高校教學(xué)檔案一站式服務(wù)管理的應(yīng)用

魏丹陽

（長春工程學(xué)院，吉林 長春 130012）

隨著高校檔案館的信息化管理，已經(jīng)實現(xiàn)方便快捷的查閱檔案模式，在檔案管理系統(tǒng)通過歸檔分類或者關(guān)鍵字的搜索。能為查檔者提供精確、全面的信息查詢，這是整體檔案管理的質(zhì)化提升，也是建設(shè)數(shù)字檔案的一站式服務(wù)的前提[1]。

1 教學(xué)檔案的應(yīng)用現(xiàn)狀

對于整體教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，所面向的受眾者眾多，并且所提供的價值數(shù)據(jù)更能為其提供具有證明性質(zhì)的學(xué)歷、學(xué)位等信息。由于教學(xué)檔案的多樣性，不同類型的檔案分類由不同職能部門所提供的，為了減少查閱者的繁冗復(fù)雜的查閱方式，構(gòu)建教學(xué)檔案一站式服務(wù)是很有必要的。一個部門匯集多個職能部門的學(xué)生信息，真正的實現(xiàn)多要求的一站式解決方案。

教學(xué)檔案可為學(xué)生提供錄取信息、在校學(xué)籍檔案、畢業(yè)證號信息、學(xué)位證號信息、畢業(yè)派遣信息、研究生畢業(yè)論文設(shè)計、在校獎罰信息，部分高校還能提供學(xué)生入黨材料，這些都是與學(xué)生息息相關(guān)的，并且在畢業(yè)后可為其提供有效的學(xué)籍認證的主要材料。保護學(xué)生信息隱私安全也尤為重要，因此提供給學(xué)生數(shù)據(jù)時，必須保證僅限于此學(xué)生數(shù)據(jù)，由于檔案的特殊性，所提供的數(shù)據(jù)為原件的掃描件，但多數(shù)歸檔文件涵蓋了部分其他學(xué)生數(shù)據(jù)，故要對掃描圖片上其他學(xué)生數(shù)據(jù)進行遮蓋，最終形成僅顯示個人信息的原件復(fù)件。不論是用人單位、國家授權(quán)的學(xué)位認證中心、學(xué)信網(wǎng)、甚至是教育部審核部分學(xué)生的學(xué)歷，都需要高校檔案館出具相關(guān)材料，所以其重要性不容小 覷[2]。當(dāng)然，做好教學(xué)檔案的一站式服務(wù)的管理則可以實現(xiàn)整體數(shù)字檔案館的首要作用。

2 一站式服務(wù)針對學(xué)生查閱者

不論是在校學(xué)生還是畢業(yè)學(xué)生，都會需要檔案館提供相關(guān)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，一部分是為了參加相應(yīng)等級考試，設(shè)考機構(gòu)需要學(xué)生提供自己的錄取名冊、成績單等信息，一部分是為了完成某種學(xué)歷、學(xué)位的認證或二學(xué)歷學(xué)位證的申請，需要開取相應(yīng)的畢業(yè)信息或?qū)W歷證明，還有一部分是為了辦理對應(yīng)城市的戶口落戶甚至是社保辦理而提供派遣信息等。

為了更加快速便捷的實現(xiàn)一站式服務(wù)，檔案館可以通過微信公眾號建立一站式服務(wù)平臺，大部分學(xué)生不只需要一種類型的歸檔數(shù)據(jù)，通常需要為其提供種類較多的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，所以在教學(xué)檔案一站式平服平臺內(nèi)我們必須建立相關(guān)查閱制度，需要查閱者提供至少一種以上的證明身份的資料，根據(jù)查閱信息重要程度的不同，疊加其提供畢業(yè)證或?qū)W位證的掃描文件，不僅更深程度的確認其身份信息，也為日后統(tǒng)計或檢查查檔數(shù)量提供有效依據(jù)。

