖掘出檔案管理的價值所在，起到提高方案利用率的 作用[3]。

3）建立健全檔案管理制度。檔案管理制度作為縣級醫(yī)院檔案管理工作開展的基礎性保障條件，完善對應的工作機制尤為重要。那么，怎么辦呢？第一，站在醫(yī)院方的角度來分析，務必要站在醫(yī)院發(fā)展的實況下進行思考，建立健全一系列科學可操作的檔案管理機制或者工作體系等，確保所有的工作開展得有條不紊。另外，工作人員還應該依照有關工作制度進行檔案的歸檔保管及移交銷毀業(yè)務。最后一步還必須結(jié)合醫(yī)院實況行成與醫(yī)院發(fā)展相適應的檔案管理模式，將工作責任明確到個人，之后再將每一個人的崗位職責納入責任書中去，同時要求工作績效考核應該和檔案管理相互掛鉤，目的在于保證檔案管理人員能夠按照規(guī)范進行檔案收集或者檔案整理歸檔等。

4）加強檔案管理人員的隊伍組建。作為縣級醫(yī)院而言，需要首先改變原有的醫(yī)院檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，建立行成專門的工作管理機制，防止在工作中出現(xiàn)一些管理責任方面的疏漏狀況問題發(fā)生，影響到整體檔案管理工作的進度。另外深化有關工作人員對專業(yè)性法律法規(guī)的了解和學習，不斷壯大工作組織隊伍，提高整體的工作隊伍的工作水平。再者，醫(yī)院方面還必須完善有關人才培訓的工作內(nèi)容，始終堅持人本原則，并將此原則融入醫(yī)院技術培訓管理工作中去，全面提高醫(yī)院檔案管理工作管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。最后一點也是最重要的一點，醫(yī)院方面應該強調(diào)并且緊抓工作人員的作風問題，督促提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，所有的醫(yī)院工作任務改革，都必須要建立在“以人為本”、“為人民服務”的基礎上進行，結(jié)合相關的專業(yè)性指導理論依據(jù)，并且在基于新醫(yī)改方針的推廣執(zhí)行背景下督促醫(yī)院檔案管理模式的革新，使其真正做到與時俱進，優(yōu)化創(chuàng)新，全方位促進縣級醫(yī)院的進步和發(fā)展。