3 一站式服務(wù)針對認證部門

國家承認的學(xué)位認證中心、學(xué)信網(wǎng)和海外留學(xué)高校均需要檔案館提供的佐證材料，分別對學(xué)生的畢業(yè)名冊、新生錄取名冊以及成績單進行查詢[3]。學(xué)位認證中心、學(xué)信網(wǎng)均有屬于自己的認證系統(tǒng)，它們給高校檔案館提供專門的登錄賬號，然后檔案館通過查檔數(shù)據(jù)來對提出申請的學(xué)生信息進行認證，核實學(xué)生的姓名、出生日期、性別、學(xué)位類型、學(xué)位授予單位、專業(yè)、學(xué)科門類、學(xué)位證書編號和獲學(xué)位年份信息，向其反饋所提供的信息是否屬實。對于海外留學(xué)高校一般需要檔案館提供學(xué)生在校期間的成績單，提供原件復(fù)印件的同時，還需要提供全英翻譯的成績單。本著“以人為本”的原則，方便有出國留學(xué)意愿的學(xué)生完成申請，檔案館的工作人員在獲取各院系課程名稱的專業(yè)英文翻譯后，對照編寫生成全英的成績單，在提高檔案館工作人員的業(yè)務(wù)能力水平的同時，也需要其掌握一定程度的英語水平，不僅大大提高的檔案館的服務(wù)范疇，也為檔案館整體人員配置提高了一個層次。

4 一站式服務(wù)針對用人單位

本校畢業(yè)生畢業(yè)后進入用人單位，由于專門相關(guān)認證中心需要一定的費用和較長認證周期，所以用人單位更傾向于直接向高校檔案館進行信息核實。當(dāng)用人單位為企業(yè)、事業(yè)單位、國家機關(guān)和社會團體時，一般通過發(fā)函到檔案館，對指定入職人員信息進行核查，或者對提職和評定職稱的人員提供相關(guān)學(xué)籍信息復(fù)印件。

當(dāng)用人單位為個體經(jīng)濟組織或民辦非企業(yè)單位時，則需要向檔案館提供關(guān)于入職人員的簽字授權(quán)書、畢業(yè)證、學(xué)位證、身份證原件復(fù)印件以及該單位的相關(guān)資質(zhì)信息，最大程度保護學(xué)生信息安全。對于此類用人單位，檔案館僅回復(fù)被查閱人信息是否屬實即可，不附加其他佐證數(shù)據(jù)。

5 一站式服務(wù)針對本單位其他職能部門

教學(xué)檔案均是來自其他職能部門所提供的歸檔數(shù)據(jù)，必要時也會對其他職能部門提供查檔數(shù)據(jù)，兩者屬于相輔相成、互相保障。為了更好地為其他職能部門提供信息，可以在檔案管理系統(tǒng)里建立相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，專門針對不同職能部門的數(shù)據(jù)需求創(chuàng)建只有讀取功能的賬號進行登錄、查閱、下載等功能。一方面保證了其他職能部門的查檔需求，另一方面也大大減少了檔案館重復(fù)性工作的狀況。

在建立專項數(shù)據(jù)庫時，檔案管理系統(tǒng)也需對其操作進行后臺監(jiān)控，保證不必要的信息泄露，所以在創(chuàng)建讀取功能的賬號時，需要有權(quán)限設(shè)定，不僅需要實時獲取下載內(nèi)容，而且每日還要對超過一定數(shù)量的操作進行審核和授權(quán)，系統(tǒng)會自動彈出限流提示和被迫下線，須操作人員的部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案館領(lǐng)導(dǎo)的共同授權(quán)，才能繼續(xù)操作。

6 總結(jié)

高校的教學(xué)檔案所面向的使用者頗多，制定規(guī)范的查閱制度，并且提供一站式服務(wù)，節(jié)省查閱時長以及減少繁冗復(fù)雜的辦理手續(xù)，對于整體提高檔案館的服務(wù)水平有很重要的作用，因此我認為加大一站式服務(wù)的投入與建設(shè)方針是尤為必要的。一站式服務(wù)需要常態(tài)化，同時也需要提高檔案管理員的能力水平，真正意義上的展現(xiàn)檔案館的權(quán)威性。